Die 10 besten Tipps gegen Zahlungsausfälle in der Arztpraxis

Die Daten des Patienten stehen unter einem besonderen Schutz. Der bezieht nicht nur die Unterlagen in der Praxis, sondern auch persönliche Angaben auf Rechnungen mit ein. Das macht ärztliches Forderungsmanagement ausgesprochen kompliziert, schließlich dürfen Angaben zu Behandlungsmaßnahmen eigentlich nicht weitergegeben, müssen auf der Rechnung aber benannt werden. Was also tun, wenn man die Abwicklung der Forderungen an Dritte abgeben will?

Laut Alfons Winhart, Vorstand der PNO inkasso AG, wird die Lösung des Problems meistens über zwei Wege versucht: Entweder weist der Arzt in seiner letzten betrieblichen Mahnung explizit darauf hin, dass die Forderung nach Fristablauf an einen Inkassodienstleister übergeht, oder er lässt Patienten schon im Vorfeld der Behandlung eine vorsorgliche Entbindungserklärung unterzeichnen. „Wir raten hier eindeutig zur zweiten Variante“, erklärt Winhart, „Für die Erste fehlt schlicht der gesetzliche Rahmen. Eine stillschweigende Zustimmung des Patienten für die Entbindung von der Verschwiegenheit wird im Ernstfall keiner rechtlichen Prüfung standhalten.“

Was Sie sonst noch tun können:

1. Stellen Sie Rechnungen ohne Verzögerung

Stellen Sie Ihre Rechnungen unmittelbar, nachdem Sie eine Dienstleistung erbracht haben. Mit einer verbindlichen Rechnung samt Rechnungsdatum sind Sie auf der sicheren Seite, falls Zahlungen ausbleiben. Denn nur, wer seine Ansprüche rechtzeitig geltend macht, kann bei Bedarf schnell und problemlos mit dem Mahnwesen beginnen.

2. Legen Sie Zahlungsfristen fest

Vergessen Sie nicht, eine Zahlungsfrist in der Rechnung festzulegen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Kontrolle des Zahlungseingangs, auch Ihrem Kunden fällt es so leichter, das Zahlungsziel einzuhalten. Denn nur wenn Sie einen festen Termin kommunizieren, entstehen keine Missverständnisse, bis wann der Rechnungsbetrag Ihrem Konto gutgeschrieben sein soll. Gleichzeitig können Sie den Zahlungseingang – sortiert nach Datum – mit weniger Aufwand kontrollieren.

3. Automatisieren Sie Rechnungsstellung und Mahnwesen

Idealerweise sollten Sie Rechnungsstellung und Mahnwesen automatisieren. Eine Verknüpfung Ihres ERP- oder Fakturierungssystems mit den Systemen eines Inkassodienstleisters per bidirektionaler Schnittstelle ist unkompliziert und vor allem kosteneffizient. Offene Forderungen und das komplette Mahnwesen können Sie dann einfach per Mausklick an das Inkassounternehmen übergeben. Zuverlässige 128-Bit-verschlüsselte SSL-Schnittstellen sorgen für maximale Sicherheit bei der Datenübertragung. Und aufgrund des geringen Aufwands lohnt es sich so, selbst Kleinstbeträge nachzuverfolgen.

4. Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden und Partner

Um das Risiko eines Zahlungsausfalls so gering wie möglich zu halten, sollten Sie die Entscheidung, welchem Kunden oder Partner Sie welche Bezahlart anbieten, von deren Bonität abhängig machen. Denn nur wenn Sie die Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden und Vertragspartner kennen, können Sie entscheiden, zu welchen Zahlungskonditionen Sie diese beliefern möchten. Leider sind die gängigsten und beliebtesten Bezahlarten – nämlich per Rechnung und im Lastschriftverfahren – auch diejenigen, bei denen ein Zahlungsausfall am wahrscheinlichsten ist. Daher ist es für Sie wichtig zu wissen, auf wen Sie sich einlassen – und zwar bevor Sie Ihre Leistung erbringen.

