Qualitätsmanagement: So punktet Ihre Praxis bei Bewerbern und Mitarbeitern

QM hat im Gesundheitswesen das Ziel, die Einhaltung von Hygiene- und Sicherheitsrichtlinien sicherzustellen, Arbeitsabläufe effizient zu gestalten und zur stetigen Verbesserung der Praxisleistung beizutragen.

Die Ausarbeitung eines (digitalen) QM-Handbuches ist dabei sehr hilfreich, wird aber vielerorts noch immer als lästige Zusatzaufgabe empfunden. Dabei kann ein lebendiges Qualitätsmanagement mehr als die Ablauforganisation Ihrer Praxis oder Ihres MVZ zu systematisieren und zu optimieren: Denn im Employer Branding (dt. Arbeitgebermarkenbildung) wird QM zum Aushängeschild für ein gut strukturiertes Unternehmen – ein Qualitätsversprechen, das Mitarbeitende und Jobsuchende zu schätzen wissen.

Managementqualitäten: Arbeitgeber sind gefordert

Der zunehmende Personalmangel und die hohe Job-Wechselbereitschaft medizinischer Fachkräfte führen Praxisinhaberinnen und -inhabern schmerzlich vor Augen, wie existenziell Führungskompetenzen und Managementqualitäten in der heutigen Zeit werden. Im sogenannten Arbeitnehmermarkt wird Gesundheitspersonal aktiv an- bzw. abgeworben. Neben der Mitarbeitergewinnung wird auch die Mitarbeiterbindung essenziell. Denn eines ist klar: Ohne passendes Personal ist die Arbeitsfähigkeit eines (Gesundheits-)Unternehmens schnell gefährdet.

Die Erwartungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach professionellen Organisationsstrukturen und transparenten Workflows betreffen schon lange nicht mehr nur Kliniken oder MVZ-Strukturen, sondern müssen auch in Einzelpraxen erfüllt werden. Ein gleichstellungsorientiertes Personalmanagement, integrative Führungsstile und bedürfnisorientierte Arbeitsplatzgestaltungen werden zu ausschlaggebenden Wettbewerbsfaktoren im hart umkämpften Fachkräftemarkt.

Erfolgreiche Mitarbeiterbindung und -gewinnung ist von vielfältigen Faktoren bestimmt: Neben der Berücksichtigung individueller Bedürfnisse, einem guten Teamgefüge und angemessenen Gehaltszahlungen zählt die Verlässlichkeit auf Regelungen und Prozesse zu den Grundbedürfnissen der Mitarbeiterzufriedenheit. Und genau dort kann ein passendes Qualitätsmanagement ansetzen.

Vorteile von QM für Ihr Praxisteam

Von einem praktizierten Qualitätsmanagement können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vielerlei Hinsicht profitieren. Denn die Einführung eines passenden QM-Systems schafft bei entsprechender Pflege unter anderem:

• Arbeitsentlastung und reduziert Überstunden
• Backup-Systeme und Vertretungsregelungen bei Urlaub oder Krankheit.
• Klare Regelungen von Verantwortlichkeiten.
• Einen hohen Sicherheitsstandard und reibungslose Arbeitsprozesse.
• Die Möglichkeit, neue Kolleginnen und Kollegen effizienter einzuarbeiten.

Systematisierte Prozesse, definierte Arbeitsbereiche und klare Arbeitsplatzregelungen geben Ihrem Personal Sicherheit und Struktur. Faktoren, die sich maßgeblich auf die Arbeitszufriedenheit auswirken und das Betriebsklima positiv beeinflussen.

In vielen ärztlichen und zahnärztlichen Niederlassungen stellt das Qualitätsmanagement noch immer primär die Patientenorientierung in den Zielfokus – erfolgreiche Effekte lassen sich jedoch nur dann erzielen, wenn auch die Mitarbeiterzufriedenheit berücksichtigt wird. Denn folgt man der Theorie des Bestsellerautors John C. Mexwell “Teamwork makes the dream work” kann nur ein motiviertes und gut zusammenarbeitendes Team die Patientenzufriedenheit und letztlich den Praxiserfolg sichern. Die Grundsätze, wie eine solche Zusammenarbeit in Ihrer Praxis gelingen kann, sollten im QM verankert sein.

QM stärkt den Teamgeist und bezieht alle mit ein

Ein wichtiger Baustein des Qualitätsmanagements ist die Förderung des internen Austausches. Fest terminierte und nach QM-Richtlinien dokumentierte Teammeetings tragen dazu bei, dass alle Mitarbeitenden den gleichen Informationsstand haben, sich in Veränderungsprozessen mitgenommen fühlen und eine Plattform für die Ansprache von Beschwerden, Problemen und eigenen Optimierungsvorschlägen geschaffen wird.

Für größere Praxisstrukturen und Filialnetze empfiehlt sich die Einrichtung einer „QM-Kommission“ – bestehend aus Mitgliedern des Managements, der Verwaltung sowie einiger Ärzte und MFAs. Ziel dieser Maßnahmen ist es, an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Abteilungen einheitliche Verfahren zu implementieren, alle Mitarbeitenden gleichwertig zu informieren und die Zusammenarbeit der Einheiten zu fördern.

Die Zusammenstellung eines QM-Teams bringt für die Mitarbeiterbindung mehrere Vorteile mit sich:

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer fühlen sich wertgeschätzt, wenn sie in Entwicklungsprozesse einbezogen werden und eigene Anregungen einbringen können. Ein abteilungsübergreifendes QM-Team sichert die Mitgestaltungsmöglichkeiten aller Hierarchieebenen und Organisationseinheiten. Es bilden sich Ansprechpartnerinnen und Schnittstellen zu Kolleginnen und Kollegen heraus, die dafür sorgen, dass jeder und jede aus dem Praxispersonal Vorschläge und Anregungen in den QM-Prozess einbringen kann.

