Wie Sie Personalakten im Einklang mit dem Gesetz führen
Judith MeisterWas in Personalakten stehen darf und was nicht, wurde bereits mehrfach gerichtlich geklärt. Ein aktueller Fall beleuchtete nun die Frage, ob die Abmahnung eines Ex-Mitarbeiters gelöscht werden muss.
Per Handschlag den Vertrag besiegeln und direkt loslegen? Das ist im deutschen Arbeitsrecht zwar theoretisch möglich. Empfehlenswert ist ein solches Vorgehen aber nicht – zumal das Nachweisgesetz Arbeitgeber spätestens ab dem ersten Arbeitstag verpflichtet, wichtige Vertragsinformationen schriftlich niederzulegen.
Was ist rechtlich bei der Personalakte zu beachten?
Für eine professionelle und juristisch korrekte Personalführung empfiehlt sich daher auch die Anlage einer Personalakte, in der relevante Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, Leistungsbeurteilungen und Zeugnisse, Bescheinigungen über erfolgreich absolvierte Fortbildungen sowie Sozialversicherungsdaten, Gehalts- und Lohnbescheinigungen sowie alle Lohnsteuerunterlagen enthalten sind.
Während Praxisinhaber und Praxisinhaberinnen also umfassende Informationen über ihre Mitarbeitenden in der Personalakte sammeln dürfen, haben die Arbeitnehmer auf der anderen Seite per Gesetz ein Einsichtsrecht in ihre Personalakte. Stellen sie dabei fest, dass darin unrichtige Tatsachen enthalten sind, können sie sich zusätzlich auf ihren Anspruch berufen, dass diese Daten berichtigt werden müssen. Ein klassischer Fall ist beispielsweise der Anspruch des Arbeitnehmers auf die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung (vgl. BAG, Az. 2 AZR 593/09).
Umgang mit Personalakte nach Ende des Arbeitsverhältnisses
Scheidet jemand aus dem Praxisteam aus, verändert sich die Lage. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht prinzipiell kein Anspruch mehr auf eine Korrektur der Personalakte. Ein solches Recht besteht nur noch ausnahmsweise. Etwa, wenn es objektive Anhaltspunkte dafür gibt, dass eine dort zu Unrecht aufgeführte Abmahnung den Arbeitnehmer auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch in seinem beruflichen Fortkommen behindern könnte (BAG, Az. 2 AZR 233/11).
Anspruch auf Änderungen in der Personalakte
Der Anspruch auf eine Änderung der Personalakte ist auch ausgeschlossen, wenn ein ehemaliger Arbeitnehmer seinen einstigen Chef parallel zu dem Löschgesuch auf Schadenersatz wegen der Abmahnung verklagt. Um vor Gericht beweisen zu können, dass besagte Abmahnung den Arbeitnehmer nicht in seinen Persönlichkeitsrechten verletzt, muss der Arbeitgeber auf seine in der Akte niedergelegte Dokumentation zugreifen können – zumindest bis zur Klärung des Rechtsstreits. Das entschied gerade das Sächsische Landesarbeitsgericht (Urteil vom 31.03.2023, Az. 4 Sa 117/21).
Auch die sonst oft hilfreichen Verweise auf den strengen Datenschutz ändern daran nichts. Denn laut Datenschutz-Grundverordnung besteht ein Anspruch auf Löschung personenbezogener Daten nur, sofern diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr nötig sind. Das aber ist bei einem laufenden Verfahren gerade nicht der Fall.