5 Tipps für wirtschaftlich dauerhaften Praxiserfolg

1. Analysieren

Analysieren Sie, ob Sie mit dem Praxisertrag in Ihrem Unternehmen zufrieden sein können. Es ist nie zu spät, eine umfassende betriebswirtschaftliche Analyse zu starten: Wie sieht es in Ihrer Praxis aus? Hoher Umsatz und überdurchschnittliche Praxiskosten? Oder gar: Niedriger Umsatz und überdurchschnittliche Praxiskosten?

Sie haben grundsätzlich zwei Stellschrauben zur Verbesserung Ihres Praxisertrags: Der erreichte Umsatz – differenziert nach Kassenpraxis und Privatpraxis (einschließlich IGeL) gehört ebenso auf den Prüfstand wie die Praxiskosten (unter besonderer Berücksichtigung der Personalkosten). Ihre Finanzbuchhaltung ermittelt wichtige Daten für die Ertrags- und Liquiditätsplanung. Motivieren Sie bitte auch Ihren Steuerberater zu regelmäßigen Analysen.

2. Umfragen

Starten Sie mit einer Patienten- und Mitarbeiterbefragung zu einer „Schwachstellen-Analyse“: Natürlich sind Sie mit Ihrer Praxis im Großen und Ganzen zufrieden. Sonst hätten Sie längst reagiert. Möglicherweise haben sich im Laufe der Zeit aber doch Schwachstellen eingeschlichen, die Sie bisher ignoriert oder in der Hektik des Praxisbetriebes nicht wahrgenommen haben.

Wie steht es um die Motivation Ihrer Mitarbeiter? Erreichen Sie mit Ihrem Praxisangebot Ihre Klientel? Sind Ihre Patienten wirklich mit dem Praxisablauf zufrieden? Gibt es Kritik, die Sie bisher nicht aufgegriffen haben? Patienten und Mitarbeiterbefragungen sind im Rahmen Ihres Qualitätsmanagements ein unverzichtbares Instrument, den Ist-Stand zu objektivieren und, wenn es denn notwendig ist, erkannte Schwachstellen frühzeitig zu beseitigen.

3. Personaleinsatz optimieren

Mit der Optimierung des Personaleinsatzes können Sie Kosten sparen und Ihr Leistungsangebot erweitern: Die Personalkosten sind der zentrale Kostenfaktor in jeder hausärztlichen Praxis. Wenn es um die Senkung der Praxiskosten geht, führt daher kein Weg daran vorbei, die Personalausstattung unter die Lupe zu nehmen. Entspricht der Personalstand qualitativ und quantitativ tatsächlich dem Bedarf?

Handlungsbedarf haben Sie, wenn die Mitarbeiter überfordert sind und Schwächen bei der Patientenbetreuung sichtbar werden. Handlungsbedarf haben Sie aber auch, wenn die Mitarbeiter unterfordert sind, was auf einen Personalüberhang hindeutet. Flexible Arbeitzeiten je nach dem Zulauf in der Praxis sind eine gute Möglichkeit, die Personalkosten zu senken. Und vermeidbare Kosten durch Überstundenvergütungen abzubauen. Strukturieren Sie den Einsatz der Mitarbeiter und sorgen Sie mit exakten Stellen- und Aufgabenbeschreibungen für die Optimierung des Praxisbetriebs.

4. Zeitmanagement

Kümmern Sie sich um die Verbesserung des Zeitmanagements: Die Patienten bewerten die Leistungsfähigkeit Ihrer Praxis nach der Wartezeit und nach der Dauer der Behandlung. Gehen Sie der Frage nach, ob das Bestellsystem klappt und wo Sie im Dialog mit Ihren Mitarbeitern nachjustieren müssen.

Erfolgreiche Praxen arbeiten mit straff organisiertem Terminsystem. Machen Sie Ihre Mitarbeiter fit für eine ordentliche Terminplanung. Ihre Mitarbeiter können schon bei der Terminvereinbarung den voraussichtlichen Zeitbedarf planen und bei der Absprache dafür sorgen, dass Ihnen genügend Zeit für ein störungsfreies Gespräch mit dem Patienten bleibt.

5. Wettbewerb

Machen Sie Ihre Mitarbeiter fit für den Wettbewerb: Patientenbindung hat in der hausarztzentrierten Versorgung besonderes Gewicht. Der zentrale Punkt: Im Wettbewerb mit Ihren Kollegen müssen Sie dafür sorgen, dass sich die Patienten gerade bei Ihnen einschreiben. Sorgen Sie für eine positive Mund-zu-Mund-Propaganda ihrer Patienten.

Ihre Mitarbeiter sollten jedem Patienten den Eindruck vermitteln, dass er in Ihrer Praxis besonders gut aufgehoben ist und hier alles für sein gesundheitliches Wohlergehen geleistet wird. Oder haben Sie etwa Mitarbeiter am Empfang, die auf Ihre Patientenklientel und mögliche neue Patienten geradezu „abschreckend“ wirken? Ist es Ihnen recht, wenn Ihre Mitarbeiter potenzielle Neupatienten mit dem Hinweis abwehren, Ihre Praxis sei schon überlastet und neue Termine könnten erst nach einer tagelangen Wartezeit vergeben werden?