Praxisverkauf: Was passiert mit der Patientenkartei?

Die Frage, wie die Patientenkartei bei einem Praxisverkauf korrekt übergeben wird, ist nicht nur für den abgebenden Arzt wichtig, sondern auch für denjenigen, der eine Praxis mit Patientenstamm neu übernimmt. Denn straf- und datenschutzrechtlich lauern hier einige Fallen. Ein laxer Umgang mit den Patientendaten kann zu hohen Strafen führen.

Grundsätzlich müssen Patientenakten vom behandelnden Arzt nach Abschluss der Behandlung zehn Jahre lang aufbewahrt werden, sofern nicht andere Aufbewahrungsfristen gelten (§ 630f BGB). Fand eine Behandlung beispielsweise im Jahr 2020 ihren Abschluss, darf der Arzt die hierzu erfolgte Dokumentation mit Ablauf des Jahres 2030 vernichten oder löschen. Das gilt auch, wenn der Arzt seine Praxis aufgibt. Wird eine Praxis verkauft, ist neben dem Standort und dem Inventar meist der Patientenstamm ein entscheidender Kapitalfaktor. Die Patientenkartei darf allerdings nicht isoliert verkauft werden. Das hat der Bundesgerichtshof entschieden. Eine solche Vereinbarung wäre nichtig.

Zwei-Schrank-Modell hat sich bewährt

Bei einer Mitveräußerung im Rahmen eines Praxisverkaufs müssen sowohl der Verkäufer als auch der Erwerber die ärztliche Schweigepflicht und die datenschutzrechtlichen Bestimmungen beachten. Für eine Wahrung der ärztlichen Schweigepflicht ist es wichtig, dass der Verkäufer vor der Übergabe der Kartei die Einwilligung des Patienten einholt. Hier hat sich das sogenannte Zwei-Schrank-Modell bewährt. Es wird seit Jahrzehnten praktiziert, ist kostengünstig und sicher. Wird die Patientenkartei noch in Papierform verwaltet, bekommt der Praxiskäufer die Altkartei verschlossen in einem zugriffssicheren Aktenschrank übergeben und führt eine zweite, eigene Kartei. Auf die alte Patientenkartei darf der Erwerber erst zugreifen, wenn er beim Besuch eines Altpatienten dessen Einwilligung dazu erhält. Bei einer digitalen Kartei funktioniert das ähnlich: Die Altkartei muss mit Passwort verschlüsselt gespeichert werden, ein Zugriff erfolgt erst nach Einwilligung des Patienten. Dieses Zwei-Schrank-Modell wird von der Rechtsprechung gebilligt.

Um Probleme zu vermeiden, sollten Käufer und Verkäufer die Übergabe der Patientenkartei jedoch von vertraglichen Vereinbarungen flankieren. Zum einen schließen Praxisverkäufer und -käufer hinsichtlich der Aufbewahrung der Patientenakten einen Verwahrungsvertrag, der vorsieht, dass der Erwerber die Aufbewahrung für den Praxisverkäufer übernimmt. Darüber hinaus bedarf es noch datenschutzrechtlicher Regelungen. Denn bei der Aufbewahrung kann es sich um einen gemeinsamen Verantwortungsbereich nach Art. 26 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), um eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO oder um eine Datenübermittlung handeln.

Rat vom Experten ist für vertragliche Regelung sinnvoll

Diese Punkte sollten individuell von einem Fachmann geprüft und in entsprechenden datenschutzkonformen vertraglichen Regelungen festgeschrieben werden. Ärztinnen und Ärzte sollten bei einem Praxiskauf oder -verkauf nicht auf Musterverträge zurückgreifen. Denn es droht ihnen nicht nur eine Strafbarkeit wegen eines Verstoßes gegen die ärztliche Schweigepflicht, sondern auch ein hohes Bußgeld wegen Datenschutzverstößen.