Wenn das Finanzamt die Bücher prüft

Es war einmal… So könnte die Geschichte losgehen, die von einem niedergelassenen Arzt handelt, der tagaus tagein in seiner Praxis arbeitet, und noch nie Besuch von einem Betriebsprüfer erhalten hat. Denn die Zeiten, in denen das Finanzamt Ärzte für eher uninteressante Kleinunternehmer hielt, sind vorbei.

Das liegt zum einen daran, dass Ärzte heute ein deutlich breiteres Leistungsspektrum anbieten, als noch vor ein oder zwei Jahrzehnten: Zwar sind klassische Heilbehandlungen, also Maßnahmen, die der Diagnose, Linderung oder Behandlung von Krankheiten dienen, nach wie vor von der Umsatzsteuer befreit. Etwas anderes gilt aber für viele kosmetische Behandlungen und diverse IGeL. Hinzu kommen die neuen Möglichkeiten, mit Krankenkassen Verträge zu schließen. Auch das kann umsatz- und gewerbesteuerliche Risiken bergen. Gleiches gilt für die immer beliebter werdenden Zusammenschlüsse in Berufsausübungsgemeinschaften. Auch hier stellen sich oft komplexe steuerliche Fragen, denen das Finanzamt nachgehen will.

Doch wie sollen Ärzte reagieren, wenn sich ein Prüfer ankündigt? Welche Rechte und Pflichten treffen einen Praxisinhaber? Und wie lässt sich das Arztgeheimnis auch unter dem strengen Blick des Buchhaltungsprofis wahren?

Zwischen Schweigepflicht und Mitwirkungsgebot

Um im Angesicht einer Betriebsprüfung einen klaren Kopf zu bewahren, ist es zunächst wichtig, sowohl die eigenen Rechte als auch die Anforderungen zu kennen, die das Finanzamt (rechtmäßigerweise) an Praxisinhaber stellen darf. Dazu gilt es zunächst, mit einem weit verbreiteten Irrtum aufzuräumen.  Auch wenn Ärzte der Schweigepflicht unterliegen, bedeutet das nicht, dass sie sich mit Verweis auf ihr Arztgeheimnis vollständig einer Prüfung entziehen könnten. Sie tun vielmehr gut daran, bei der Prüfung mitzuwirken und sämtliche Unterlagen, die der Prüfer sehen will auch tatsächlich vorzulegen. Zwar dürfen sie dabei keine Patientengeheimnisse offenbaren. Soweit die angeforderten Unterlagen sensible Informationen aufweisen, muss der Praxisinhaber sie also anonymisieren.

Tipp: Idealerweise sollte die Praxis über eine Praxissoftware verfügen, die für solche Fälle eine vollständige Anonymisierung sämtlicher patientenbezogener Daten ermöglicht.

Sinnvoll ist es zudem, im Vorfeld der Betriebsprüfung klar zu definieren, wer Ansprechpartner für den Finanzbeamten sein soll. Idealerweise sollten Ärzte diese Aufgabe ihrem Steuerberater übertragen und/oder selbst Auskünfte geben. Dann empfiehlt es sich aber, sich sehr genau briefen zu lassen. Alle anderen Mitarbeiter sollten angewiesen werden, keine Fragen des Betriebsprüfers zu beantworten.

Einen Profi engagieren

Es klingt banal, ist aber wichtig: Auch wer einen (berechtigten) Groll gegen das Finanzamt hegt, sollte das nicht zeigen, sondern den Prüfer ebenso freundlich behandeln, wie einen (heiklen) Patienten.

Zu Beginn der Betriebsprüfung sollten Ärzte daher zunächst ein kurzes Gespräch mit  dem Besucher führen. Idealerweise bitten Sie zu diesem Termin ihren Steuerberater hinzu. Er kann am besten beurteilen, wann vermeintlicher Small Talk auf gefährliches Terrain abdriftet, etwa, weil der Finanzbeamte sich nach Urlauben, Hobbies oder Ihrer Familie erkundigt. Oft wollen Betriebsprüfer auf diese Weise abklopfen, ob die für eine Reise angesetzten Kosten tatsächlich betrieblich veranlasst waren oder die Mitarbeit der Ehefrau in der Praxis denkbar scheint.

Tipp: So ratsam es ist, sich während der Betriebsprüfung professionelle Hilfe aus dem eigenen Lager zu holen: Klären Sie frühzeitig, welche Aufgaben Ihr Steuerberater übernehmen und welches Honorar er dafür erhalten soll. Das schafft klare Verhältnisse und verhindert böse Überraschungen.