Praxissoftware wechseln: Tipps zur Umstellung
Heiko FeketeViele Ärztinnen und Ärzte sind laut einer Umfrage mit ihrer aktuellen Praxissoftware unzufrieden. Ein Wechsel kommt für sie daher oft infrage. Die folgenden Tipps helfen dabei, die Umstellung so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Software, die den Praxisablauf durcheinanderbringt, ist bei Praxen ein wiederkehrendes Ärgernis. Fast die Hälfte der Befragten berichtet von Störungen, die mehrmals pro Woche oder fast täglich auftreten. Drei von vier Arzt- und Psychotherapiepraxen würden ihre aktuelle Praxissoftware eher nicht weiterempfehlen.
Das geht aus einer bundesweiten Praxisumfrage des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) hervor. 10.245 Datensätze hat das Institut ausgewertet, knapp zwei Drittel (63,7 %) davon gehen auf die Angaben niedergelassener Ärzte zurück. Befragt wurden auch angestellte Ärzte (9 %) sowie MFA (4 %).
Wer mit seinem aktuellen Praxisverwaltungssystem (PVS) unzufrieden ist, will daran etwas ändern: 64,5 Prozent der Unzufriedenen erwägen einen Wechsel ihrer Software.
Was ist vor dem Wechsel zu beachten?
Ein entsprechender Wechsel erfordert in erster Linie eine gründliche Vorbereitung. Im Vorfeld ist unter anderem zu klären, ob eine Datenübernahme ins neue System sinnvoll ist. Werden die Daten übernommen, hat deren Sicherung einen sehr hohen Stellenwert und sollte idealerweise von Experten betreut werden.
Der Softwarewechsel kann auch ohne Datenübertragung stattfinden. In diesem Fall können Praxisinhaberinnen und -inhaber die relevanten Patientendaten neu strukturieren und gegebenenfalls ausmisten, wenn Adressen zum Beispiel doppelt vorhanden sind.
Kann die neue Software vorher geprüft werden?
Zur Umstellung bieten mehrere Hersteller außerdem eine Demo-Version ihres Produkts an. Damit können Arztpraxen die Software schon vorab testen und auf ihre Praxistauglichkeit prüfen.
Auch Erfahrungsberichte von Kollegen und ein Blick auf das Leistungsangebot der Dienstleister sind gute Anhaltspunkte für die Qualität – ebenso wie Zertifikate.
Für eine PVS-Umstellung ist es auch wichtig, ausreichend Zeit einzuplanen. Der organisatorische und technische Aufwand, um die Software zu wechseln, kann mehrere Monate in Anspruch nehmen.
Denn in dieser Zeit sind oft auch Schulungen für das Praxisteam vorgesehen, damit es sich mit dem neuen System vertraut machen kann. Einige PVS-Anbieter bieten dazu ein spezielles Onboarding, um den Umstieg zu erleichtern.
Was geschieht mit dem alten System?
Sicherheitshalber sollte das alte System in einer Übergangsphase auch noch erhalten bleiben und nicht direkt nach der Umstellung gelöscht werden.
Damit ist gewährleistet, dass niedergelassene Ärztinnen und Ärzte im Ernstfall noch auf ein Back-up der alten Software zurückgreifen können – insbesondere, um wichtige Daten und Informationen bis zur vollendeten Umstellung zu sichern.