Abteilungsübergreifende Teams sichern den Informationsfluss in alle Praxiseinheiten. Vertreterinnen und Vertreter der QM-Kommission tragen Verantwortung für die Aufklärung über und die Umsetzung von erarbeiteten QM-Maßnahmen in ihrer Abteilung. Weiterhin wird auch die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Praxiseinheiten gestärkt.

Ein QM-System erfüllt erst dann seinen Zweck, wenn es Anwendung findet und Pflege erfährt. Expertinnen und Experten sprechen von einem „lebendigen“ Qualitätsmanagement. Mit der Einberufung eines QM-Teams, das den Ausgestaltungsprozess maßgeblich mitgestalten darf, installieren Sie Botschafterinnen und Botschafter in Ihr Gesundheitsunternehmen, die das Potenzial haben, diese Lebendigkeit zu transportieren und zur Weiterentwicklung zu motivieren. Unternehmensprojekte, die von Mitarbeitenden vorangetrieben werden, verankern sich oftmals besser und entwickeln sich vielfach erfolgreicher als klassische Top-Down-Ansätze.

Ferner bietet die Implementierung eines QM-Systems auch Anlass, über gemeinsame Unternehmenswerte zu sprechen. Ein vom Team getragenes Leitbild fördert nachweislich die Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an ihr Unternehmen.

Weitere Benefits von QM für das Personalmanagement

Gelebtes Qualitätsmanagement kann Ihr Personalwesen auf verschiedenen Ebenen unterstützen:

Selbstwirksamkeit stärken

Mit exakten Stellenbeschreibungen, Terminvorgaben und Arbeitsanweisungen gelingt es Führungskräften in Praxis und MVZ, Aufgaben vertrauensvoll zu delegieren. Das stärkt die Selbstwirksamkeit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Denn ein verbindlicher Handlungsrahmen schafft Orientierung und gewährt gleichzeitig Freiheiten in der individuellen Ausgestaltung.

Gleichbehandlung sichern

Das QM-Handbuch lässt sich mit Vorlagen für erfolgreiche Mitarbeitergespräche bestückt. Diese unterstützen Führungskräfte dabei, den wertschätzenden Umgang mit ihren Mitarbeitenden zu stärken: Ob Feedback-, Motivations- oder Kritikgespräch: Einheitliches Vorgehen in der internen Gesprächsführung und -protokollierung garantiert die Gleichbehandlung aller Teammitglieder, schafft Vergleichbarkeit und Sicherheit in Führungsfragen.

Recruiting + Onboarding systematisieren

Auch die Personalgewinnung profitiert von Struktur und Systematisierung. Klare Richtlinien und Handlungsanweisungen unterstützen vor allem Großpraxen und Medizinische Versorgungszentren mit mehreren Filialen dabei, ihre Recruitingprozesse standortübergreifend zu vereinheitlichen und zu professionalisieren. In das QM-Handbuch lassen sich Checklisten für Stellenausschreibungen und Bewerbermappen implementieren sowie klare Onboarding-Prozesse definieren. Mit einer gesicherten Informationsgrundlage fühlen sich Neuankömmlinge geschätzt, finden schneller ihren Platz im Team und werden nach nur kurzer Einarbeitungszeit selbst produktiv.

Qualitätsmanagement in der Außenwirkung

Qualität im Praxismanagement ist die beste Mundpropaganda – nicht nur für Patientinnen und Patienten, sondern auch für potenzielle Bewerberinnen und Bewerber. Der Blick in das QM-Handbuch einer Praxis verrät medizinischen Fachkräften viel über die Organisationsqualität (und Werte) Ihrer Niederlassung. Gibt es klar abgegrenzte Aufgabengebiete? Sind interne Prozesse professionell und verbindlich geregelt? Wie verläuft das Wissensmanagement und werden Fehler in der Praxisorganisation nachgehalten, angegangen und behoben? Um sich für den Fachkräfte-Markt überzeugend aufzustellen, ist eine individuelle Befüllung und regelmäßige Aktualisierung des QM-Handbuches ratsam.

Mit einer Praxis-Zertifizierung lassen sich Ihre hohen Qualitätsstandards zusätzlich sichtbar machen. Die Zertifizierung Ihres QM-Systems kommuniziert klar die Qualitätsorientierung Ihres Gesundheitsunternehmens. Es zeigt, dass in regelmäßig stattfindende Audits alle Praxisprozesse kontinuierlich überprüft und optimiert werden. Das stiftet Vertrauen bei Jobsuchenden und Kooperationspartnern und unterstreicht Ihre Unternehmerqualitäten.

Qualitätsmanagement-Systeme und QM-Handbücher sollten immer einrichtungsbezogen entwickelt und bestückt werden. Vorgeschaltet empfiehlt sich eine Organisationsanalyse, die Praxisabläufe auf den Prüfstand stellt und Optimierungspotenziale offenlegt. Auf Gesundheitsunternehmen spezialisierte Unternehmensberatungen wie die Kock + Voeste GmbH begleiten die Einführung und Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagementsystems. Unter Berücksichtigung individueller Anforderungen und optimaler Ausnutzung Ihrer Ressourcen sorgen Expertinnen und Experten dafür, dass die Zahnräder in Praxis und MVZ reibungslos ineinandergreifen.