Betriebsprüfung: Welche Grenzen es beim Datenzugriff gibt

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat vor geraumer Zeit eine Grundsatzentscheidung zum Datenzugriff des Finanzamts bei einer Betriebsprüfung gefällt (Az.: XIII R 80/06). Diese sollten Steuerpflichtige unbedingt beachten, denn sie setzt den Finanzbehörden klare Grenzen. Danach besteht für Prüfer bei der sogenannten “AO” umfangreiches Einsichtsrecht in die Unterlagen des Unternehmens. Allerdings muss die Buchhaltung bei einer Betriebsprüfung nur die Sachverhalte belegen können, die sich noch im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten befinden. Ältere Dokumente müssen hingegen nicht mehr vorgelegt werden.

Unternehmen muss Dokumente für Prüfung bereithalten

Steuerpflichtige sind grundsätzlich dazu verpflichtet, alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Prüfung gesetzlich geforderter Aufzeichnungen erforderlich sind. Allerdings muss der Freiberufler Steuererklärungen und Quittungen nicht ewig vorrätig halten. Ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht abgelaufen, darf er auch noch steuerlich relevante Daten vernichten bzw. muss sie dem Prüfer nicht mehr vorlegen.

Freiberufler verweigert steuerliche Unterlagen

Im entschiedenen Fall ermittelte eine Freiberufler-Sozietät ihren Gewinn aus der selbstständigen Tätigkeit durch Einnahmenüberschussrechnung und erstellte nebenbei freiwillig eine elektronische Bestandsbuchhaltung. In diese wollte die Betriebsprüfung Einsicht nehmen und verlangte die Übergabe eines entsprechenden Datenträgers. Die Freiberufler verweigerten die Herausgabe der Daten an den Betriebsprüfer. Der Steuerberater hatte sie darauf hingewiesen, dass die Aufbewahrungspflichten für die Dokumente erloschen waren und das Finanzamt sie somit nicht einfordern dürfe. Das Ergebnis der Außenprüfung fiel trotzdem negativ für den Betrieb aus. Die Freiberufler klagten gegen das Vorgehen des Betriebsprüfers und das Ergebnis der AO.

Gericht rügte Vorgehen des Finanzamts bei der Betriebsprüfung

Nach Prüfung des Sachverhalts kam das Gericht ebenfalls zu dem Ergebnis, dass das Finanzamt keine Einsicht in die betreffenden Unterlagen verlangen durfte. Zwar müssten Steuerpflichtige ihren Pflichten nachkommen, damit relevante Unterlagen im Betrieb geprüft werden können, doch der Gesetzgeber habe hier klare Grenzen gesetzt. An die Vorgaben der Aufbewahrungspflichten müsse sich auch der Prüfer bei einer AO halten und dürfe vom Steuerpflichtigen nur die gesetzlich geforderten Aufzeichnungen und die auch nur für den gesetzlich geforderten Zeitraum verlangen. Alles andere darf der Steuerpflichtige verweigern. In der Regel gilt das auch, wenn der Unternehmer die Dokumente tatsächlich noch besitzt.

Vorbereitungen mit Steuerberater besprechen

Schickt das Finanzamt eine Prüfungsanordnung und will einen Termin mit dem Unternehmer vereinbaren, sollte dieser sich vorab unbedingt von seinem Steuerberater unterstützen lassen. So sollten Freiberufler schon vor Beginn einer Betriebsprüfung den Umfang der gesetzlich geschuldeten Vorlagepflicht mit dem Steuerberater abstimmen. Dem Betriebsprüfer müssen dann auch nur diese Daten und Aufzeichnungen vorgelegt werden.

Unternehmen sollten Betriebsprüfer nicht zu viel verraten

Natürlich wird sich der Betriebsprüfer freuen, wenn ihm das Unternehmen freiwillig weitere Unterlagen überlässt, um den Sachverhalt zu klären. Doch Vorsicht: Dieses Entgegenkommen wird für Steuerpflichtige oft zur Falle: Denn das Finanzamt darf und wird in der Regel alle Informationen nutzen, die Mitarbeiter oder Unternehmer zur Verfügung stellen. Auf abgelaufene Fristen kann sich der Freiberufler danach nicht mehr berufen: Der Gesetzgeber gestattet dem Finanzamt die Verwertung sämtlicher freiwillig oder unbeabsichtigt überlassenen Unterlagen und Informationen ohne Einschränkung. In der Regel wird Ihnen mit der Prüfungsanordnung mitgeteilt, was genau geprüft werden soll.

Verpassen Sie Ihren Mitarbeitern einen Maulkorb

Wenn es um die Vorbereitung der Außenprüfung geht, sollte deshalb nicht nur mit dem Steuerberater die Datenfreigabe der Buchhaltung besprochen werden. Vor dem Termin sollten alle Beteiligten auch darüber sprechen, wer welches Wissen mit dem Prüfer teilen darf. So manche, angeblich unverfängliche Plauderei mit dem Prüfer kann nämlich ziemlich ins Auge gehen. Das böse Erwachen kommt für Betroffene aber oft erst bei der Schlussbesprechung.

Keine Plaudereien während der Betriebsprüfung

Unser Tipp: Gehen Sie davon aus, dass keine Frage, die bei einer Betriebsprüfung gestellt wird, zufällig fällt. Überlassen Sie Gespräche mit dem Prüfer deshalb immer dem Steuerberater und lassen Sie sich in seiner Abwesenheit niemals auf Diskussionen ein. Nutzen Sie die Zeit vor der Betriebsprüfung und machen Sie mögliche Angriffspunkte in Ihrer Buchhaltung ausfindig. Rechnen Sie immer damit, dass der Prüfer zusätzliches Wissen in Ihrem Umfeld einholt. Auch deshalb ist es im Zweifelsfall besser zu schweigen. Offene Fragen, beispielsweise zum Thema Umsatzsteuer, können mit dem Prüfer noch bei der Schlussbesprechung erörtert werden.