Backoffice für die Praxis: So gelingt die Einrichtung
Heiko FeketeIm Backoffice fällt für niedergelassene Ärztinnen und Ärzte meist die Verwaltung an. Ein gut eingerichteter Arbeitsplatz kann hilfreich sein, um beispielsweise Abrechnungen zielstrebiger abzuarbeiten. Im besten Fall profitieren auch andere Praxismitarbeiter davon.
Im eng getakteten Praxisalltag nimmt das Backoffice eine zentrale Rolle ein: Es bietet eine gute Gelegenheit, sich zwischen den Patientenbehandlungen für administrative Aufgaben zurückzuziehen – oder auch, um Besprechungen mit dem Team abzuhalten.
Dabei kommt es auch auf eine ansprechende Einrichtung des Büros an: Fühlen sich Mitarbeiter wohl in der Arbeitsumgebung, steigert das oft die Produktivität und Motivation. Das belegen auch immer wieder Umfragen zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
Darauf legen Mitarbeiter großen Wert
Eine entsprechende Befragung der „Savills Immobilien Beratungs-GmbH“ ergab zum Beispiel, dass 81 Prozent der Teilnehmenden Wert auf Komfort im Arbeitsbereich legen. Für 76 Prozent spielt die Gestaltung der Innenräume eine wichtige Rolle.
Um das zu erreichen, müssen Praxisinhaber nicht die gesamten Räumlichkeiten auf den Kopf stellen. Denn schon mit wenigen Maßnahmen lässt sich eine nachhaltig bessere Arbeitsumgebung erschaffen. Das gilt insbesondere, wenn das Backoffice nicht allein vom Praxischef, sondern zum Beispiel auch von einer Praxismanagerin genutzt wird.
Die richtige Auswahl der Farben für das Office
Helle Töne dominieren meist das Erscheinungsbild in Arztpraxen - auch im Backoffice sollte darauf geachtet werden. Vor allem Weiß, Beige oder Pastelltöne eignen sich fürs Büro, auch Blau- und Grüntöne sind eine gute Wahl, da sie die innere Ruhe fördern.
Grüne Akzente lassen sich ganz einfach mit Zimmerpflanzen setzen – aus hygienischen Gründen empfiehlt es sich, Kunstpflanzen zu verwenden.
Verschiedene Farbakzente sind außerdem dazu gut, den Raum nicht zu eintönig wirken zu lassen. Das geht am besten mit Bildern oder Gemälden an der Wand, die sich farblich nicht zu sehr vom Rest der Einrichtung abheben.
Für gute Lichtverhältnisse sorgen
Wenn baulich möglich, sollte das Backoffice viel natürliches Tageslicht hereinlassen, da sich ein lichtdurchfluteter Raum positiv auf die Konzentration auswirkt.
Ansonsten sind Tageslichtlampen eine Option: Sie simulieren das natürliche Tageslicht und fördern damit eine angenehmere Arbeitsumgebung. Auch LED-Lampen sind eine gute künstliche Lichtquelle, und noch dazu energieeffizient.
Ordnung am Arbeitsplatz schaffen
Außerdem wichtig: Eine strukturierte und geordnete Arbeitsoberfläche. Zum Abheften und Sortieren von Papieren eignen sich unter anderem Stehsammler, da sie besonders platzsparend sind.
Falls der Stauraum begrenzt ist, sind mobile Rollcontainer eine gute Lösung, um wichtige Verwaltungsunterlagen sicher zu verstauen.
Auf Vorschriften zur Arbeitsstätte achten
Alle räumlichen Veränderungen, die Praxisinhaber eventuell vornehmen, müssen dabei stets den Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) entsprechen.
§ 3a der ArbStättV sieht vor, dass Arbeitgeber dafür sorgen müssen, dass die Einrichtung von Arbeitsstätten die Sicherheit und Gesundheit der Angestellten möglichst nicht gefährdet.
Dazu zählt insbesondere, dass Mitarbeiter einer Praxis ihre Arbeitsräume jederzeit schnell und sicher verlassen können und sich innerhalb des Raumes bei ihrer Tätigkeit ungehindert bewegen können.
Auch die angemessene Beleuchtung durch Tageslicht oder künstliche Lichtquellen ist gesetzlich vorgeschrieben. Das sollte vor allem im Hinblick auf mögliche Gefährdungsbeurteilungen immer beachtet werden.