Dieser Notfallordner gehört in jede Arztpraxis

Jeder Arzt und jede Ärztin sollte schon zu Lebzeiten einen Notfallordner zusammenstellen, rät der Verband der niedergelassenen Ärzte (Virchowbund). Darin enthalten sein sollen alle Dokumente, die im Fall eines Todes oder einer plötzlichen schweren Erkrankung für Partner, Familie oder Praxismitarbeiter relevant sind. Neben einem etwaigen Testament sind das vor allem Vollmachten.

Unternehmervollmacht und Bankvollmachten

Praxisinhaber sollten eine sogenannte Unternehmervollmacht ausstellen. Sie ermächtigt eine Person, unternehmerisch an Stelle des Arztes bzw. der Ärztin zu handeln. Diese Unternehmervollmacht ist essentiell, damit die Praxis weiterbestehen kann, wenn der Praxisinhaber bzw. die -inhaberin durch eine plötzliche schwere Krankheit, einen Unfall oder Tod verhindert ist. Die Vollmacht kann zeitlich befristet oder unbefristet, widerruflich oder unwiderruflich oder unter einer Bedingung formuliert werden.

Virchowbund-Tipp: Es ist wichtig, den Umfang der Vollmacht klar zu definieren. Schwammige Formulierungen könnten zu Unsicherheiten und Kompetenz-Streit führen.

Bankvollmachten für Geschäfts- und Privatkonten funktionieren ähnlich wie die Unternehmervollmacht nur dann, wenn der Kontoinhaber nicht mehr geschäftsfähig ist. Für Partner einer Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) kann es z. B. sinnvoll sein, den anderen Praxispartnern eine Vollmacht für ein bestimmtes Bankkonto zu erteilen.

Virchowbund-Tipp: Banken akzeptieren oftmals keine Generalvollmacht, sondern nur ihre eigenen Formulare. Informieren Sie sich daher bei Ihrer Bank, wie die Vollmacht ausgestaltet sein muss.

Vorsorgevollmacht

Neben Bank- und Unternehmervollmacht ist auch eine Vorsorgevollmacht sinnvoll. Mit der Vorsorgevollmacht wird eine Vertrauensperson damit beauftragt, bestimmte geschäftliche Angelegenheiten zu regeln, falls der Vollmachtgeber dazu nicht mehr in der Lage ist. Die Vorsorgevollmacht ist z. B. nötig, damit Hinterbliebene Versicherungen kündigen oder einen Vertrag mit einem Pflegeheim abschließen können.

Falls es keine Vorsorgevollmacht gibt, wird stattdessen ein gerichtliches Betreuungsverfahren eingeleitet. Das Gericht kann dann Angehörige zum Betreuer bestellen, aber auch andere Personen. Die Vorsorgevollmacht verhindert dieses Verfahren und spart damit im Ernstfall erheblich Zeit.

Patienten- und Betreuungsverfügung

Für die meisten Ärztinnen und Ärzte sind die Patientenverfügung und die Betreuungsverfügung aus dem klinischen Alltag bekannt. Während die Patientenverfügung die Wünsche zur (Nicht-)Behandlung dokumentiert, bestimmt die Betreuungsverfügung, wo jemand im Krankheitsfall betreut werden möchte und von wem.

Textvorlagen für die Vorsorgevollmacht, die Patientenverfügung, die Betreuungsverfügung und die Bankvollmacht stellt das Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz zur Verfügung.

Passwörter, Versicherungen und sonstige wichtige Informationen

Auch Unterlagen zu Immobilien, Darlehen und rund um den Weiterbetrieb der Praxis gehören in den Notfallordner. Im Idealfall enthält der Notfallordner Informationen über:

• Private Vorsorge und Absicherungen (z. B. Lebensversicherung)
• Versicherungen (Praxis und privat)
• Sonstige Verträge wie Abos, Leasingverträge etc.
• Mitgliedschaft bei Ärztekammer, Kassenärztlicher Vereinigung und Versorgungswerk
• Mitgliedschaft in Verbänden und Vereinen (beruflich und privat)
• Immobilienverzeichnis
• Mietvertrag für Wohnung und Praxis
• Mitarbeiterverzeichnis mit Tätigkeitsbeschreibung
• Kontaktdaten der Angehörigen und Dienstleister im Notfall (z. B. Anwalt und Steuerberater)
• Wichtige Passwörter

Virchowbund-Tipp: Angehörige bzw. Vertrauenspersonen und Praxispartner sollten darüber Bescheid wissen, dass ein Notfallordner existiert und wo er sich befindet.  Es gibt auch die Möglichkeit, die beglaubigten Dokumente im Zentralregister der Bundesnotarkammer hinterlegen zu lassen.

Als Praxisinhaber sollten Sie Ihre Praxis auch für den Fall absichern, dass Sie durch eine schwere Krankheit oder einen Unfall berufsunfähig werden. Dazu bietet sich oft eine Kombination aus Unfall-, Betriebsunterbrechungs- und Praxisausfallversicherung an.

Die Praxisausfallversicherung springt ein, wenn der normale Praxisbetrieb infolge von Krankheit oder Unfall des Praxisinhabers oder Quarantänemaßnahmen gestört oder unterbrochen wird. Sie ersetzt den entgangenen Betriebsgewinn und die Kosten für Gehälter, Miete und Steuern.

Eine besonders günstige Variante der Versicherung erhalten Mitglieder im Virchowbund über den auf das Gesundheitswesen spezialisierten Versicherungsmakler EcclesiaMed. Der Verband informiert auf seiner Webseite über die flexibel kombinierbaren Bausteine der Versicherung und gibt weitere Tipps im Blogbeitrag „Praxisausfall: So schützen Sie sich“.

Von A wie Arbeitsrecht bis Z wie Zulassung: Der Verband der niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte Deutschlands (Virchowbund) antwortet in der Kolumne „Praxis aktuell“ auf häufige Fragen, die niedergelassene und angestellte Ärzte und MFA im Praxisalltag umtreiben und gibt Tipps aus der Rechtsberatung.