Die sollten Sie kennen: Neue Urteile zum Thema Urlaub

Das Bundesarbeitsgericht hat sich aktuell mit einigen Urlaubsfragen beschäftigt: Wann nicht genommener Urlaub verfällt beziehungsweise verjährt und was für Urlaubsabgeltungsansprüche nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gilt.

Verfall von offenen Urlaubsansprüchen

Das Bundesurlaubsgesetz regelt, dass der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub dann in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.

Bereits 2019 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass der Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub nur dann am Ende des Kalenderjahres oder des Übertragungszeitraums erlischt, wenn der Arbeitgeber die Mitarbeitenden zuvor aufgefordert hat, ihren Urlaub zu nehmen, sowie klar und rechtzeitig mitgeteilt hat, dass der Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahres oder Übertragungszeitraums verfällt, wenn der Urlaub nicht beantragt wird (Urteil vom 19.02.2019 – 9 AZR 423/16).

Lang andauernde Arbeitsunfähigkeit

Bei langer Krankheit verfällt der Urlaubsanspruch allerdings generell (erst) 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres. Dies gilt nach einer weiteren Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Dezember 2022 auch bei einer fehlenden oder fehlerhaften Belehrung. Allerdings nur dann, wenn der Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zum 31. März des nächsten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres aus gesundheitlichen Gründen daran gehindert war, den Urlaub anzutreten (Urteil vom 22.12.2022 – 9 AZR 245/20).

Denn dann hätte auch ein Hinweis durch den Praxisinhaber nichts zur Inanspruchnahme des Urlaubs für dieses konkrete Urlaubsjahr beitragen können. Wenn Mitarbeiter in einem Urlaubsjahr aber tatsächlich gearbeitet haben, bevor sie krankheitsbedingt arbeitsunfähig geworden sind, scheidet ein Verfall am 31. März des zweiten Folgejahres aus, wenn der Arbeitgeber den Mitwirkungsobliegenheiten bis zum Eintritt der Arbeitsunfähigkeit nicht nachgekommen war.

Verjährung von offenen Urlaubsansprüchen

Wenn Urlaubsansprüche nicht schon nach Ende des Kalenderjahres beziehungsweise Übertragungszeitraums verfallen sind, unterliegt der gesetzliche Anspruch eines Mitarbeiters auf bezahlten Jahresurlaub grundsätzlich der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB).

Die Verjährungsfrist beginnt jedoch auch erst frühestens am Ende des Kalenderjahres, in dem der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über seinen konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallfristen belehrt und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 22.12.2022 – 9 AZR 266/20).

Verfall und Verjährung von Urlaubsabgeltungsansprüchen

Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er finanziell abzugelten. Dieser Anspruch auf Urlaubsabgeltung unterliegt uneingeschränkt der gesetzlichen Verjährung (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 31.01.2023 – 9 AZR 456/20).

Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt in der Regel mit dem Ende des Jahres, in dem das Praxismitglied aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet. Im Hinblick auf die entsprechende Grundsatzentscheidung des EuGH vom 6.11.2018 (Az. C-684/16) hat das Bundesarbeitsgericht in der eben genannten Entscheidung auch klargestellt, dass in Altfällen, in denen das Arbeitsverhältnis vor dieser EuGH-Entscheidung endete, die Verjährungsfrist nicht vor dem Ende des Jahres 2018 beginnen kann.

Abwägung des Urlaubsrisikos durch Praxisinhaber

Die Hinweispflicht der Praxisinhaber im Hinblick auf noch offene Urlaubsansprüche hat infolge dieser Entscheidungen große Bedeutung zur Vermeidung von etwaigen finanziellen Risiken und Personalengpässen, wenn Mitarbeitende den angesparten Urlaub dann vielleicht sogar auf einmal nehmen wollen. Denn wenn in der Vergangenheit die Mitarbeitenden nicht auf den Verfall von noch offenen Urlaubsansprüchen hingewiesen worden sind, besteht für Praxisinhaber das Risiko, dass nicht genommener Urlaub aus früheren Jahren der Tätigkeit noch nachgewährt werden muss.

Es ist daher zu überlegen, ob man diese restlichen Urlaubsansprüche mit in das Hinweisschreiben für das aktuelle Urlaubsjahr aufnimmt oder ob man dies in der Hoffnung unterlässt, dass diese restlichen Urlaubsansprüche nach einem Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis aufgrund von arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen verfallen oder – wenn diese nicht vereinbart sind – verjähren.

Hinweise für die Personalpraxis

Praxisinhaber sollten unbedingt rechtzeitig im Urlaubsjahr jeden einzelnen Mitarbeitenden über seinen/ihren zum Zeitpunkt der Unterrichtung noch bestehenden Urlaubsanspruch aufklären und auffordern, den Urlaub bis zum Ende des Urlaubsjahres zu nehmen. Diese Unterrichtung sollte nun nicht nur auf die Fristen zum Verfall des Urlaubs hinweisen, sondern auch auf die Verjährungsfrist. Aus Gründen der Nachweisbarkeit sollte dies zumindest in Textform geschehen.

Die Rechtsprechung des BAG bezieht sich auf den gesetzlichen Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz. Gewähren Arbeits- oder Tarifvertrag zusätzlichen Urlaub, können hierfür arbeitsvertraglich gesonderte Vereinbarungen zu Verfall und Verjährung getroffen werden.

Autorin: Dr. Julia Friemel, Fachanwältin für Arbeitsrecht, Mediatorin und Systemischer Coach