Wirtschaftlich und persönlich mehr rausholen: Goldene Regeln der Praxisoptimierung

Meine erste goldene Regel der Praxisoptimierung lautet: “Was ich nicht plane, kann ich nicht tun.” Ich möchte Ihnen dazu ein Beispiel aus der Praxis darstellen. Der Arzt, um den es in diesem Fall geht, ist Rheumatologe und Praxisinhaber in Westdeutschland. Er ist 42 Jahre alt und seit ca. drei Jahren in seiner eigenen Praxis tätig. Er hat eine Frau und zwei Kinder. Seine Sprechstunde geht bis auf mittwochs und freitags bis 18.00 Uhr. Zuhause ist er meistens erst gegen 19.15 Uhr. Für ihn ein großes Problem, wie er mir schilderte: “Obwohl meine Sprechstunde nur bis 18 Uhr geht, verlassen die letzten Patienten erst gegen 18.45 Uhr die Praxis – und das fast jeden Tag. Da meine Kinder um kurz nach sieben ins Bett gehen, muss ich mich beeilen, wenn ich sie noch sehen will. Und dann muss ich später noch den Papierkram zu Hause erledigen. Zeit für meine Frau habe ich dann keine, was unserer Ehe überhaupt nicht guttut.“ Als er meinen Rat wollte, bat ich ihn, auch zwei Fragen an ihn stellen zu dürfen. Er stimmte zu.

Wünschen ist nicht planen

Die Fragen lauteten: „Erstens: Wie wichtig ist es Ihnen, Zeit mit Ihrer Frau und Ihren Kindern zu verbringen? Zweitens: Wann planen Sie abends zu Hause zu sein?“ Seine Antwort: „Meine Familie ist mir natürlich am wichtigsten, das steht fest. Und ich versuche gegen 18.30 Uhr zu Hause zu sein, das klappt aber meistens nicht.“ Ich sage Ihnen jetzt, was das Kernproblem ist. Es gibt einen entscheidenden Unterscheid zwischen „ich plane etwas“ (festgelegtes Ziel) und „ich nehme mir etwas vor“ (indifferenter Wunsch). Ihr Berufskollege hat sich vorgenommen, um 18.30 Uhr zu Hause zu sein, es aber nie erreicht.

Der Grund liegt auf der Hand: Die Rahmenbedingungen (Sprechstunde, Patientenanzahl, Zeit für Papierkram etc.) stimmten nicht mit dem Ziel überein. Es war schier unmöglich für den Rheumatologen, pünktlich bei seiner Familie zu sein. Wir haben uns dann für ein Strategie-Meeting verabredet, um einmal in Ruhe zu planen. Wie er seinem Ziel nähergekommen ist, erzähle ich Ihnen gleich. Vorher aber noch ein wichtiger Hinweis: Erfolgreiche Praxen planen u. a. auch folgende Dinge – ethisch sauber versteht sich: 1. Welche Medizin möchte ich inhaltlich und zeitlich machen? 2. Welche Patienten-Klientel möchte ich behandeln? 3. Wie viel Gewinn möchte ich erzielen?

Messen (lassen) statt schätzen

“Messen statt schätzen” ist die zweite goldene Praxisregel, die oftmals unterschätzt wird. Wer nicht misst, kann auch nicht planen. Und wer nicht plant, wird seine Ziele nicht erreichen. Das Strategie-Meeting mit dem Rheumatologen hat Spaß gemacht. Wir haben nicht direkt die ganze Praxis durchgeplant, das geht nicht von heute auf morgen, aber wir haben einen Anfang gemacht, der sich für ihn wirklich gelohnt hat.

Erstmal habe ich ihm die 70:20:10-Systematik erklärt. Die besagt, dass ein Praxisinhaber, ganz gleich welcher Fachgruppe, 70 % seiner Arbeitszeit am Patienten verbringen sollte, 20 % braucht er/sie für Verwaltung und 10 % sollten für strategische Themen eingeplant werden.

Natürlich ist der schwierigste Part, die Zeit für die Patientenversorgung nicht zu überschreiten, denn schließlich hat jede Praxis eher zu viele Patienten als zu wenige. Und hier haben wir direkt angesetzt. Zunächst hat der Praxisinhaber geschätzt, ich meine wirklich geschätzt, wie viele Patienten welcher Kategorie pro Woche in die Praxis kommen. Die Schätzung dient zur Bildung einer Berechnungsbasis, die für weitere Schritte notwendig ist. Im nächsten Schritt haben wir die drei Kategorien: Neupatienten, reguläre Termine und echte Akutfälle gebildet und mit einem Zeitfaktor hinterlegt (Damit gibt es die Kategorie: OT-Patienten ohne akute Beschwerden nicht mehr).

4 Minuten Behandlungszeit zu wenig

Das Ergebnis war für den Praxisinhaber erstaunlich. Durch diese einfache Bierdeckelrechnung hat der Arzt eine wichtige Erkenntnis gewonnen. Und zwar: Um allen Patienten wirklich gerecht zu werden, müsste entweder die Sprechstunde täglich bis 20.45 Uhr gehen oder aber der komplette Samstag geöffnet sein (in der Hoffnung, dass dadurch nicht noch mehr Patienten kommen). Zeit für den Papierkram wurde noch nicht eingerechnet.

Auf wirtschaftlich interessante Patienten achten

Sie fragen sich jetzt sicherlich, wie er es bisher trotzdem geschafft hat, die Patienten zu behandeln. Ich verrate Ihnen das. Er hat im Schnitt bei jedem Patienten 4 Minuten Behandlungszeit abgeknapst, nur selten eine Mittagspause gemacht und wie zuvor erwähnt, die Sprechstunde abends um eine Dreiviertelstunde verlängert. Das Resultat: Persönliche Erschöpfung, angespanntes Familienleben und eine unwirtschaftliche Praxis mit gestressten Mitarbeiterinnen.

Die Fakten haben gezeigt, dass es eine Lösung gibt. Weniger Patienten pro Tag, dafür die richtigen, wertschätzenden und auch wirtschaftlich interessanteren. Der erste Schritt zur Lösung ist die Einrichtung der Notfalldefinitionen, die wir noch am selben Tag entwickelt haben und die Praxis ab dem nächsten Tag direkt eingeführt hat. Schon nach vierzehn Tagen hat sich diese Maßnahme bewährt und der Arzt hat endlich einmal pünktlich Feierabend gemacht.

Maßnahmen helfen schnell und nachhaltig

Das ist nur eine Maßnahme von vielen. Aber sie wirkt, schnell und nachhaltig. Dennoch steht dieses Planungsfundament noch auf wackeligen Beinen. Schließlich haben wir bisher nur eine Schätzung abgegeben. Jetzt müssen wir messen und schauen, ob unsere Angaben stimmen und sich das Ganze auch rechnet. Ich kann Ihnen aus meiner 18-jährigen Berufserfahrung sagen, dass es sich immer rechnet bzw. amortisiert, Sie also deutlich mehr Umsatz und Gewinn haben werden. Trotzdem hat jede Praxis ihre Besonderheiten und verdient von uns eine individuelle Betrachtung. Ich sage bewusst uns, weil es für keinen Praxisinhaber sinnvoll ist, dieses selbst und allein zu machen. Nutzen Sie diese Zeit lieber für Behandlungen und geben Sie solche Themen ab. Sie werden in dieser Zeit mehr Geld verdienen, als Sie ausgeben müssen, garantiert.