Praxismanagerin einstellen: Mehr Freiraum für Ihre Kernaufgaben
Melanie HurstMedizin hat wohl keiner studiert, damit er stundenlang Formulare ausfüllen kann, IT-Probleme löst oder QM-Handbücher erstellt. Niedergelassene Ärztinnen und Ärzte, die keine Lust mehr auf solche Aufgaben haben, können überlegen, eine Praxismanagerin zur Entlastung einzustellen.
Immer mehr bürokratische Auflagen erschweren Praxisinhaberinnen und -inhabern das Leben. Sie und ihre Mitarbeitenden müssen inzwischen mehr als 61 Tage (!) im Jahr für den Papierkram aufwenden. Aber nicht nur das hält von der Patientenversorgung ab. Die störanfällige Telematikinfrastruktur sorgt für häufige Unterbrechungen des Praxisablaufs, der Fachkräftemangel zwingt zu zeitaufwendigen Personalsuchen, aber auch interne Konflikte bringen Sand ins Getriebe und erfordern das Eingreifen der Chefin beziehungsweise des Chefs.
Eine Arztpraxis unternehmerisch erfolgreich zu führen, ist eine komplexe Aufgabe geworden, die viel mehr erfordert als die reine Patientenversorgung. Vor allem in größeren Praxen und MVZ ist es kaum mehr möglich, dass Ärztinnen und Ärzte sämtliche organisatorischen Aufgaben selbst übernehmen. Was also tun? Unterstützung können Praxismanagerinnen und -manager bieten. Sie entlasten die Praxisleitung und sorgen dafür, dass der Betrieb läuft. Diese verantwortungsvolle Position wird häufig von erfahrenen MFA übernommen, die durch Weiterbildung auf diese Tätigkeit vorbereitet wurden.
Aufgaben eines Praxismanagers oder einer Praxismanagerin
Diese übernehmen viele Aufgaben, die je nach Praxisgröße und spezifischen Anforderungen variieren können. Die Aufgaben sind jedoch stets darauf ausgerichtet, den Praxisbetrieb effizient zu gestalten. Einige der typischen Aufgaben sind:
Praxisorganisation: Koordination und Organisation der Termine sowie der Behandlungen, um einen reibungslosen Praxisablauf zu gewährleisten.
Patientenmanagement: Dazu gehört auch die Bearbeitung der Patienten- und Krankenkassenkorrespondenz.
Beschwerde- und Fehlermanagement: Schnelles Reagieren auf Beschwerden und das Ergreifen von Maßnahmen zur Fehlervermeidung.
Personalmanagement: In dieses Arbeitsfeld fallen die Dienst- und Urlaubsplanung, das Recruiting sowie das Einarbeiten neuer Mitarbeitender, Fortbildungen und teilweise auch die Personalführung inklusive Konflikt- und Krisenmanagement.
Materialbeschaffung: Bestellung von Büromaterial und Praxisbedarf.
Praxismarketing: Verantwortung für die Außendarstellung der Praxis, etwa durch die Pflege der Website oder die Nutzung sozialer Medien.
Buchhaltung und Controlling: Das beinhaltet die Vorbereitung und Durchführung der Abrechnung sowie die Rechnungsverwaltung.
Qualitätsmanagement: Koordination aller QM-Maßnahmen in der Praxis.
Weiterbildung zur Praxismanagerin oder zum Praxismanager
Die Fortbildung zur Praxismanagerin oder zum Praxismanager ist zwar IHK-zertifiziert, aber nicht geschützt. Daher gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, sich die Kenntnisse dafür anzueignen. Es gibt Tages- und Wochenendkurse, Fernlehrgänge und berufsbegleitende Möglichkeiten. Voraussetzung ist normalerweise eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Beispiel zur Medizinischen Fachangestellten. Aber auch Quereinsteiger, die bereits Berufserfahrung in Arztpraxen gesammelt haben, sind für die Fortbildung geeignet.
Vorteile für Praxischefinnen und -chefs
Der wichtigste Vorteil ist: Niedergelassene Ärztinnen und Ärzte werden in allen administrativen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben entlastet. Zudem kümmert sich ein Praxismanagement um die Optimierung der Praxisabläufe und gestaltet Prozesse effizienter, was wiederum auch das Team entlastet. Auch die Verbesserung der Teamarbeit steht im Fokus, wodurch Konflikte im Team gelöst oder von Anfang an vermieden werden. Außerdem kümmert sich eine Praxismanagerin ebenso um die professionelle Außenwirkung der Praxis, damit sie einen positiven Eindruck bei Patienten hinterlässt.
