Buchhaltung in der Arztpraxis: Grundsätze korrekter Buchführung

Seit Januar 2015 gelten die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die Finanzverwaltung hat damit die entsprechenden Vorschriften erstmals einheitlich in einem Dokument beschrieben. Die GoBD gelten für alle Unternehmer und damit auch für Freiberufler wie niedergelassene Ärzte.

Auf die GoBD berufen sich Finanzämter und Betriebsprüfer regelmäßig. Doch was genau bedeutet diese Abkürzung? Ganz einfach: Sie beschreibt die Grundlagen, an die sich alle Unternehmer bei ihrer Buchführung halten müssen.

Der Unternehmer muss die Buchführung organisieren

Für Sie als Praxisinhaber bedeutet das: Sie müssen Ihre Buchhaltung technisch und organisatorisch so einrichten, dass die elektronischen Buchungen und die sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden können. “Bücher” im Sinne der GoBD sind nicht nur klassische Aufzeichnungen in Papierform, sondern auch elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten.

Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung und der Aufzeichnungen sind Sie als Praxisinhaber bzw. Unternehmer grundsätzlich selbst. Dies gilt gleichermaßen, wenn Sie diese Arbeiten oder Teile davon Dritten, also beispielsweise Ihrem Steuerberater, übertragen haben. Das Controlling der Buchhaltung bleibt ihre Aufgabe. Das sollten Sie ernstnehmen. Sie sind am Ende nämlich auch derjenige, der für die Richtigkeit der Angaben mit seiner Unterschrift bürgt. Auch deshalb empfiehlt es sich, auch als “Anfänger” die Grundlagen der Buchhaltung zu beherrschen.

Rechnung nur mit Originalbeleg

Die GoBD schreiben vor, dass alle Geschäftsvorfälle systematisch erfasst und durch übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen aufgezeichnet werden müssen. Jeder Geschäftsvorfall muss grundsätzlich durch einen Originalbeleg nachgewiesen werden. Liegt kein Fremdbeleg vor, müssen Sie einen Eigenbeleg erstellen (wie das geht, zeigt Ihnen dieser Tipp).

 Der Inhalt des Belegs ist von dessen Funktion abhängig, Belege sind zum Beispiel

• Rechnungen,
• Kontoauszüge,
• Auftragsbestätigungen,
• Verträge,
• Quittungen über Barvorgänge

Damit ein Dokument die Belegfunktion erhalten kann, muss es Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum enthalten – sofern es sich um ein Papierdokument handelt. Liegen elektronische Belege vor, müssen Sie diese Angaben durch die Verbindung mit einem Datensatz, der diese Angaben enthält, herstellen.

Jeder Buchungsvorgang muss durch einen Beleg nachgewiesen werden können. Hier gilt der Buchhaltergrundsatz “keine Buchung ohne Belege”. In den GoBD ist außerdem festgelegt, dass Sie Bücher und Aufzeichnungen so führen müssen, dass ein sachkundiger Dritter – im Klartext der Prüfer des Finanzamts – sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Aufzeichnungen verschaffen kann. Dies gilt sowohl für die Geschäftsvorfälle als auch für die wirtschaftliche Lage des Unternehmens.

Sichere Nachweise erstellen

Aufgezeichnete Geschäftsvorfälle dürfen nicht verändert werden. Ihr ursprünglicher Inhalt muss immer feststellbar bleiben. Auch der Buchungszeitpunkt muss immer erkennbar sein. Die GoBD schreiben vor, dass Sie Änderungen elektronischer Buchungen protokollieren müssen. Ebenso dürfen elektronische Belege grundsätzlich nicht verändert werden. Sind Änderungen dennoch notwendig, müssen sie ebenfalls dokumentiert werden.

Sie müssen nachweisen, welche Schritte Sie gewählt haben, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Sowohl in Papierform als auch elektronisch müssen die Belege zeitnah gegen Verlust und Veränderung gesichert werden. Das ist zum Beispiel möglich durch

• laufende Nummerierung,
• Ablage und
• zeitgerechte Erfassung.

Achtung: Eingehende elektronische Dokumente und Buchungsbelege müssen in dem Format gespeichert werden, in dem Sie sie bekommen haben. So wie die Buchhaltungsdaten in Papierform sicher aufbewahrt werden müssen, müssen auch elektronische Daten in ihrer Buchführung sicher archiviert sein. Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit unverändert und lesbar zur Verfügung stehen. Ist das nicht oder nicht mehr möglich, ist die Buchhaltung nicht oder nicht mehr ordnungsgemäß. Achtung: Wird die Buchhaltung beispielsweise anlässlich einer Betriebsprüfung als nicht ordnungsgemäß verworfen, darf der Finanzbeamte bei der Prüfung schätzen. Das wirkt sich in der Regel negativ auf ihre Steuern aus.

Haben Sie den ersten Teil unserer Serie verpasst? Sie können ihn hier nachlesen.