Ärzte aufgepasst! – Elektronische Zeiterfassung wird 2023 Pflicht!

Ab wann gilt die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung in Arztpraxen?

Gemäß der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) besteht bereits jetzt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Dieser Grundsatz wird ausdrücklich auch im Referentenentwurf erwähnt. Der Gesetzentwurf sieht vor, dass Arbeitgeber verpflichtet werden, die tägliche Arbeitszeit elektronisch mithilfe von Software, Terminal oder App festzuhalten.

Im Einklang mit § 3 Abs. 1 ArbSchG obliegt es dem Arbeitgeber, angemessene Maßnahmen zu organisieren und bereitzustellen, um die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter zu planen und zu verwalten. Eine wegweisende Entscheidung des BAG vom 13. September 2022 betont, dass hierzu ein System zur Arbeitszeiterfassung gehört, welches den Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich Überstunden und Pausenzeiten erfasst. Diese Verpflichtung zur Zeiterfassung tritt gemäß der klaren Linie des Bundesarbeitsgerichts sofort in Kraft, ohne Übergangsfristen.

Arbeitnehmer haben ab sofort das Recht, den Arbeitgeber zu verklagen und die Einführung eines Zeiterfassungssystems zu fordern. Ein elektronisches Zeiterfassungssystem für Arztpraxen bringt dabei viele Vorteile mit sich:

• Präzise Zeiterfassung für genaue Abrechnungen.
• Geringerer Verwaltungsaufwand für eine bessere Patientenbetreuung.
• Einfache Verwaltung der Arbeitszeiten und klare Kommunikation im Team.
• Sicherheit durch gesetzeskonforme Aufzeichnungen.
• Datenbasierte Planung für eine optimale Ressourcennutzung.

Die rechtlichen Vorgaben zur digitalen Arbeitszeiterfassung

Folgende konkrete Änderungen kommen auf Ärzte bezüglich des Gesetzesentwurfs zur digitalen Zeiterfassung zu:

• Gemäß der modifizierten Fassung des 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetzes wird nun allgemein verlangt, dass der Start, das Ende sowie die Länge der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer am jeweiligen Arbeitstag in elektronischer Form dokumentiert werden müssen. Sowohl Pausenzeiten als auch Überstunden müssen auch aufgezeichnet werden.
• Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die Aufzeichnung an die Arbeitnehmer zu delegieren. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Eigenaufzeichnung durch die Mitarbeiter regelmäßig überprüfen.
• Der Beschäftigte hat das Recht, Einsicht in die erfassten Arbeitszeiten zu erbitten. Der Arbeitgeber ist gegebenenfalls verpflichtet, eine Kopie der Aufzeichnungen bereitzustellen.
• Tarifpartner haben die Möglichkeit, von der elektronischen Form der täglichen Arbeitszeiterfassung abzuweichen. Die Aufzeichnung kann zudem auch an einem anderen Tag erfolgen, spätestens jedoch bis zum siebten Tag nach der Arbeitsleistung.
• Für Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern gilt die Verpflichtung zur Erfassung in elektronischer Form nicht.
• Für die übrigen Arbeitgeber gelten nach Einführung des Gesetzes gestaffelte Übergangsregelungen zur elektronischen Zeiterfassung:

> 250 Mitarbeitende: 1 Jahr

50 – 250 Mitarbeitende: 2 Jahre

10 – 50 Mitarbeitende: 5 Jahre

Notwendige Merkmale einer ganzheitlichen Arbeitszeitverwaltung

Die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein Instrument zur Optimierung der betrieblichen Abläufe in einer Arztpraxis. Eine digitale Zeiterfassung in Form einer Software oder einer App bietet dabei die ideale Lösung, um Arbeitszeiten auf täglicher Basis genau zu dokumentieren – sei es der Arbeitsbeginn, das Ende der Schicht, Pausenzeiten oder Überstunden. Unter digitaler Zeiterfassung fällt auch die Nutzung von Excel, welches aber zahlreiche Nachteile mit sich bringt.

Die optimale Organisation einer Arztpraxis hört jedoch nicht bei der digitalen Zeiterfassung auf. Neben der genauen Arbeitszeitverwaltung sind weitere Faktoren entscheidend, um einen reibungslosen Praxisbetrieb sicherzustellen:

• Schichtplanung:
  Eine effiziente Schichtplanung ist essenziell, um sicherzustellen, dass zu jeder Zeit ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht.
• Urlaubsplanung:
  Ein Urlaubsplaner ermöglicht eine einfache Verwaltung von Urlaubsanträgen und Abwesenheiten, um sicherzustellen, dass die Praxis zu jeder Zeit gut besetzt ist.
• Stempeluhr:
  Eine digitale Stempeluhr bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Anwesenheitszeiten schnell und genau zu erfassen.
• Arbeitszeitkonto:
  Ein Arbeitszeitkonto, das den Soll-Ist-Vergleich ermöglicht, schafft Klarheit über geleistete Stunden und Überstunden.

In der Summe tragen all diese Faktoren dazu bei, die Effizienz einer Arztpraxis zu steigern. Die nächste Generation der Arbeitszeitverwaltung geht über die bloße Zeiterfassung hinaus und bietet eine umfassende Lösung für die Herausforderungen im modernen Praxisbetrieb.

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Flexibilität ohne teure Hardware:

Du benötigst keine teure Hardware, um Staffomatic zu nutzen. Sowohl die Dienstplanung als auch die Zeiterfassung sind online möglich und kann problemlos über handelsübliche Tablets durchgeführt werden.

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