So bleiben Geschenke an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter steuerfrei

Möchte man Geschenke steuerlich absetzen, kommt es allerdings darauf an, wem man etwas schenkt und welchen Wert das Präsent hat. Wir geben Tipps, wie Sie es richtig und deshalb rechtssicher machen.

„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft“ – dieser Grundsatz belebt auch jede gute Geschäftsbeziehung. Neben Geburtstagen und Jubiläen ist Weihnachten ein beliebter Anlass, um Mitarbeitern oder Geschäftspartnern ein kleines Präsent zukommen zu lassen. Wie „klein“ es sein darf, damit Sie es auch noch als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen können, hängt davon ab, ob es sich um Geschenke für Geschäftspartner, Repräsentationsaufwendungen beziehungsweise Werbestreuartikel oder Geschenke für Arbeitnehmer handelt.

Geschenke für Geschäftspartner

Bei Geschenken für Geschäftspartner gilt die Abzugsbeschränkung von 35 Euro, und zwar pro Person und Wirtschaftsjahr. Wichtig zu wissen: Für Ärzte als Nichtvorsteuerabzugsberechtigte gilt diese Freigrenze als Bruttowert. Geschenke mit höherem Wert dürfen das steuerliche Ergebnis nicht mindern. Sie sind also als steuerliche Betriebsausgabe nicht mehr abzugsfähig, auch nicht anteilig.

Übersteigen die Kosten diese 35-Euro-Grenze auch nur um einen Cent, kann der gesamte Betrag nicht mehr als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden. Lässt der Arzt die Rechnung dann trotzdem über die Praxis laufen, wird die Ausgabe als sogenannte Entnahme aus dem Betriebsvermögen behandelt und er muss sie als Gewinn versteuern.

Besondere Aufzeichnungspflichten

Damit das Finanzamt überprüfen kann, ob Sie sich an die Vorgaben halten, gelten zudem besondere Aufzeichnungspflichten: Geschenke müssen in der Buchhaltung gesondert erfasst werden. Außerdem müssen Sie auf Nachfrage mitteilen können, wer genau die Geschenke erhalten hat. Hier empfiehlt es sich, die Namen der beschenkten Personen auf dem Geschenkbeleg zu vermerken oder eine gesonderte Liste zu führen. Die Aufzeichnungen sollten zeitnah, fortlaufend und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben erfolgen.

Laut Gesetz muss der Beschenkte die Zuwendungen in der Buchhaltung als Einnahme erfassen und versteuern. In der Praxis ist dies bei Klein- und Mittelstandunternehmen selten der Fall. Deswegen hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, dass der Schenker eine Pauschalsteuer in Höhe von 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer des Geschenkwerts im Rahmen einer Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt abführen kann. Der Empfänger muss das Geschenk dann nicht als Einnahme in seiner Buchhaltung erfassen und der Arzt kann auch die pauschale Steuer als Betriebsausgabe geltend machen.

Geschenke für Mitarbeiter

Geschenke an die eigenen Mitarbeiter können grundsätzlich immer als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Allerdings bleiben die Geschenke für die Angestellten nur bis zu einem gewissen Betrag steuerfrei. Bis Ende 2014 durfte der Betrag nur 40 Euro betragen, seit 2015 darf das Präsent inklusive Mehrwertsteuer bis zu 60 Euro kosten.

Auch hier gilt: Wird die Grenze auch nur leicht überschritten, muss der komplette Betrag als Arbeitslohn versteuert werden. Zu beachten ist außerdem, dass diese Vorgaben nur für Sachleistungen gelten. Geldgeschenke müssen unabhängig vom Betrag immer versteuert werden. Möchte der Arzt seinen Mitarbeitern Geld oder Präsente im Wert von mehr als 60 Euro überreichen, kann er die Steuer auch pauschal übernehmen.

Monatliche Sachzuwendungsfreigrenze

Dieser Freibetrag wird übrigens als Ausgabe für „persönliche Anlässe“ gewertet und davon kann es ja mehrere geben. Will der Arzt etwa der Arzthelferin zur Hochzeit und zum Geburtstag gratulieren, darf er ihr in beiden Fällen je ein Geschenk im Wert von 60 Euro überreichen.

Zusätzlich zu dieser Grenze für Aufmerksamkeiten aus persönlichem Anlass hat der Arbeitgeber auch die Möglichkeit, eine monatliche Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro auszuschöpfen. Das kann unter anderem ein Tankgutschein sein, den der Mitarbeiter steuerfrei als „Belohnung“ für sein besonderes Engagement bekommt. Auch für Geschenke an Mitarbeiter gilt eine strenge Aufzeichnungspflicht.

Werbeartikel

Steuerlich absetzen können Ärzte natürlich auch kleine „Mitgebsel“, die z.B. für Patienten zur Mitnahme ausgelegt werden. Im steuerlichen Sinne spricht man von Werbestreuartikeln, wenn sie nicht mehr als zehn Euro wert sind und einen Werbeaufdruck oder Ähnliches aufweisen. Eine Pauschalsteuer muss hierauf nicht entrichtet werden, da es sich um Zuwendungen von geringem Wert handelt.