5. Überwachen Sie den Zahlungseingang konsequent

Eine konsequente Überwachung des Zahlungseingangs ist das A und O eines erfolgreichen Mahnwesens. Denn nur wenn Sie wissen, welcher Kunden welche Rechnung zu welchem Zeitpunkt bezahlt hat, können Sie offene Posten gezielt weiterverfolgen.

6. Setzen Sie kurze Mahnfristen

Für ein effizientes Mahnwesen ist es unerlässlich, den zahlungssäumigen Kunden unmittelbar nach Ablauf der Zahlungsfrist anzumahnen. Versenden Sie dabei mehrere Mahnschreiben in kürzeren Abständen, um einer Verdrängung des Schuldners gemäß dem Motto „Aus den Augen, aus dem Sinn“ vorzubeugen. Zahlungswillige Kunden, die eine Rechnung oder eine Mahnung tatsächlich übersehen haben, werden diesen Erinnerungsservice als positiv empfinden.

7. Formulieren Sie freundliche, aber bestimmte Mahnschreiben

Ein gut formuliertes Mahnschreiben bildet die Basis Ihres Mahnwesens. Seien Sie möglichst freundlich und weisen Sie Ihren Kunden gleichzeitig bestimmt auf das verstrichene Zahlungsziel hin. Wichtig ist auch, eine konkrete Frist zu setzen, bis wann Sie den Zahlungseingang erwarten. Klare Worte führen hier eher zum Ziel als eine schwammige Formulierung wie „zehn Tage nach Erhalt“.

8. Suchen Sie zeitnah das Gespräch zum säumigen Zahler

Reden Sie mit Ihrem Kunden. Nur wenn Sie Probleme ansprechen und diskutieren, besteht die Chance, eine individuelle Lösung zu finden, wie etwa eine Ratenzahlung. Denn Ziel des Mahnwesens sollte immer sein, den Gläubiger zum Ausgleich der offenen Forderung zu bewegen und ihn gleichzeitig als Kunden zu behalten. Und das wird Ihnen nur gelingen, wenn Sie aufeinander zugehen und einen gemeinsamen Kompromiss beschließen.

9. Kündigen Sie weitere Schritte wie Inkasso oder einen Mahnbescheid an

Weisen Sie auf dem letzten Mahnschreiben, das Sie selbst an Ihren zahlungssäumigen Kunden schicken, bereits darauf hin, dass Sie die offene Forderung nach Ablauf der Frist an ein Inkassounternehmen übergeben werden, das sich dann professionell um die Einforderung der Außenstände kümmert. Diese Androhung wird den einen oder anderen Gläubiger doch noch dazu motivieren, seine offene Rechnung zu begleichen.

10. Beauftragen Sie ein Inkasso-Büro

Auch wenn es für viele immer noch das letzte Mittel ist: Ein Inkasso-Büro kann Sie – auch schon während Ihres eigenen Mahnwesens – dabei unterstützen, eine zügige, außergerichtliche Einigung mit dem Gläubiger zu erzielen. Die direkte Ansprache durch einen neutralen Dritten macht es möglich. Bleiben außergerichtliche Bemühungen ohne Erfolg, unterstützt Sie ein Inkassodienstleister auch bei der gerichtlichen Durchsetzung Ihrer Forderung, etwa indem er die professionelle Inkassosachbearbeitung übernimmt, einen Gerichtsvollzieher zu Ihrem Gläubiger schickt oder das gerichtliche Mahnverfahren für Sie eröffnet. Der dadurch erwirkte Vollstreckungstitel ist 30 Jahre lang gültig. Der Forderungsmanagement-Spezialist überwacht den Vollstreckungstitel für die gesamte Dauer seiner Gültigkeit und sorgt dafür, dass Zwangsvollstreckungen oder Kontopfändungen stattfinden, sobald der Schuldner seine Liquidität zurückerlangt.