Weniger Bürokratie: Selbstständige werden etwas entlastet
Ina ReinschDas IV. Bürokratieentlastungsgesetz sorgt unter anderem dafür, dass für Arbeitsverträge nach dem Nachweisgesetz künftig nicht mehr die Schriftform gilt und Buchungsbelege im Steuerrecht früher entsorgt werden können. Was Praxisinhaberinnen und -inhaber jetzt wissen müssen.
Der Bundesrat hat Mitte Oktober 2024 dem IV. Bürokratieentlastungsgesetz zugestimmt. Damit können nun Regelungen in Kraft treten, die den Alltag von Unternehmerinnen und Unternehmern sowie Selbstständigen entlasten sollen.
Eine im Praxisalltag spürbare Neuerung betrifft den einfacheren Abschluss von Arbeitsverträgen. Zwar müssen Arbeitsverträge, um wirksam zu sein, nicht zwingend schriftlich geschlossen werden, auch wenn viele das glauben. Es genügt bei unbefristeten Verträgen auch eine mündliche Vereinbarung, wenn sich beide Parteien einig sind. Nur für befristete Arbeitsverträge ist zwingend die Schriftform vorgesehen. Schriftform bedeutet im Juristendeutsch, dass unter dem Dokument beide Parteien eigenhändig unterschreiben müssen.
Arbeitsverträge künftig auch ohne Unterschrift und per Mail möglich
Unbefristete Arbeitsverträge ereilt das Schriftformerfordernis aber durch die Hintertür. Denn nach dem Nachweisgesetz sind Arbeitgeber bislang dazu verpflichtet, die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsvertrags schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Dazu zählen unter anderem Infos zu Tätigkeit, Arbeitszeit, Arbeitsentgelt, Urlaub und Überstunden.
Das Schriftformerfordernis nach dem Nachweisgesetz soll nun entfallen. Künftig genügt die sogenannte Textform, das heißt, dass ein Schriftstück ohne Unterschrift ebenso ausreicht wie eine E-Mail. Wer als Praxisinhaber oder -inhaberin einem neuen Mitarbeitenden die wesentlichen Vertragsbedingungen per E-Mail zukommen lässt, muss die Mail aber mit Empfangsbestätigungs-Funktion ausstatten. Der Arbeitnehmer kann theoretisch aber weiterhin auf der Schriftform bestehen. Und manche Branchen wie das Baugewerbe sind von dieser Erleichterung ausgenommen. Praktisch ist es damit nun möglich, dass Ärztinnen und Ärzte einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit einer MFA mündlich schließen und der MFA die Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz anschließend per E-Mail zukommen lassen.
Auch im Bereich Elternzeit baut das Bürokratieentlastungsgesetz Hürden ab. Anträge auf Elternzeit und Teilzeitarbeit während der Elternzeit können Arbeitnehmer künftig ebenfalls in Textform – also beispielsweise per E-Mail – bei ihrem Arbeitgeber einreichen. Bisher mussten Arbeitnehmer den Antrag schriftlich stellen. Eine weitere wichtige Neuerung betrifft die Ausstellung von Arbeitszeugnissen: Für sie ist mit Einwilligung des Arbeitnehmers die digitale Form mit elektronischer Signatur möglich.
Aufbewahrung für Buchungsbelege nur noch acht Jahre
Eine weitere Entlastung enthält das Bürokratieentlastungsgesetz im Bereich Buchhaltung und Belege. Buchungsbelege müssen künftig nur noch acht statt bislang zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu zählen unter anderem Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Reklamationen sowie Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlussbestätigungen, Kontenauszüge).
Zu den wesentlichen Änderungen gehört die Modernisierung der Bekanntgabe der Steuerbescheide und anderer Steuerverwaltungsakte. Künftig soll es den Steuerbehörden ermöglicht werden, Steuerbescheide und andere Steuerverwaltungsakte digital zum Abruf bereitzustellen. Die bisher vorgesehene Einwilligung des Empfängers entfällt, stattdessen ist eine Widerspruchslösung geplant. Inkrafttreten soll das Ganze am 1. Januar 2025.
Vorsicht bei befristeten Arbeitsverträgen
Vorsicht ist nach wie vor bei befristeten Arbeitsverträgen geboten. Diese bedürfen weiterhin der Schriftform (§ 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz). Enthält ein Arbeitsvertrag neben den Arbeitsbedingungen im Sinne des Nachweisgesetzes auch eine Befristungsabrede, sollten Ärzte auf die Schriftform achten. Wurde ein befristeter Arbeitsvertrag nicht schriftlich geschlossen, ist er aber nicht im gesamten unwirksam, sondern lediglich die Befristungsabrede. Das bedeutet, das mit dem Arbeitnehmer ein unbefristeter Arbeitsvertrag zustande gekommen ist. Eine Ausnahme zum grundsätzlich weiterhin bestehenden Schriftformerfordernis für Befristungsvereinbarungen gibt es aber künftig für sogenannte Altersbefristungen, also Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wonach das Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze durch den Arbeitnehmer automatisch endet. Hierfür genügt künftig die Textform.