Lagerhaltung in der Arztpraxis: Schluss mit unnötigen Engpässen

Nicht selten kommt es vor, dass die MFA schnell zur Apotheke laufen muss, weil gera­de ein spezieller Verband oder ein Infusions­zusatz nicht mehr in der Praxis vorrätig ist. Das macht aber nicht nur auf Patienten einen unprofessio­nellen Eindruck. Das Material kostet so auch wesent­lich mehr als im Großhandel.

Organisieren und automatisieren

Optimal ist es natürlich, wenn die Bestellung und Lagerung von Praxisbedarf und Formularen durch­organisiert und automatisiert ist. So kann man zum Beispiel neben ein Sono­Gerät immer zwei Flaschen Sono­Gel stellen. Ist eine leer, wird sie vom Arzt an ei­ner festgelegten Stelle deponiert. Das ist für die zu­ständige MFA dann das Signal, eine volle Flasche aus dem Lager zu holen, ohne dass weitere Anweisungen erforderlich sind. Derartige klar geregelte Aufgaben können bereits von Auszubildenden relativ schnell ei­genverantwortlich übernommen werden.

Guter Überblick dank Artikelkartei

Was auch gut hilft, den Überblick zu behalten, ist eine Artikelkartei – entweder als Papierkarteikarte oder digital auf dem Praxis-PC– mit folgenden, stets aktuell gehaltenen Informationen:

Artikelbezeichnung, Gebindegrößen, Mindest­bestellmenge, Mindestlagerbestand (Alarmbestand), Hauptlieferant, Alternativ­Lieferant I, Alternativ­Lie­ferant II und jeweils dazu der letzte Angebotspreis, die Lieferzeit und die Lieferkosten. Aufgeführt sein sollten auf der Artikelkartei auch die letzten Bestel­lungen mit Datum, Lieferant, Menge und Preis.

Notfalls hilft auch eine Kartei weiter

Wenn es Ihnen widerstrebt, auch hier alles zu digitalisieren: Eine handfeste Hilfestellung für die Lagerhaltung von Formularen und Materialien kann auch durch schlichte kleine Karten erreicht werden, die im Lager auf diejenige Packung im Stapel gelegt werden, ab der nachbestellt werden muss (Alarmbestand), um nicht bald in Bedrängnis zu geraten.

Sobald die Alarmkarte sichtbar wird, wird sie in ei­nem „Bestellkörbchen“ abgelegt. Dieses sollte dann regelmäßig von einer MFA eingesehen werden, die für Bestellungen zuständig ist. So kann sie dann immer rechtzeitig ausreichende Mengen im wesentlich güns­tigeren Großhandel bestellen.

Die Stelle der Kartenpositionie­rung sollte so gewählt sein, dass immer noch genügend vorrätig ist, um den voraussichtlichen Be­darf bis zur nächsten Lieferung zu überbrücken. Typische Ver­brauchsmenge, übliche Lieferzeit und ein Sicherheitszuschlag sollten dabei berücksich­tigt werden.

Zu viel auf Lager bindet Kapital

Zu große Lagerbestände sind allerdings auch keine sparsame Lösung. Denn sie binden erstens Kapital, zweitens kann auch einiges Geld verloren gehen, wenn durch das Überschreiten des Mindesthaltbar­keitsdatums die gekaufte Ware schließlich unbrauch­bar wird. Also auch bei Sonderangeboten lohnt es sich, immer genau nachzurechnen, ob die größere, günstigere Bestellung unterm Strich tatsächlich einen finanziellen Vorteil bringt.