Checkliste: Praxisurlaub vorbereiten

Wenn die Praxis für mehrere Tage oder Wochen schließt, ist gute Vorbereitung nötig. Eine komplette Praxisurlaub-Checkliste mit ergänzenden Informationen finden Sie auf der Homepage des Virchowbundes zum Download.

Vertretung

Mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Praxisurlaub sollten Sie mit den ersten vorbereitenden Arbeiten beginnen. Vertragsärzte – auch wenn sie angestellt sind – müssen für eine Vertretung sorgen. Innerhalb einer Berufsausübungsgemeinschaft oder einer anderen Praxisform mit mehreren Ärzten übernimmt meist ein Kollege die Vertretung. Schließt die gesamte Praxis, müssen Sie sich mit Praxen in der Nähe abstimmen.

Wichtig bei der Regelung der Vertretung ist, ob Ihr Vertreter in Ihrer Praxis und unter Ihrer LANR/BSNR tätig wird (Vertretung nach Vertragsarztrecht), oder ob er in seiner eigenen Praxis und unter eigener LANR praktiziert (Kollegiale Vertretung). Genaueres zu dieser Unterscheidung erklärt der Virchowbund auf seiner Themenseite Vertretung.

Bei kollegialer Vertretung ist eine Vertreterbestellung schon ab dem ersten Tag der Abwesenheit erforderlich. Sie brauchen in den ersten 12 Wochen keine Genehmigung der Kassenärztlichen Vereinigung (KV). Dauert die Vertretung aber länger als fünf Tage, muss sie der KV gemeldet werden.

Information an Patienten

Sobald der Vertreter feststeht, sollten Sie einen Aushang mit der Urlaubsankündigung gut sichtbar in der Praxis platzieren. Denken Sie auch an Hinweise auf Ihrer Praxis-Homepage, Ihren Einträgen bei Google, Doctolib, Facebook & Co.

Der Virchowbund bietet eine Vorlage für den Praxisaushang. Diese können Sie einfach anpassen und ausdrucken. Tipp: Wenn Sie das Papier laminieren und mit Marker beschriften, können Sie den Aushang mehrfach verwenden.

Am Ende des letzten Arbeitstages besprechen Sie den Anrufbeantworter. Erklären Sie, von wann bis wann sind Sie im Urlaub sind und wer die Vertretung übernimmt. Nennen Sie auch die Adresse und Telefonnummer der Vertretungs-Praxis.

Terminplanung anpassen

Regelmäßige Folgetermine von Patienten sollten Sie so setzen, dass sie nicht in die Urlaubszeit fallen. Falls nötig, können die mit der Terminplanung beauftragten MFA die Termin-Abstände rechtzeitig etwas verkürzen oder verlängern. Auch dafür ist Vorausplanung nötig.

Sie sollten dann die Patienten ausdrücklich darauf hinweisen, wenn der nächste Termin etwas früher oder später liegt als sonst.

In den 14 Tagen vor Urlaubsbeginn sollten Sie in der Terminplanung einige Termine freihalten für Patienten, die unbedingt noch einmal einbestellt werden müssen oder für akute Termine.

Den Terminplan für die erste Woche nach dem Urlaub sollten Sie nicht komplett füllen. Halten Sie Termine für Akut-Patienten frei, die nicht Ihren Vertreter aufsuchen wollten. So ersparen Sie sich eine komplette Termin-Überlastung direkt nach dem Urlaub.

Auch die Urlaubszeiten des Praxisteams wollen geplant werden. Wer wie viel Urlaubsanspruch hat, wann Urlaub verfallen kann, was Sonderurlaub ist und inwieweit Arbeitgeber bestimmen können, wann Mitarbeiter Urlaub nehmen müssen – das und mehr erklärt der Virchowbund auf der Themenseite Urlaubsplanung.

Sonstiges

Überprüfen Sie etwa 3 Wochen vor dem Praxisurlaub die Lagerbestände und lösen Sie Bestellungen aus.

Bestellen Sie Zeitungen und Zeitschriften ab und treffen Sie Regelungen für die Post: Ist jemand aus dem Team zuständig, den Briefkasten auch während des Urlaubs täglich zu leeren? Oder sollen Briefe im Postzentrum gesammelt und gelagert werden?

Informieren Sie auch die Reinigungsfirma über den Praxisurlaub. Möglicherweise ist dieser Zeitraum ideal für eine Grundreinigung.

Am letzten Arbeitstag vor Feierabend sollten Sie einen Abschlussrundgang durch die Praxis machen und dabei kontrollieren, ob alle Fenster geschlossen und alle Geräte ausgeschaltet sind, das Sprechzimmer ordentlich und sauber und die Anmeldung aufgeräumt ist.

Von A wie Arbeitsrecht bis Z wie Zulassung: Der Verband der niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte Deutschlands (Virchowbund) antwortet in der Kolumne „Praxis aktuell“ auf häufige Fragen, die niedergelassene und angestellte Ärzte und MFA im Praxisalltag umtreiben und gibt Tipps aus der Rechtsberatung.