Für Ärzte, die vermieten: Nebenkostenabrechnung bei Immobilien

Betongold ist eine schöne Sache. Doch Unterhalt einer Immobilie kostet Geld. Selbst wenn sie vermietet ist. Zwar lässt sich ein Teil der Nebenkosten auf die Mieter umlegen. Doch das Verfahren ist kompliziert. Schon kleinste Fehler können einen Totalausfall bedeuten.

Sie haben erfolgreich ein Medizinstudium absolviert? Eine oder mehrere Facharztprüfungen bestanden? Womöglich haben Sie auch noch Ihren Doktor gemacht? Dann ist es an der Zeit, sich eine wirkliche Herausforderung zu suchen: zum Beispiel das Erstellen einer formell und inhaltlich korrekten Nebenkostenabrechnung für eine von Ihnen vermietete Immobilie.

Auch wenn die Zahlen des Mieterbundes, wonach jede zweite Nebenkostenabrechnung falsch ist, sich schwer verifizieren lassen. Fest steht: Angesichts der steigenden Energiekosten dürften etliche Mieter auch bei der kommenden Abrechnung wieder nach Fehlern suchen. Und sie werden erneut fündig werden. Denn die Anforderungen an eine  ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung sind hoch – die Regelungen und die Flut der dazugehörigen Gerichtsurteile selbst für Experten kaum noch zu überblicken.

Ärzte, die ein Haus oder eine Wohnung vermietet haben und nicht auf den dort angefallenen Nebenkosten sitzen bleiben wollen, tun daher gut daran, sich rechtzeitig in die komplexe Materie einzuarbeiten.

Die wichtigsten Regeln für Vermieter

Es mag überraschen: Doch von Gesetzes wegen ist erst einmal der Eigentümer dazu verpflichtet, die Betriebskosten für eine Immobilie zu tragen – und zwar selbst dann, wenn er nicht darin wohnt. Will er die Nebenkosten auf seinen Mieter umlegen, kann er das nur mit einer wasserdichten, vertraglichen Vereinbarung tun.  Die muss aber vergleichsweise strenge Anforderungen erfüllen, um wirksam zu werden. So verlangen die Gerichte zum Beispiel, dass jeder Bewohner aufgrund der im Vertrag getroffenen Regelungen halbwegs abschätzen können muss, welche Ausgaben am Ende des Jahres auf ihn zukommen. Ärzte, die als Vermieter auftreten, müssen daher alle denkbaren Posten einzeln auflisten. Vergessen sie eine Position, muss der Mieter sie nicht bezahlen.

Tipp:  Grundsätzlich können Ärzte alle Kosten, die einen wiederkehrenden Charakter haben, auf ihre Mieter umlegen. Da diese Definition aber recht vage ist, empfiehlt es sich,  im  Mietvertrag auf die Regelungen der Betriebskostenverordnung zu verweisen. Hier hat der der Gesetzgeber aufgelistet, welche Nebenkosten auf Mieter umgelegt werden können. Dieses Verfahren wird auch von den Gerichten akzeptiert.

Rechtzeitig anfangen

Wer eine Wohnung oder ein Haus vermietet, muss mindestens einmal im Jahr eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Der Abrechnungszeitraum braucht dabei nicht unbedingt mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Allerdings muss dem Mieter das Schriftstück spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Endet dieser beispielsweise am 30. November 2015, muss die Abrechnung spätestens am 30. November 2016 im Briefkasten des Mieters sein.

Vorsicht: Kommt das Schreiben auch nur einen Tag nach dem Stichtag beim Mieter an, braucht er nicht mehr zu bezahlen. Etwaige Erstattungen hingegen darf er auch nach Ablauf dieser Frist noch verlangen.

Penibel sein

Die Ein-Jahres-Frist wahren Vermieter nur, wenn ihre Abrechnung die folgenden Punkte enthält:

• Genaue Angaben zum Abrechnungszeitraum,
• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten für jede Position,
• exakte Angaben dazu, welcher Teil dieser Kosten der einzelne Mieter bestreiten muss,
• den Verteilungsschlüssel, nach dem die Kosten umgelegt werden (Wohnfläche oder Personenzahl) und
• die anfallende Summe abzüglich bereits geleisteter (eindeutig zu beziffernder) Vorauszahlungen.

Ärzte, die bei der Nebenkostenabrechnung auch nur eine dieser Positionen vergessen, riskieren, dass ein Gericht die Abrechnung im Streitfall als formell unwirksam einstuft. Der Mieter muss dann nicht zahlen.