Reisekosten: Ab 2020 höhere Pauschalen absetzbar

Reisen aus beruflichem Anlass akzeptiert das Finanzamt. Die Aufwendungen lassen sich als Betriebsausgaben, als Werbungskosten oder als Sonderausgaben steuerlich geltend machen. Das betrifft zum Beispiel die Fahrtaufwendungen, die Abrechnung der Übernachtung, die Mahlzeiten während eines solchen Außentermins. Lange Jahre hat sich an den Regeln wenig geändert. Ab 2020 aber gelten erhöhte Pauschalen, von denen Ärzte und Arbeitnehmer profitieren.

Die Verpflegung

Wer beruflich unterwegs ist, kann steuerlich seine Aufwendungen für die Verpflegung geltend machen. In der Regel erfolgt das mit den üblichen Pauschalen. Das Finanzamt unterscheidet hier verschiedene Beträge – je nachdem, wie lange der selbstständige Arzt oder der Angestellte extern im Einsatz sind. Verpflegungspauschalen gibt es längstens für drei Monate einer Auswärtstätigkeit.

Abwesenheitsdauer

• 24 Stunden: 28 Euro
• 8 bis 24 Stunden: 14 Euro
• weniger als 8 Stunden: gar nichts
• für den An- und den Abreisetag, egal wie lange die Fahrt gedauert hat: immer 14 Euro

Die Beträge dürfen in dieser Höhe ab 2020 berechnet werden, selbst wenn die Kosten tatsächlich so nicht entstanden sind – schließlich handelt es sich um Pauschalen.

Aber: Sie sind zu kürzen, wenn Essen und Trinken etwa bei einer Tagung oder einer Fortbildung mit gestellt werden. „Für den Fiskus ist es dann egal, wenn der Arzt die ungesunden Brötchen oder den Kuchen nicht konsumiert hat“, sagt Ines Wollweber, Steuerberaterin der Kanzlei Ecovis in Niesky.

Ein Frühstück wird mit 20 Prozent des vollen Verpflegungspauschbetrages veranschlagt – also mit 5,60 Euro, Mittag- oder Abendessen mindern den Betrag von 28 Euro um 40 Prozent, also um 11,20 Euro. Muss die Mahlzeit bezahlt werden, reduziert dies den Abzug.

Die Übernachtung

Luxushotel oder Jugendherberge: Das Finanzamt akzeptiert per Beleg die Aufwendungen für die Übernachtung. Auch Nebenkosten wie etwa Kurtaxe oder Fremdenverkehrsabgabe werden mit berücksichtigt.

Wichtig: Falls das Frühstück im Hotelpreis mit ausgewiesen ist, reduziert sich der absetzbare Betrag um 20 Prozent der Verpflegungspauschale – also wieder um die 5,60 Euro.

Nun nehmen Ärzte auf Reisen gerne ihren Ehepartner mit. „Wenn dafür berufliche Gründe vorliegen, dann lassen sich auch dessen Reise- oder Übernachtungskosten steuerlich geltend machen“, sagt Wollweber. Das kommt gut, weil der Preis beispielsweise für ein Doppelzimmer jeweils zur Hälfte steuerlich geltend gemacht werden kann. „Zum Beispiel erscheint diese Aufteilung akzeptabel, falls die Anwesenheit des Ehepartners aus Gründen der Repräsentation ganz wichtig ist. Natürlich lassen sich die Kosten auch geltend machen, wenn der Partner selbst Mitarbeiter der Praxis ist“, so Wollweber.

Ansonsten akzeptiert der Fiskus die Kosten in jener Höhe, die ein Einzelzimmer gekostet hätte. Hilfreich wird hier eine Preisliste als Nachweis sein.

Die Verlängerung

Der Fiskus akzeptiert es auch, wenn die berufliche Reise privat verlängert wird. Wer seinen Aufenthalt an einem schönen Ort nach Ende des anstrengenden Kongresses noch ein wenig genießen will, darf die gesamten Aufwendungen für die Reise – also auch Flug- oder Fahrtkosten – aufteilen. Der berufliche oder betriebliche Anteil muss aber mindestens 10 Prozent betragen. „Kritisch sieht das der Fiskus, wenn an einem Tag ein Seminar zum Zeitmanagement besucht wird und zwei Wochen Urlaub folgen“, so Wollweber. Der Arzt muss den Ablauf der Reise glaubhaft vermitteln, also belegen. Fährt er abends mit dem Taxi zurück ins Hotel, vermerkt er Uhrzeit und Anlass der Tour.