Einführung der E-Rechnung: Ist Ihre Praxis schon empfangsbereit?
Deborah WeinbuchArztpraxen arbeiten eng mit Laboren, Lieferanten und Dienstleistern zusammen. Für den Rechnungsverkehr müssen jetzt neue technische Voraussetzungen geschaffen werden, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
Unternehmen, Soloselbstständige und Freiberufler stehen vor einer neuen Herausforderung: Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich (Business-to-Business) für inländische Rechnungen verpflichtend, sofern beide Unternehmen ihren Sitz in Deutschland haben. Laut Wachstumschancengesetz müssen sie ab diesem Datum E-Rechnungen empfangen können und dafür die technischen Voraussetzungen schaffen. Das gilt auch für Arztpraxen.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen hängt vom Umsatz ab: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle anderen ab 2028. Papierrechnungen sind für Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro im Jahr 2027 noch geduldet, ab 2028 nicht mehr. Ab dann werden auch andere digitale Formate nicht mehr akzeptiert, da das Finanzamt sonst keine Vorsteuer mehr erstattet. Wer beispielsweise Technik kauft, muss ab 2028 digitale Rechnungen vorlegen, um die Vorsteuer abziehen zu können. Auch regelmäßige Rechnungen wie Mietverträge müssen ab 2028 einmalig digital vorliegen, um den Vorsteuerabzug zu sichern.
Mehr als eine PDF-Rechnung
Die E-Rechnung ist weit mehr als ein PDF-Anhang in einer E-Mail. Sie wird elektronisch übermittelt und automatisch verarbeitet, da sie einen maschinenlesbaren XML-Teil enthält. XML (eXtensible Markup Language) ist ein textbasierendes Datenformat, das eine vollständig digitale und fehlerarme Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland gibt es zwei E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD.
ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das ein menschenlesbares PDF/A-3 mit einer XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII) kombiniert.
XRechnung ist eine XML-Datei mit zwei Varianten: in Cross-Industry-Invoice-Syntax und mit der Syntax „Universal Business Language“ (UBL).
Das ZUGFeRD-Format erscheint auf den ersten Blick attraktiv, da es die manuelle Bearbeitung erleichtert. Es besteht jedoch die Gefahr, dass Betrüger das PDF und die XML-Daten manipulieren, sodass diese unterschiedliche Informationen enthalten. Daher sollte beides geprüft werden. Die XRechnung minimiert das Manipulationsrisiko. Allerdings gibt es auch heute schon Manipulationsmöglichkeiten in gängigen Rechnungsformaten, zum Beispiel durch QR-Codes mit abweichenden Daten. Einige Buchhaltungssysteme können fehlerhafte QR-Codes erkennen und daraus lernen.
Mehr Effizienz und Sicherheit
Die Umstellung auf die E-Rechnung soll Vorteile bringen. Die automatische Übernahme der Rechnungsdaten in Buchhaltungssysteme minimiert Fehler, spart Zeit und Papier. Zudem wird die revisionssichere Ablage vereinfacht, was auch bei Betriebsprüfungen wichtig ist. Die Finanzverwaltung stellt eine kostenlose Software für den Empfang von E-Rechnungen zur Verfügung. Falls allerdings für die Praxis die Umstellung auf ein neues Rechnungssystem erforderlich wird, sollte dieses möglichst auf die Bedürfnisse von Arztpraxen spezialisiert sein. Bei der Einführung der E-Rechnung erleichtern eine sorgfältige Planung und klare Kommunikation im Team die Integration in den Praxisalltag.
So rüsten sich Praxen für die automatisierte Datenverarbeitung
Die E-Rechnung entspricht dem europäischen Standard EN 16931 und erleichtert Prozesse wie die Impfstoffbestellung. Lieferantenrechnungen werden automatisch ins System eingebucht, was Zeit spart und Fehlern vorbeugt.
Bei neuen oder ergänzenden Abrechnungssystemen sollten Ärztinnen und Ärzte auf Schnittstellen zur Kassenärztlichen Vereinigung und zum Steuerberater achten.