Als Arzt immer erreichbar? Smartphone von der Steuer absetzen

Ärzte können viele Ausgaben rund um den Job von der Steuer absetzen. Als Arbeitnehmer können alle Kosten, die im Kontext der beruflichen Tätigkeit entstanden sind, als Werbungskosten die Steuer mindern. Niedergelassene Ärzte haben als Arbeitgeber und Praxisinhaber noch mehr Möglichkeiten. Dazu gehören zum Beispiel die Ausgaben für Fortbildungen (eigene und die der Arbeitnehmer) oder auch die Aufwendungen für Arbeitsmittel wie Fachbücher, Werkzeuge oder die im Job eingesetzten Geräte. Zu letzteren kann auch das privat gekaufte und beruflich mitbenutzte Smartphone gehören.

Doch Achtung: Egal, ob Sie die Anschaffungs- oder die Betriebskosten Ihres Handys absetzen wollen – Sie müssen gegenüber dem Fiskus in beiden Fällen glaubhaft darlegen können, dass Sie das Gerät nicht nur privat, sondern auch für berufliche Zwecke einsetzen. Wie das geht und was dabei zu beachten ist, zeigt der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH).

Anschaffungskosten absetzen

Führen Sie ein “Smartphone-Tagebuch”: Eine Frage wird Ihnen das Finanzamt in diesem Zusammenhang ganz sicherstellen: Wie hoch ist der Anteil des privaten beziehungsweise des beruflichen Gebrauchs? Grobe Schätzungen lassen die Finanzbeamten nicht gelten. Eine prozentuale Aufgliederung ist entscheidend für die steuerliche Anerkennung und Abschreibung der Kosten. Sie können nämlich nur den Teil der Anschaffungskosten absetzen, der dem Anteil des beruflichen Einsatzes entspricht. Bei 60 Prozent beruflicher Nutzung können also auch nur 60 Prozent der Aufwendungen abgesetzt werden. Doch wie lässt sich gegenüber dem Fiskus der Umfang der berufsbedingten Nutzung nachweisen?

Gute Chancen haben alle, deren Berufsbild und Tätigkeitsspektrum zum Smartphone-Einsatz passen – also auch Ärzte, die immer gut erreichbar sein müssen. Bei großer Nähe zwischen Beruf und Mobiltelefon-Nutzung ist eine steuerliche Anerkennung von bis zu 80 Prozent der Kosten durchaus möglich. Eine entsprechende schriftliche Bescheinigung des Praxisinhabers ist bei Arbeitnehmern natürlich auch hilfreich.

Unser Tipp für alle Ärzte, die die Anschaffungskosten für das Mobiltelefon absetzen wollen: Führen Sie für drei Monate eine Art “Smartphone-Tagebuch”. Darin sollten Sie Datum, Dauer und Grund der Nutzung eintragen. Als Belege für die geführten Gespräche kann ein Einzelverbindungsnachweis Ihres Mobilfunkanbieters dienen. Ein solches “Tagebuch” ist übrigens auch nützlich, wenn Sie die Betriebskosten von der Steuer absetzen wollen – doch dazu später.

Drei Monate Dokumentation reichen meistens aus

Bei plausibler Begründung wird das Finanzamt die dreimonatige Dokumentation des Arztes in der Regel auch für die übrige Zeit anerkennen. Wenn Sie keine solche Buchführung vorweisen können, gibt es unter Umständen noch eine andere Möglichkeit: Falls Job und beruflicher Gebrauch des Smartphones zueinanderpassen und Sie diesen Kontext formlos in einem der Steuererklärung beigefügten Schreiben erklären können, geht das Finanzamt im Allgemeinen von einem 50-prozentigen beruflichen Nutzungsanteil aus – selbst wenn kein weiterer Nachweis vorliegt. Ein Rechtsanspruch auf dieses Entgegenkommen existiert allerdings nicht.

Auch der Preis Ihres Smartphones spielt eine Rolle, wenn Sie die Anschaffungskosten des Kommunikationsgeräts steuerlich absetzen wollen. Der Grund: Wenn das intelligente Telefon teurer als 410 Euro (ohne Mehrwertsteuer) war, können Sie den Kauf nicht in einem Rutsch geltend machen. Sie müssen die Kosten inklusive der gezahlten Umsatzsteuer vielmehr über den Zeitraum von fünf Jahren monatsgenau abschreiben.

Konkret bedeutet das: Teilen Sie den Gesamtpreis des Geräts durch 60 Monate. Dann erhalten Sie den Teilbetrag für einen Monat. Bedenken Sie zusätzlich, dass Sie nur jenen Teil der Kosten absetzen können, der mit der beruflichen Nutzung einhergeht. Wenn Sie alles beachtet haben, können Sie die entsprechenden Kosten auf die aktuelle Steuererklärung und die Folgeerklärungen verteilen.

Betriebskosten absetzen

Holen Sie den Fiskus mit ins Boot: Bleiben noch die Betriebskosten – also die Ausgaben fürs Telefonieren, die Internetnutzung etc. Auch an diesen können Sie den Fiskus beteiligen, wenn Sie das Smartphone beruflich einsetzen. Generell gilt: Ohne geeigneten Nachweis akzeptiert das Finanzamt in der Regel pauschal 20 Prozent der Aufwendungen, maximal jedoch 20 Euro pro Monat. Möchten Sie mehr absetzen, kann wiederum das oben erwähnte “Smartphone-Tagebuch” sinnvoll sein, in welchem Sie über drei Monate hinweg Ihr Nutzungsverhalten genau festhalten.