Onboarding: Wie Sie neue Mitarbeiter rasch binden

Der Einstieg in einen neuen Job und die Probezeit fühlt sich für viele wie eine Prüfung an. Dabei ist es vielmehr eine Prüfung für den Arbeitgeber. Denn Statistiken zeigen, dass 18 % der Bewerbenden in den ersten 100 Tagen nach einer Einstellung den Job von sich aus wieder gekündigt haben (Quelle: Softgarden).

Dabei belegen die Zahlen auch, dass Unternehmen mit gutem Onboarding motiviertere Mitarbeitende haben, weniger Kündigungen innerhalb der Probezeit verzeichnen und besser ihre Ziele erreichen.

Als Onboarding bezeichnet man den Prozess, bei dem neue Mitarbeitende in die Arbeitsumgebung eines Unternehmens eingeführt werden. Die Mitarbeitenden werden quasi „an Bord“ geholt. Es geht hier nicht nur um die fachliche Einarbeitung, sondern auch um soziale Integration ins Team, damit der/die neue MFA sich schnell in seiner/ihrer Rolle zurechtfindet, effektiv im Praxisalltag mitarbeiten kann und vor allem als Teammitglied lange der Arztpraxis erhalten bleibt.

Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag

Sobald ein Arbeitsvertrag unterzeichnet wurde, befinden sich neue Mitarbeitende in der Preboarding-Phase. Damit ist die Zeit bis zum ersten Arbeitstag gemeint. Auch hier können Neulinge noch abspringen und ein vermeintlich besseres Angebot annehmen.

Die Experten von Virchowbund und „MFA mal anders“ raten deshalb dazu, in dieser sensiblen Phase den Kontakt via E-Mail zu halten und Informationen zu den weiteren Schritten zu geben, z. B.:

• Wann und bei wem soll sich der/die neue Mitarbeiter/in am ersten Tag melden?
• Welche Kleidung soll getragen werden?
• Welche Dokumente oder Informationen (z. B. für das Lohnsteuerbüro) sollen am ersten Tag mitgebracht werden?

„Auch ein kleines Willkommenspaket, das vorab verschickt wird, ist eine tolle Überraschung und hebt Sie als attraktiven Arbeitgeber von anderen Praxen ab“, weiß Kristin Maurach, Gründerin der Karriereplattform „MFA mal anders“.

„Buddy“ ist persönlicher Ansprechpartner

Besonders am Anfang haben neue MFA in der Praxis viele Fragen zu den Abläufen, den medizinischen Geräten, wo bestimmte Instrumente aufbewahrt werden, etc. Nichts ist schlimmer, als wenn neue Mitarbeitende sich in dieser Phase des Ankommens und Zurechtfindens alleingelassen fühlen.

Ohne feste Kontaktpersonen trauen sich die Neuankömmlinge oftmals nicht, ihre Fragen zu stellen. Sie fühlen sich nicht gesehen oder wertgeschätzt und sind schnell überfordert.

Ein Onboarding-Buddy ist die Vertrauensperson für neue Mitarbeiter und hilft, sich in der ersten Zeit schneller zurechtzufinden. Wichtig dabei: Sowohl der Buddy als auch das neue Teammitglied benötigen anfangs etwas freie Zeit, um alles in Ruhe und ohne Zeitdruck zu erklären und zu zeigen.

Checklisten und To Dos geben Überblick

Ein strukturierter Einarbeitungsplan mit allen anfallenden Arbeitsabläufen, Prozessen, Geräten und Informationen, die man als neuer Mitarbeiter kennen muss, ist die Basis für eine erfolgreiche Einarbeitung.

Der Onboarding-Buddy steht auch hier begleitend zur Seite, um in einzelne Programme und Geräte einzuführen und bei Bedarf im Praxisalltag mögliche Fragen direkt persönlich zu klären. Eine Liste mit To Dos in den ersten Tagen, Wochen und Monaten gibt beiden Seiten einen guten Überblick und Fahrplan.

Virchowbund-Tipp: Wenn Sie ein aktuelles QM-System etabliert haben, können Sie die dortigen Arbeitsanweisungen und Checklisten in den Einarbeitungsplan integrieren. Neue Teammitglieder haben so die Möglichkeit, bei Unsicherheit jederzeit nachzulesen.

Vor allem bei fachfremden MFA oder QuereinsteigerInnen helfen Fortbildungen, um Fachwissen zu vermitteln. Das bestehende Team wird zudem etwas entlastet in der Wissensvermittlung.

Der Virchowbund informiert auf seiner Webseite über das Potenzial von Quereinsteigern in der Praxis und bietet einen Muster-Arbeitsvertrag.

Nähe aufbauen und ins Team integrieren

Einer der häufigsten Gründe für einen Jobwechsel ist ein nicht funktionierendes Team. Deshalb sollten neue Mitarbeitende so früh wie möglich ins Team integriert werden. Kristin Maurach hat dafür zahlreiche Tipps parat:

„Geben Sie Neulingen die Gelegenheit, das Team im kleinen Kreis kennenzulernen, z. B. durch gemeinsame Pausen mit einzelnen Personen im Rotationsprinzip. Beim Mittagessen oder einem Kaffee zwischendurch herrscht eine ungezwungenere Atmosphäre, um sich zu beschnuppern.

Kurze 15-minütige Meetings (z. B. im 2-Wochen-Rhythmus) zwischen dem neuen Mitarbeiter und dem Vorgesetzten geben die Möglichkeit zum Austausch, Kennenlernen und vermitteln das Gefühl gehört zu werden. Auch hier sammeln Sie als Arbeitgeber wieder Pluspunkte für Wertschätzung und Vertrauensaufbau. Geben Sie Feedback, um den neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich zu verbessern und zu lernen. Loben Sie Fortschritte und fragen Sie auch aktiv nach Gegenfeedback und Verbesserungsvorschlägen.“

Services für Virchowbund-Mitglieder

Der Virchowbund bietet eine eigene Checkliste für das Mitarbeitergespräch und weitere Tipps rund um die Personalsuche und Mitarbeiterbindung. Mitglieder erhalten zudem 15 % Rabatt auf Stellenanzeigen im Karriereportal für MFA & ZFA. Auf Wunsch können Arbeitgeber dort auch eine persönliche 1:1-Betreuung buchen.

Von A wie Arbeitsrecht bis Z wie Zulassung: Der Verband der niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte Deutschlands (Virchowbund) antwortet in der Kolumne „Praxis aktuell“ auf häufige Fragen, die niedergelassene und angestellte Ärzte und MFA im Praxisalltag umtreiben und gibt Tipps aus der Rechtsberatung.