Wer in seiner Arztpraxis nach einer geeigneten MFA sucht, sollte nach einer Person Ausschau halten, die gut organisieren kann und strukturiert arbeitet. Außerdem sollte sie ein guter Teamplayer sein, um ihrer Rolle als Bindeglied zwischen Praxisteam und -leitung gerecht werden zu können.
Inhalt der Praxismanagement-Weiterbildung
Wichtige Inhalte der Weiterbildung sind beispielsweise Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre, Praxismanagement, Abrechnungsmanagement, Qualitätsmanagement, Personalmanagement, Kommunikation inklusive Schulungen in Gesprächsführung für den Austausch mit Patienten und im Team. Weitere Schwerpunkte sind zudem relevante Rechtsvorschriften für die Arztpraxis, Praxis-EDV und Praxismarketing.
Dauer und Kosten der Weiterbildung
Die Dauer der Weiterbildung variiert je nach Anbieter und Kursformat. Hier ein paar Beispiele: Ein Fachkurs, wie ihn etwa die Deutsche Fortbildungsakademie Heilwesen (DFA) anbietet, dauert sechs Tage und schließt mit einem Zertifikat der Industrie- und Handelskammer (IHK) ab. Als Präsenzkurs schlägt er mit 3.200 Euro zu Buche. Ein berufsbegleitender Fernlehrgang des PKV Instituts umfasst dagegen 194 Fortbildungsstunden und kostet 1.840 Euro. Bei der IHK-Akademie Bayern gibt es wiederum 13-tägige Blockseminare, die jeweils freitags und samstags stattfinden. Die Kosten belaufen sich dafür auf 2.050 Euro.
Fördermöglichkeiten nutzen
Prüfen Sie vor der Kursanmeldung, ob Sie eine Förderung nach dem Qualifizierungschancengesetz nutzen können. Diese steht grundsätzlich allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in Voll- und Teilzeit offen. Beantragt wird die staatliche Förderung über die Agentur für Arbeit. Kurse, die nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) zertifiziert sind, können bis zu 100 Prozent von der Bundesagentur für Arbeit erstattet werden.
Verdienst von Praxismanagern
Die Gehälter von Praxismanagerinnen und Praxismanagern orientieren sich häufig am Gehaltstarifvertrag für Medizinische Fachangestellte und werden in den Tätigkeitsgruppen IV oder V eingeordnet. Demnach starten die Gehälter bei 3.186 Euro im Monat und können bei langer Berufserfahrung bis auf 4.096 Euro steigen.
ARZT & WIRTSCHAFT-Umfrage: Gibt es bei Ihnen eine Praxismanagerin?
Meine Praxis läuft auch ohne Praxismanagerin wunderbar
Ich führe keine große Praxis, daher benötige ich keine Praxismanagerin. Früher gab es die Begriffe wie Qualitäts- oder Praxismanagement nicht und trotzdem hat man die Praxis gut geführt. Es gab auch keine eRezepte oder Ähnliches. Die ganze Bürokratie macht es nicht besser, nur komplizierter. Ich möchte mich nicht um bürokratische Aufgaben kümmern, sondern um Patienten. Deshalb habe ich den Beruf des Arztes erlernt. Mit dieser Einstellung klappt es nicht nur gut, sondern ganz wunderbar. Meine medizinischen Fachangestellten sind seit 20 und 30 Jahren bei mir. Es ist eine Art Familienbetrieb. In einem großen MVZ klappt das so natürlich nicht. Dort braucht man jemanden für die Bürokratie, da ist eine Praxismanagerin durchaus sinnvoll.
Dr. med. Johannes Sieben, Hausarzt aus Jüchen
Wir sind froh um unsere Praxismanagerin
Wir sind ein zwölfköpfiges Team in einer Berufsausübungsgemeinschaft. Seit 2019 haben wir eine Praxismanagerin und sind sehr froh darüber. Sie arbeitete bei uns zuvor schon seit vielen Jahren als zuverlässige MFA und wollte sich weiterentwickeln. Sie kümmert sich jetzt federführend um kaufmännische Belange, die Urlaubsplanung aller Mitarbeiter, die Website und den Social-Media-Auftritt unserer Praxis. Außerdem ist sie die Ansprechpartnerin rund ums Qualitätsmanagement.
Dr. med. Theresa A., Hausärztin aus Bayern