So gelingt ein gutes Mitarbeitergespräch

Ein gut strukturiertes Mitarbeitergespräch spart Zeit, Nerven und bringt beide Seiten weiter. Auch wenn kleine Zwischenfeedbacks immer gut sind: Im Folgenden soll es um die größeren und institutionalisierten Gespräche gehen: das Jahres- oder Beurteilungsgespräch, die Reflektion der Zielvereinbarungen. Laden Sie zu solchen Gesprächen mit ausreichendem Vorlauf schriftlich ein, um den formelleren Charakter zu unterstreichen. Wählen Sie einen Termin und Ort, an dem Sie für die Dauer des Gesprächs ungestört sind.

Die persönliche Einstimmung für das Mitarbeitergespräch

Definieren Sie bei der Vorbereitung Ziele dieses Gesprächs. Das Ergebnis sollte für beide Seiten gangbar und zufriedenstellend sein. Sicher haben Sie einen Idealzustand im Kopf. Für den Fall, dass dieser nicht – oder nicht gleich – erreichbar ist, überlegen Sie sich eine Minimalanforderung. So gehen Sie mit einer klaren Vorstellung Ihrer Kompromiss-Spannbreite zum Treffen. Legen Sie Unterlagen bereit, die Ihre Argumentation stützen. Auch einen Stift und einen Block sollten Sie bereit halten. So können Sie beispielsweise anhand von Skizzen verdeutlichen, was Sie erwarten. Zwei Gläser Wasser gehören zum Knigge.

Das Ziel des Mitarbeitergesprächs im Auge behalten

Steigen Sie locker und herzlich ein. So öffnen Sie Ihr Gegenüber – und auch sich selbst – für Kritik. Das Mitarbeitergespräch ist ein Zweckgespräch. Dennoch gibt es gerade in kleinen Teams einen typischen Fallstrick: das Festfahren auf der Beziehungsebene. Natürlich ist das emotionale Erleben wichtig. Es fließt in das Denken und Handeln ein – oft mehr, als wir meinen. Stecken Sie jedoch Grenzen. Je klarer Sie zu Beginn das Gesprächsziel festlegen, desto weniger werden Sie abschweifen. Dieses Ziel muss rechtlich möglich und persönlich zumutbar sein.

Bei größeren Anliegen überlegen Sie Teilziele, die Ihre Mitarbeiter auf den Weg bringen. Ergeben sich im Gespräch Umstände, die Ihr ursprüngliches Ziel aushebeln, überlegen Sie ein Alternativziel. Sprechen Sie Probleme an, aber lassen Sie das Gespräch nicht zu einer Abhandlung der Unzulänglichkeit Ihres Gegenübers eskalieren. Versuchen Sie eine Balance zwischen Lob und Kritik zu finden. Wenn Sie mehr Einsatz wünschen oder das Übernehmen neuer Aufgaben, sind anfängliche Widerstände nichts Ungewöhnliches.

Widerstände beim Mitarbeitergespräch im Vorfeld identifizieren

Versuchen Sie schon im Vorfeld mögliche Ursachen zu identifizieren. Ist es Unsicherheit? Dann bestärken Sie und bieten gegebenenfalls Fortbildungen an. Vielleicht sind es persönliche Umstände? Was ist dennoch möglich?

• Analysieren Sie aktuelle Aufgaben, Erfolge und die Arbeitszufriedenheit. Was wurde erreicht? Gibt es Kritikpunkte?
• Planen Sie künftige Aufgaben und eventuelle Veränderungen. Beschließen Sie konkrete Ziele und Teilziele. Fixieren Sie diese schriftlich.
• Zeigen Sie Perspektiven auf und bringen Sie diese möglichst oft in Einklang mit den Ideen Ihrer Mitarbeiter.
• Schließen Sie ab, wenn beide Seiten das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben.

Bewahren Sie einen klaren, aber auch einen warmen Ton. Wer sich verstanden und sicher fühlt, ist eher zur Kooperation bereit; und auch dazu, die eigenen Kompetenzen zu dehnen und zu wachsen.

Autorin: Deborah Weinbuch