Kennzahlen zum Personaleinsatz in Arztpraxen: Effizienz messen und optimieren
Warum sind Kennzahlen zum Personaleinsatz wichtig?Marzena SickingWie effizient ist der Personaleinsatz in Arztpraxen? Wichtige Kennzahlen wie Personalkostenquote, Mitarbeiterproduktivität und Fehlzeitenquote helfen bei der Optimierung.
Personal ist die tragende Säule jeder Praxis – und gleichzeitig einer der größten Kostenfaktoren. Wird es effizient eingesetzt, läuft der Betrieb reibungslos. Doch wo genau steckt ungenutztes Potenzial? Wo entstehen Engpässe? Und wie lassen sich Kosten in den Griff bekommen? Wer nicht misst, tappt im Dunkeln. Klare Zahlen zeigen, wo es klemmt und an welchen Stellschrauben Praxisinhaberinnen und -inhaber drehen können. Wer den wirtschaftlichen Erfolg seiner Praxis langfristig sichern will, kommt um eine regelmäßige Analyse dieser Kennzahlen nicht herum.
1. Personalkostenquote
Wie viel vom Umsatz fließt in Gehälter und Löhne? Die Personalkostenquote liefert die Antwort. In deutschen Arztpraxen bewegt sie sich durchschnittlich bei rund 30 Prozent. Werte unter 25 Prozent stehen für eine wirtschaftlich gut aufgestellte Praxis. Steigt die Quote über 40 Prozent, wird der finanzielle Spielraum eng. Die Fachrichtung spielt dabei eine Rolle: In der Augenheilkunde oder Dermatologie ist die Personalkostenquote oft niedriger, weil viele Leistungen delegiert werden können. Internistische oder geriatrische Praxen haben dagegen oft höhere Werte, da der Betreuungsaufwand hier größer ist.
2. Mitarbeiterproduktivität
Wie wirtschaftlich arbeitet das Team? Die Produktivitätskennzahl zeigt es. Durchschnittlich erwirtschaftet eine Praxis etwa 48.000 Euro Umsatz pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Effizient geführte Praxen liegen bei bis zu 76.000 Euro. Liegt der Wert darunter, lohnt es sich, Prozesse unter die Lupe zu nehmen. Werden Aufgaben sinnvoll delegiert? Ist die Terminplanung optimal? Oder gibt es ungenutzte Kapazitäten? Ein Vergleich mit anderen Praxen derselben Fachrichtung hilft, die eigene Position besser einzuordnen.
3. Fortbildungsquote
Gut ausgebildetes Personal macht den Unterschied – für die Praxis und die Patienten. In deutschen Arztpraxen und Medizinischen Versorgungszentren nehmen je nach Fachrichtung und Praxisstruktur zwischen 68 und 87 Prozent der nichtärztlichen Mitarbeitenden regelmäßig an Fortbildungen teil. Wer hier spart, riskiert nicht nur Wissenslücken im Team, sondern auch eine höhere Fluktuation. Denn Fortbildungsmöglichkeiten sind ein entscheidender Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit.
4. Umsatzrendite
Wie viel bleibt am Ende des Quartals übrig? Die Umsatzrendite zeigt, wie wirtschaftlich eine Praxis wirklich arbeitet. In hausärztlichen Praxen liegt sie meist zwischen 41 und 59 Prozent. Facharztpraxen mit einem hohen Anteil an Privatleistungen schneiden oft besser ab. Sinkt die Rendite oder bleibt dauerhaft unter dem Durchschnitt, sollte ein genauer Blick auf die Kostenstruktur geworfen werden: Sind die Personal- oder Materialkosten zu hoch? Gibt es unnötige Ausgaben oder veraltete, teure Verträge? Oder lässt sich der Umsatz vielleicht noch durch ein erweitertes IGeL-Angebot steigern?
5. Fehlzeitenquote
Ein Team kann nur dann effizient arbeiten, wenn es vollständig ist. Die Fehlzeitenquote zeigt, wie hoch der Anteil der nicht geleisteten Arbeitszeit an der Gesamtarbeitszeit ist. Durchschnittlich liegt sie im Gesundheitswesen bei fünf Prozent. Ist er in Ihrer Praxis noch höher, sollten bei Ihnen die Alarmglocken schrillen. Meist sind die Ursachen für das Problem schnell gefunden: Überlastung, Unzufriedenheit oder gesundheitliche Belastungen. Hier helfen flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsförderung, ein gutes Betriebsklima - und im Zweifelsfall auch mehr Personal zur Entlastung.
6. Personalstunden pro Fall – individuelle Kennziffer für Ihre Praxis
Wie viel Zeit investiert das Team tatsächlich pro Patientenfall? Ebenfalls eine wirtschaftlich sehr interessante Frage, die sich mit der Kennzahl „Personalstunden pro Fall“ beantworten lässt. Als Durchschnittswerte wurden in den vergangenen Jahren die folgenden Werte angegeben:
Allgemeinmedizin: ca. 1,5 Stunden pro Fall
Dermatologie: ca. 1,2 Stunden pro Fall
Gynäkologie: ca. 1,3 Stunden pro Fall
Augenheilkunde: ca. 1,1 Stunden pro Fall
Chirurgie: ca. 2,1 Stunden pro Fall
HNO-Heilkunde: ca. 1,1 Stunden pro Fall
Kinderheilkunde: ca. 1,5 Stunden pro Fall
Innere Medizin: ca. 2,0 Stunden pro Fall
Orthopädie: ca. 1,7 Stunden pro Fall
Radiologie: ca. 1,7 Stunden pro Fall
Urologie: ca. 1,5 Stunden pro Fall
Aber Achtung: Diese Werte dürfen nur als Beispiele verstanden werden, denn sie können von Praxis zu Praxis stark variieren. Wer den tatsächlichen Aufwand für die eigene Praxis ermitteln will, kann sollte über mehrere Quartale hinweg erfassen, wie viele Personalstunden auf wie viele Fälle entfallen. Der Vergleich mit den Durchschnittswerten und den verschiedenen Zeiträumen zeigt, ob das Team durchgehend effizient arbeitet oder ob sich Prozesse optimieren lassen.
Warum Praxis-Kennzahlen niemals langweilig werden
Kennzahlen sind also keine bloßen Zahlenkolonnen. Im Gegenteil: Sie verraten alle Geheimnisse und erzählen die Geschichte der Praxis. Wer sie regelmäßig überprüft, erkennt auf jeden Fall frühzeitig, wo Anpassungen nötig sind – und hält die eigene Praxis damit wirtschaftlich auf (Erfolgs-)Kurs.
Quelle:rebmann-research.de, aerztezeitung.de, kbv.de, Frielingsdorf Consult, Virchowbund