So gestalten Sie erfolgreiche Teamsitzungen in Ihrer Arztpraxis

Nur fachlich top zu sein, reicht nicht, um eine Praxis erfolgreich zu führen. Eine gute Organisation und ein motiviertes Team sind ebenfalls wichtig. Und dazu sind Meetings mit den Mitarbeitern unerlässlich. Hier können Sie Veränderungen bekanntgeben, Ihre Mitarbeiter Probleme ansprechen und alle gemeinsam über bestimmte Themen diskutieren. Außerdem ist ein Treffen eine gute Möglichkeit, als Chef zu zeigen, dass ihm sein Team wichtig ist.

Themen vorher schon definieren

Damit das Meeting auch ideal verläuft, sollten Sie es gut planen. Bestimmen Sie die Themen schon vorher. Die Punkte sollten allerdings nicht nur von Ihnen, sondern auch von Ihren Mitarbeitern kommen. Stellen Sie dafür zum Beispiel einen Ablagekorb auf oder legen Sie eine Liste aus, auf der jeder seine gewünschten Themen eintragen kann. Prüfen Sie dann, ob jeder Punkt in der Konferenz besprochen werden muss oder nicht schon vorher geklärt werden kann, wie Konflikte zwischen Mitarbeitern. Die gehören besser in ein Vier- oder Sechs-Augen-Gespräch. In einer Teamsitzung kann später höchstens das Ergebnis besprochen werden.

Zeitrahmen festlegen

Legen Sie außerdem einen Zeitrahmen fest. Länger als 90 Minuten sollte kein Meeting dauern, da ansonsten Konzentration und Motivation der Beteiligten nachlassen. Neben den geplanten Themen sollte in der Zeit aber auch noch etwas Luft für Diskussionen sein, die während der Sitzung auftreten könnten. Und wenn Sie mögen: Bestimmen Sie einen Gesprächsleiter. Das kann jedes Mal eine andere Person aus dem Team sein. Diese muss die Zeit kontrollieren und kann auch Regeln festlegen – zum Beispiel, dass jeder fünf Minuten hat, seine Sicht darzustellen. So hat man die Möglichkeit, bei hitzigen Diskussionen die Sitzung entsprechend zu lenken.

Ergebnisse unbedingt festhalten

Benennen Sie in jedem Fall einen Protokollführer. Einer der Teilnehmer schreibt dann während des Meetings alles in Stichpunkten mit. So können Sie später allen auch eine Zusammenfassung mit den wichtigen Beschlüssen, Ergebnissen und Neuigkeiten aushändigen.

Geben Sie spätestens zwei Tage vorher Datum und Ort für das Meeting bekannt. Außerdem werden schon die Punkte genannt, die besprochen werden sollen.

Die Häufigkeit eines Meetings hängt natürlich auch von der Größe Ihrer Arztpraxis ab, aber auch von Dringlichkeiten. Bei einem normalem Geschäftsverlauf reichen zwei Teamsitzungen pro Monat. In bewegten Zeiten können aber auch wöchentliche Treffen sinnvoll sein, diese können dann auch kürzer sein. Berufen Sie in jedem Fall aber regelmäßig ein Meeting ein. Denn so wird der Wir-Gedanke gestärkt, was wiederum Einfluss darauf hat, dass alle mit mehr Spaß bei der Arbeit sind. Und das werden dann auch Ihre Patienten bemerken.