Die besten Strategien im Umgang mit dem Finanzamt

Viele Ärzte kommen erst als Praxisinhaber mit dem komplexen Steuerrecht in Berührung. Reichte vorher eine gute Steuersoftware aus, um die jährliche Steuererklärung auszufüllen, kommen auf den Arzt als Unternehmer nun deutlich aufwendigere Pflichten zu. Nicht jeder kann sich in der Anfangszeit schon einen professionellen Steuerberater leisten. Und selbst wenn man einen hat: An der direkten Kommunikation mit dem Finanzamt kommt kein Praxisinhaber vorbei. Und die ist nicht immer angenehm.

Unterlagen akkurat führen

Vor allem, wer sich bei der Abgabe der Unterlagen Nachlässigkeiten erlaubt, zahlt meist teures Lehrgeld. Größtenteils kommen auf den Steuerzahler Zinsen und Verspätungszuschläge zu und man kann sicher sein: Wer seinen Pflichten offensichtlich nicht gerne nachkommt, den nimmt das Finanzamt besonders genau unter die Lupe. Unerwartete und vor allem unangenehm hohe Nachzahlungen sind häufig die Folge. Wer sich dagegen wehren will, muss oft den juristischen Weg beschreiten. Besser ist es, sich von Anfang an möglichst gut mit dem Fiskus zu stellen. Das erhöht die Chance, dass der zuständige Sachbearbeiter seine Spielräume auch mal zu Ihren Gunsten ausnutzt.

Fristen einhalten

Es kann nicht oft genug gesagt werden: Die Fristen des Finanzamts sollten eingehalten werden. Das bedeutet: Unterlagen rechtzeitig abliefern, Zahlungen nicht vergessen. Ihr zuständiger Beamter merkt sich durchaus, wenn Sie Ihre Steuererklärungen regelmäßig verspätet einreichen und speichert Sie im schlimmsten Fall als “unzuverlässig” in seinem Kopf ab. Vergessen Sie nie: Auch Finanzbeamte sind nur Menschen und reagieren auf zusätzliche Arbeit (die Sie durch die Verspätungen zweifellos verursachen) sicher nicht erfreut. Hat sich der negative Eindruck manifestiert, werden Sie garantiert regelmäßig stärker ins Visier genommen. Sie halten sich nicht an Fristen, da ist es nicht ganz abwegig, dass Sie es auch sonst mit dem Papierkram nicht so genau nehmen.

Was noch schlimmer ist: Sie können sich sogar ein Ermittlungsverfahren einhandeln. Vor allem, wer Lohnsteuern oder Umsatzsteuer verspätet zahlt, hat schnell Ärger am Hals. Schiefgehen kann immer mal was, dann sollte man das Finanzamt aber umgehend informieren und um Aufschub bitten. Besser ist es aber, Sie tun sich selbst einen Gefallen und sind ein vorbildlicher Steuerzahler, wenn es um die Einhaltung von Fristen geht.

Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen

Auch Steuerberater sind nicht unfehlbar, aber sie kennen sich im Steuerrecht ganz sicher besser aus als der durchschnittliche Steuerzahler. Um es ganz deutlich zu sagen: Die Wahrscheinlichkeit, dass der Finanzbeamte die von einem Steuerberater erstellte Steuererklärung schnell absegnet und nicht jeden einzelnen Posten genau überprüft, ist relativ hoch. Bei einem Profi muss er in der Regel nicht mit groben Fehlern rechnen. Die versucht der Steuerberater schon aus haftungsrechtlichen Gründen zu vermeiden. Auch wird der Steuerberater Sie rechtzeitig auf kommende Fristen hinweisen und fehlende Unterlagen einfordern. Das erleichtert dem Finanzbeamten die Arbeit und Ihnen auch: Wenn Sie Ihre Buchhaltung komplett auslagern, haben Sie mehr Luft für ihre eigentliche Arbeit. Absetzen können Sie die Kosten für den Steuerberater in Ihrer Steuererklärung natürlich auch.

Holen Sie “verbindliche Auskünfte” ein

Das Steuerrecht ist so komplex, dass manchmal selbst Steuerberater die Folgen einer Entscheidung nicht komplett einschätzen können. Sinnvoll, auch um späteren Streit mit dem Finanzamt vermeiden, ist in solchen Fällen das Einholen einer “verbindlichen Auskunft”. Das Finanzamt sagt Ihnen, wie es die Sachlage einschätzt und ist an diese Auskunft dann auch gebunden, wenn Ihre Steuererklärung auf dem Tisch liegt. Ist der Aufwand für die Recherche allerdings höher, dann werden Gebühren für die verbindliche Auskunft fällig.

Kooperieren Sie

Betriebsprüfungen oder gar Ermittlungen wegen des Verdachts auf Steuerhinterziehung sind zweifellos eine unangenehme Sache. Es nützt Ihnen allerdings gar nichts, wenn Sie dem zuständigen Sachbearbeiter das Leben schwer machen – im Gegenteil. Bleiben Sie ruhig und freundlich, informieren Sie Ihren Steuerberater und händigen Sie die bei der Betriebsprüfung geforderten Unterlagen aus. Im Idealfall haben Sie im Vorfeld schon darauf geachtet, die typischen Anfängerfehler der Buchhaltung zu vermeiden, die Ihnen sonst einiges an zusätzlichen Ärger einbringen können.

Verhandeln Sie!

Sie müssen nicht jede Entscheidung des Finanzamts hinnehmen. Sind Sie nicht einverstanden, weil z.B. bestimmte Ausgaben nicht akzeptiert wurden, können und sollten Sie Einspruch gegen den Steuerbescheid einlegen. Achten Sie darauf, dass Ihre Begründung ausführlich und nachvollziehbar ist. Das erhöht die Chance, dass der Einspruch akzeptiert wird. Wenn das nicht funktioniert, können Sie auch Klage einreichen. Solche Verfahren sind allerdings kostspielig und können sich über Jahre hinziehen. Oft ist es besser, mit dem Finanzamt das Gespräch zu suchen und einen Kompromiss auszuhandeln. Das gilt vor allem, wenn die Sachlage nicht eindeutig ist und die Angelegenheit eine Menge Zusatzarbeit für Ihren Sachbearbeiter bedeuten würde. Dann ist die Bereitschaft des Fiskus oftmals recht hoch, sich auf einen Kompromiss einzulassen. Wichtig: Es besteht zwar keine Pflicht, die Verhandlungen durch den Steuerberater durchführen zu lassen, Sie sollten solche Gespräche aber trotzdem lieber einem Profi überlassen.