Belege fürs Finanzamt: Gut abgelegt und gut organisiert in der Praxis

Belege, Belege: Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenunterlagen, Korrespondenz – im Laufe der Zeit sammelt sich viel in der Praxis an. Einige Termine wie die Quartalsabrechnung mit der GKV zwingen zur zeitnahen Ablage. Andere Fristen wie die Steuererklärung liegen meist noch in so weiter Ferne, dass ein strukturiertes Vorgehen nicht nötig erscheint. Oft fehlt auch die Zeit, sich mit dem unangenehmen Thema Ablage zu befassen.

Zeit ist ein gutes Argument

Doch das Argument Zeit ist nur vordergründig einleuchtend. Denn die Suche nach einzelnen Belegen für die Steuererklärung kostet ebenfalls Zeit, sodass Sie auf Dauer viel Zeit gewinnen, wenn Sie Ihre Belege und Ihre Ablage gut organisieren. Spätestens bei einer Betriebsprüfung gilt das Prinzip: Jeder Beleg muss ohne langes Suchen für Dritte auffindbar sein. Zwingen Sie sich also zur zeitnahen Ablage. Wählen Sie kleine Ablagekörbe, damit Sie die Belege kurzfristig sortieren müssen. Machen Sie eine Bestandsaufnahme:

• Wo bewahren Sie Ihre Belege auf?
• Finden Sie immer mal wieder etwas in Ihren Schubladen oder unter Papierstapeln?
• Kommen Sie mit Ihrem Ordnungssystem gut zurecht?

Das kann (nicht) weg

Ihr Ablagesystem sollte auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Gehen Sie also zunächst alle vorhandenen Ordner, Register, Schubladen und Kisten durch und sortieren Sie vor. Überlegen Sie bei jedem Beleg zuallererst, ob Sie das Papier nicht wegwerfen können. Faustformel: Unterlagen, die Sie nicht (mehr) aufbewahren müssen und länger als ein Jahr nicht angesehen haben, können Sie wegwerfen. Beachten Sie jedoch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung. Diese sollten Sie auch auf allen Ordnern und Archivboxen vermerken, damit Sie einmal im Jahr ohne großen Aufwand aussortieren können.

Teilen Sie dann die Unterlagen in eine Kategorie „Ablage bekannt“ und „Ablage unbekannt“ auf. Zur „Ablage bekannt“ gehören alle Unterlagen, für die Sie bereits einen festen Ablageplatz haben. Zur Kategorie „Ablage unbekannt“ zählen die Papiere und Belege, die Sie aufbewahren müssen oder wollen, für die in Ihrem Ablagesystem aber bisher noch kein bestimmter Ort vorgesehen ist. Überlegen Sie dann, unter welchen Aspekten und Überschriften Sie diese Dokumente abheften wollen und ob sich hier möglicherweise Überschneidungen ergeben.

Platz genug für Ordner?

Bei der Frage nach dem geeigneten Organisationssystem hängt die Antwort auch vom persönlichen Geschmack ab – und vom Platz in der Praxis. Wenn Sie über eigene Archivräume verfügen, können Sie ein klassisches Ordnersystem wählen. Bei wenig Platz empfehlen sich eher Hängeregister und gegebenenfalls das Einscannen von Dokumenten.

Ihre Computer-Ablage sollten Sie der Einfachheit halber ähnlich organisieren wie Ihre Papierablage. Sehen Sie sich Ihren Ablageplan an und überlegen Sie, zu welchen Bereichen Sie Dokumente auf Ihrem Computer speichern. Falls notwendig, können Sie Ihren Ablageplan um einen überarbeiteten Computerablageplan ergänzen. Auch hier gilt: Löschen Sie Dateien, die Sie nicht mehr benötigen. Prüfen Sie vorher, welche Dateien Sie gemäß den gesetzlichen Fristen aufbewahren oder speichern müssen. Bewahren Sie sämtliche Sicherungskopien gut geschützt in Ihrem Büro auf oder lagern Sie sie in andere Räumlichkeiten aus. Damit haben Sie ein Back-up, wenn beispielsweise der Rechner einmal ausfällt.