Arztrechnungen: Wie Sie die Zahlungsmoral Ihrer Patienten verbessern

Ein gutes Arzt-Patienten-Verhältnis basiert auf gegenseitigem Vertrauen. Während Niedergelassene im Rahmen des Behandlungsvertrags ihre Patienten bestmöglich versorgen, verlassen sie sich darauf, dass sie für bestimmte Leistungen auch auf Selbstzahlerbasis honoriert werden. Aber das scheint nicht selbstverständlich zu sein: Nach Zahlen der Deutschen Gesellschaft für privatärztliche Abrechnung zahlen im Schnitt ein bis fünf Prozent der Privatpatienten beispielsweise ihre Arztrechnungen nicht. Zum Teil liegt der Wert bei deutlich über fünf Prozent.

Wie es zu Zahlungsausfällen in der Arztpraxis kommt

Die Gründe, warum manche Patienten bei Zahlungen säumig sind, sind unterschiedlich. Oft liegt es daran, dass sie die Rechnung verloren oder vergessen haben. Auch vorübergehende Zahlungsschwierigkeiten können zu Zahlungsausfällen führen. Eine betrügerische Absicht liegt nur in den wenigsten Fällen vor. Wichtig für Praxisinhaber: Sie können die Zahlungsmoral ihrer Patienten nachhaltig verbessern, und das mit relativ wenig Aufwand.

Einrichten einer Sofortkasse für Selbstzahler

Insbesondere bei Selbstzahlern und bei IGeL-Leistungen empfiehlt es sich, Rechnungen über eine Sofortkasse einzuziehen. In der Regel haben Patientinnen und Patienten die Zahlung schon beim Arztbesuch eingeplant und sind dementsprechend darauf vorbereitet. Gemeinsam mit dem Team können Praxisärzte einen festen Ablauf implementieren, um das Honorar auf diesem Weg zu erhalten:

• Bereits bei der Terminvergabe kann der Patient darüber informiert werden, die Rechnung sofort zu begleichen

• Die Rechnung sollten Niedergelassene idealerweise zum Termin vorbereiten und anschließend aushändigen

• Beim Kassieren der Zahlung sollten sie eine Quittung ausstellen

Wenn sich dieser Ablauf einspielt, entlastet es die Praxisverwaltung sehr: MFA müssen keine Zahlungseingänge kontrollieren und auch der Verwaltungsaufwand durch Mahnungen fällt weg. Ein transparentes Vorgehen stärkt im besten Fall auch die Patientenbindung.

Aber Vorsicht: Während Rechnungen über Sofortkasse möglich sind, stehen Vorkasse oder Anzahlung rechtlich auf wackligen Beinen. (siehe dazu auch Checkliste unten)

Warum Zwischenrechnungen bei Privatpatienten Sinn machen

Auch bei Privatpatienten lassen sich Zahlungen vorplanen. Ärzte müssen dabei nicht warten, bis Patientinnen und Patienten die Erstattung von ihrer privaten Krankenversicherung erhalten haben. Sie können bei geplanten Vorsorgeuntersuchungen oder einer Rezeptausstellung beispielsweise, ähnlich wie bei Selbstzahlerleistungen, auf Sofortkasse bestehen. Bei neuen Behandlungsanlässen (Nachbehandlung nach Krankenhausaufenthalt, komplexere Diagnostik) sind Zwischenrechnungen möglich.

Kommunikation ist dabei das A und O. Wenn Ärzte sich für eine Zwischenrechnung entscheiden, sollten sie ihre Patienten darauf freundlich ansprechen und auch den passenden Zeitpunkt der Behandlung wählen. Diese Methode kann Patienten entlasten, da sie mit niedrigeren Summen in Vorleistung gehen und so weniger Gefahr laufen, in Zahlungsverzug zu geraten.

Externes Zahlungsmanagement: so funktioniert es

In diesem Fall kümmern sich Dienstleister vollständig um die Abrechnung sowie um die Patientenkommunikation – und falls notwendig, auch um den Mahnprozess. Umfang und Leistungspaket können dabei variieren. Einige Anbieter sichern zum Beispiel Honorarausfälle durch säumige Patienten mit einem Ausfallschutz oder bieten einen externen Beratungsservice für Privatabrechnungen.

Das Zahlungsmanagement auszulagern, kann individuell sinnvoll sein – vorher sollten Niedergelassene eine Kosten-Nutzen-Analyse aufstellen, da ein externer Dienstleister schnell ins Budget gehen kann. Eine Übersicht privatärztlicher Abrechnungsstellen gibt es online - hier können Ärztinnen und Ärzte anhand verschiedener Daten wie dem jährlichen Privathonorarumsatz Angebote vergleichen.

Mahnungen schreiben in 3 Schritten

Nehmen Praxisinhaber Mahnungen selbst in die Hand, sollten sie dabei am besten in drei Schritten vorgehen:

• Zunächst erfolgt eine freundliche Mahnungserinnerung, die auf den offenen Betrag und den Verzug hinweist

• Ist nach Schritt eins immer noch keine Zahlung eingegangen, sollte eine zweite und letzte Mahnung formuliert werden. Sie beinhaltet unter anderem die Ankündigung eines Anwalts sowie rechtlicher Schritte (gerichtliches Mahnverfahren)

• Als letztmögliche Maßnahme bleibt das gerichtliche Mahnverfahren

In der Praxis kommt dieser äußerste Schritt allerdings nur selten zum Einsatz, da die zweite Mahnung meistens zielführend ist. Das Mahnschreiben sollte immer in einem höflichen, aber bestimmten Ton verfasst werden.

Sofern mit dem Patienten nichts anderes vereinbart ist, sollte die erste Zahlungserinnerung an den Betreffenden 30 Tage nach Erhalt der Rechnung verschickt werden – diese Mahnfrist sieht § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) vor.

Für die letzte Mahnung empfiehlt es sich, diese nach zwei Wochen zu verschicken, sollte der Patient immer noch in Verzug sein. Die Mahngebühr richtet sich nach den Papier- und Portokosten, die das Verfahren verursacht, und beträgt in der Regel zwei bis fünf Euro.

Nach der ersten Zahlungserinnerung sind auch Verzugszinsen möglich. Der Verzugszinssatz liegt dabei fünf Prozent über dem aktuellen Basiszinssatz nach § 247 BGB (3,62 % seit 1. Januar 2024) und beträgt somit nach derzeitigem Stand 8,62 Prozent. Dieser Wert ist das gesetzlich erlaubte Maximum– im Einzelfall können Praxisinhaber dieVerzugszinsen auch niedriger berechnen.

Heiko Fekete

Redakteur Wirtschaft, ARZT & WIRTSCHAFT

heiko.fekete@medtrix.group

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