Offboarding: Mitarbeiter professionell verabschieden
Heiko FeketeEin strukturiertes Offboarding ist essenziell: Es sorgt nicht nur für eine professionelle und respektvolle Verabschiedung des Mitarbeiters. Es stellt auch sicher, dass dessen Fachwissen im Team erhalten bleibt. Diese Schritte sollten Niedergelassene dabei bedenken
Der Weggang eines Mitarbeiters lässt sich für Praxisinhaber manchmal frühzeitig planen. Zum Beispiel bei befristeten Arbeitsverträgen oder wenn eine MFA in den Ruhestand geht. Doch auch bei unerwarteten Kündigungen ist ein gelungenes Offboarding wichtig. Denn es hilft, dass die Praxis dem Ex-Mitarbeitenden positiv in Erinnerung bleibt und er vielleicht eines Tages wieder zurückkommt oder zumindest gute Mundpropaganda für die Arztpraxis betreibt.
Zudem hilft ein strukturiertes Offboarding auch Praxischefs, an wichtige Formalitäten wie die pünktliche Erstellung des Arbeitszeugnisses zu denken und vorab den Wissenstransfer innerhalb des Teams zu regeln. Für Niedergelassene ist es daher empfehlenswert, einmal eine entsprechende Offboarding-Checkliste zu erstellen, auf die sie im Bedarfsfall immer zurückgreifen können.
Diese Punkte sollte die Offboarding-Checkliste enthalten
Neben der Kündigungsbestätigung für den Mitarbeitenden zählen dazu der Abbau von Überstunden und Resturlaub sowie die Festlegung des letzten Arbeitstages. Zudem muss die Lohnbuchhaltung rechtzeitig informiert werden. Praxischefs müssen dem baldigen Ex-Mitarbeitenden auch ein Datum nennen, wann er die zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel wie zum Beispiel Praxisschlüssel oder Berufskleidung zurückgeben muss.
Praxisinhaberinnen und -inhaber sollten auch an das digitale Offboarding denken und individuelle Zugänge zum PVS deaktivieren, gegebenenfalls die E-Mail-Adresse löschen und Fotos mit dem Mitarbeitenden von der Praxiswebsite herunternehmen.
Im Zuge des Ausstiegs empfiehlt es sich auch, Abschluss- und Übergabegespräche zu terminieren. Letztere sind besonders wichtig, um die Fachkenntnisse des Mitarbeiters schriftlich zu notieren und sie so für das Praxisteam zu erhalten. Abschlussgespräche hingegen bieten Raum für ehrliches und konstruktives Feedback. Sie legen möglicherweise auch offen, ob es Gründe in der Praxis gab, warum der Kündigungswillige geht. Dies kann auch eine Chance sein, strukturelle Probleme zu erkennen und Praxisabläufe zu verbessern.
Die richtige Kommunikation beim Offboarding
Wichtig beim Offboarding-Prozess ist auch die Kommunikation innerhalb des Teams. Diese sollte so zeitnah wie möglich erfolgen, bevor der sprichwörtliche Flurfunk schon die Runde macht. In Rücksprache mit dem ausscheidenden Teammitglied können Praxischefs den Grund für die Kündigung benennen oder diese Aufgabe dem Teammitglied selbst überlassen.
Entscheidend ist in beiden Fällen: Die Kommunikation sollte stets sachlich, mit Fingerspitzengefühl und ohne abwertende Bemerkungen erfolgen. Sind die oben genannte Punkte abgearbeitet, sollte für den letzten Tag ein Ausstand geplant werden. Ein gemeinsamer Abschied im Team mit Kuchen, einer Grußkarte und einem kleinen Geschenk als Dankeschön drückt Wertschätzung aus. Dies ist auch ein Signal ans Team und kann die Stimmung trotz des Weggangs positiv halten.
Diese Fehler sollten Sie beim Offboarding vermeiden
mangelhafter Wissenstransfer
Datenschutz vernachlässigen und ehemaligen Mitarbeitern weiter Zugang zu praxisinternen Informationen ermöglichen
Feedback aus Abschlussgespräch nicht protokollieren
Arbeitszeugnis zu spät und unpersönlich verfassen
halbherziger Abschied am letzten Tag