Materialmanagement: Geht das noch oder muss das weg?

Eine gute Vorratshaltung spart Geld und Nerven, eine schlechte kostet extra. Diese Weisheit aus der privaten Haushaltsführung gilt auch fürs Praxismanagement. Ärztinnen und Ärzte, die ein gut bestücktes Lager haben, vermeiden Versorgungsengpässe und teure Spontanbestellungen. Wer hingegen mehr hortet, als er verbrauchen kann, oder „aus dem Bauch heraus“ einkauft, riskiert, dass Vorräte schlecht werden und verdorbene oder nicht benötigte Produkte irgendwann im (Sonder-)Müll landen.

Was brauchen wir eigentlich alles?

Um unnötige Kosten zu vermeiden, ist zunächst wichtig sich einen Überblick über alle Güter zu verschaffen, die in der Praxis regelmäßig benötigt werden. Dabei geht es keineswegs nur um Medizinprodukte. Eine professionelle Lagerhaltung und gutes Materialmanagement umfassen auch Bürobedarf und die Kleinigkeiten für den Pausenraum. Praxisinhaber und -inhaberinnen sollten also neben Verbandsmaterialien und Schutzausrüstung auch sicherstellen, dass stets genug Druckerpapier und Textmarker im Haus sind. Nicht zu unterschätzen ist zudem die Vorratshaltung mit Kaffee, Tee, Mineralwasser und Keksen, um sich selbst und dem Personal die Pausen zu versüßen.

Sind die einzelnen Bereiche der Beschaffung definiert, lohnt es sich, neben dem Beschaffungs- auch ein sauberes Materialmanagement einzuführen. Wer Monat für Monat eine Standardbestellung bei den einschlägigen Lieferanten absetzt, riskiert nicht nur eine Über- beziehungsweise Unterversorgung mit einzelnen Gütern. Es besteht auch stets die Gefahr, dass die teuer erworbenen, aber überflüssigen Materialien irgendwann das Haltbarkeitsdatum überschreiten und entsorgt werden müssen – schlimmstenfalls als Sondermüll.

Fehlkäufe vermeiden

Der erste Schritt, um eine solche Fehlkalkulation zu verhindern, ist eine Bestandaufnahme der aktuellen Vorräte. Was ist da, was muss weg, was sollte bald verbraucht werden, weil das Verfallsdatum näher rückt? Diese Informationen sollten in einer Inventarliste festgehalten werden, die in regelmäßigen, auf den Praxisalltag zugeschnittenen Abständen aktualisiert wird. Diese Aufgabe müssen Ärzte keineswegs selbst übernehmen: Wer die Überwachung der Lagerhaltung und Materialbeschaffung delegiert, sollte allerdings für klare Zuständigkeiten sorgen und die verantwortliche Person namentlich benennen. Ansagen wie „Bitte habt alle ein Auge darauf, dass…“ verpuffen leicht, weil sich niemand zuständig fühlt.

Listen helfen wirtschaften

Gerade in größeren Praxen ist es oft schwierig den Überblick über den täglichen Verbrauch zu behalten. Hier helfen (digitale) Warnlisten: Wer etwas aus dem Lager holt und dadurch den Bestand auf ein – vorher definiertes – kritisches Maß senkt, vermerkt dies auf einem Dokument für den Beschaffungsexperten.

Elementar ist zudem, auf die Lagerbedingungen zu achten. Das gilt vor allem bei verderblichen Materialien. Müssen zum Beispiel Impfstoffe im Kühlschrank aufbewahrt werden, darf dieser nicht auch für Lebensmittel verwendet werden und muss exakt die passende Temperatur haben. Dies sollte der zuständige Mitarbeiter regelmäßig prüfen und dokumentieren.

Enormes Einsparpotenzial hat überdies ein einfacher Trick aus der Hauswirtschaftslehre: Wer bei der Einlagerung neuer Ware die neuen Packungen nach hinten räumt, stellt sicher, dass ältere Ware, die näher am Verfallsdatum ist, rechtzeitig verbraucht wird.

Planen und Sparen

• Nicht mehr benötigte Materialien sind nicht immer ein Fall für die Tonne: Manche Lieferanten nehmen originalverpackte Ware zurück und erstatten den Kaufpreis oder gewähren Gutschriften. Fragen lohnt!
• „Just in time“-Beschaffung kann in der Arztpraxis Probleme bereiten. Eine allzu üppige Vorratshaltung indes führt schnell zu unübersichtlichen Beständen.
• Sorgen Sie für optimale Lagerbedingungen (hell und trocken/kühl und dunkel), auch wenn dies unterschiedliche Räume erfordert.