„Praxisbedarf wird auf eigene Rechnung eingekauft. Anders als beim Sprechstundenbedarf werden Ihnen die Kosten nicht direkt ersetzt. Es lohnt sich für Sie also, zu sparen“ – so motiviert Margaret Plückhahn in ihrer Praxisberatung Ärztinnen und Ärzte dazu, sich mit dem Thema Materialmanagement auseinanderzusetzen.

Der Begriff klingt kompliziert, ist aber eigentlich recht einfach: Es geht vor allem darum, beim Bestellen planvoll vorzugehen, um

• günstigere Preise zu bekommen
• Arbeitszeit effizienter einsetzen
• das Lager nicht zu überlasten
• Haltbarkeitsfristen einzuhalten
• weniger Kapital zu binden

Ziel ist es, dass zu jeder Zeit das richtige Material in der Arztpraxis verfügbar ist. Die Praxisberaterin des Virchowbundes hat dafür einige Tipps parat:

Materialübersicht anlegen

Welche Mittel und Materialien werden regelmäßig ge- und verbraucht? Welche Produkte und Materialien sind tatsächlich nur im Einzelfall bzw. für bestimmte individuelle Behandlungen erforderlich? Was ist Sprechstundenbedarf? Was ist Praxisbedarf?

Auf der Virchowbund-Webseite finden Sie unter Praxisbedarf und Sprechstundenbedarf eine Einteilung und Definition, die Ihnen weiterhilft.
Beim Praxisbedarf sollte je Material auch folgende Daten notiert werden:

• Lieferanten
• Preise
• Lieferfristen
• relevante Zahlungsbedingungen
• Ansprechpartner
• Bestellmenge
• Verbrauch
• Rechnungseingänge
• Zahlungen

Inventur machen

Margarete Plückhahn rät dazu, die Materialmenge am Monatsbeginn und -ende zu zählen. Die Differenz ist der Verbrauch pro Monat. Im zweiten Schritt sollte man erfassen, in welcher Menge und in welchem Rhythmus Material bestellt wird. Stimmen die Bestellintervalle mit dem Verbrauch laut Inventur überein?

Die Virchowbund-Beraterin warnt außerdem davor, sich mit automatischer Belieferung und vorgefertigten Bestelllisten von Lieferanten „helfen“ zu lassen. Besser ist es, sich selbst einen Überblick zu verschaffen, Konditionen genau zu vergleichen und bei bestimmten Materialien auch eine Reserve einzuplanen.

Achtung bei der Haltbarkeit: Wie im Supermarkt gilt die Regel „first in, first out“. Ältere Materialien werden zuerst verbraucht.

Lieferungen richtig entgegennehmen

Lieferungen sollten nicht in der hektischen Sprechstunde ankommen, sondern dann, wenn Sie genug Zeit haben, um die Ware auch zu kontrollieren. Außerdem sollte es ein Lager geben, an dem alles Material seinen festen Ort hat und ohne Qualitätsverlust aufbewahrt werden kann. Mehrfaches Umräumen kostet Zeit.

Die Materialien müssen aber im Praxisalltag erreichbar sein. Für das Bestücken der einzelnen Behandlungsräume können Checklisten helfen. Das Auffüllen wird dann in der Routine von den verantwortlichen Mitarbeitern erledigt.

Warenein- und Ausgang digitalisieren

Für Zahnarztpraxen gibt es bereits Systeme, um Lagerbestände mithilfe eines Smartphones oder Handscanners elektronisch zu registrieren. Wird ein Material verwendet, muss es ebenfalls gescannt werden. Die Nachbestellung ist genauso unkompliziert am PC möglich.

Das ist für die allermeisten Hausarzt- und Facharztpraxen Zukunftsmusik. Es schadet dennoch nicht, einmal beim PVS-Anbieter nachzufragen.
Eine individuelle Lösung ist aber auch schnell selbst gemacht. Wenden Sie sich für weitere Tipps einfach an unsere Praxisberatung. Für Mitglieder im Virchowbund ist dieser Service bereits im Mitgliedsbeitrag enthalten.

Von A wie Arbeitsrecht bis Z wie Zulassung: Der Verband der niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte Deutschlands (Virchowbund) antwortet in der Kolumne „Praxis aktuell“ auf häufige Fragen, die niedergelassene und angestellte Ärzte und MFA im Praxisalltag umtreiben und gibt Tipps aus der Praxis- und Rechtsberatung.