Wann Praxischefs besser eigenhändig unterschreiben sollten!

Wer schreibt, der bleibt. Dieses alte Sprichwort hat zwar nach wie vor eine gewisse Gültigkeit. In Zeiten der Digitalisierung bemüht sich der Gesetzgeber aber zunehmend, lästigen Papierkram einzudämmen und dicke Aktenordner durch digitale Dokumente zu ersetzen.

Praxisinhaber, die sich über zu wenig Bürokratie ohnehin nicht beklagen können, dürften das begrüßen. Dennoch sollten sie im Bereich des Arbeitsrechts noch immer auf der Hut sein. Denn wer Arbeitsverhältnisse begründen, verändern oder kündigen will, muss sich nach wie vor an relativ strikte Formvorgaben halten. Nur welche sind das?

Die Schriftform gilt, wenn nichts anderes vorgeschrieben ist

Ein Blick ins Bürgerliche Gesetzbuch, das Formvorgaben für Verträge macht, hilft nur sehr bedingt. So heißt es zwar in
§ 126 Abs. 1: „Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.“ Diese Formulierung wirft aber mehr Fragen auf, als sie beantwortet. Da notarielle Beurkundungen im Arbeitsrecht eher selten sind, stellen sich im Wesentlichen drei Probleme. Erstens: Für welche Regelungen schreibt das Gesetz die Schriftform vor und was genau bedeutet das? Zweitens: Welchen Anforderungen muss eine eigenhändige Unterschrift genügen? Und drittens: Welche Alternativen zur Schriftform können Arbeitgeber nutzen, wenn das Gesetz auch andere Formvarianten zulässt?

Wo ein Handschlag des Praxisinhabers reicht

Grundsätzlich können Arbeitgeber neue Mitarbeiter formlos einstellen – und Arbeitsverträge mündlich, per Mail oder per Fax abschließen. In der Praxis ist dieses Vorgehen aber aus mehreren Gründen nicht zu empfehlen. Zum einen ist jeder Arbeitgeber nach den Vorgaben des Nachweisgesetzes verpflichtet, spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen. Dessen Vorgaben fordern zwar nur die Unterschrift des Arbeitgebers, nicht aber die des Arbeitnehmers. Dennoch wird ein Großteil des vermeintlich ersparten Papierkrams durch diese Regeln nur nach hinten verschoben.

Das muss jedoch nicht immer ein Schaden sein. Denn selbst wenn es nicht zwingend vorgeschrieben ist, kann es schon aus Beweisgründen sinnvoll sein, bestimmte wesentliche Arbeitsbedingungen von Anfang an schriftlich niederzulegen.

Wohl auch deshalb gehören sogenannte Schriftformklauseln inzwischen zu den Standard-Textbausteinen in Arbeitsverträgen. Sie sehen vor, dass Änderungen und Ergänzungen zum Anstellungsvertrag nur dann wirksam sind, wenn diese schriftlich abgefasst und von beiden Vertragsparteien im Original unterzeichnet sind. Eine solche Vereinbarung geht allerdings weit über die gesetzlichen Mindeststandards hinaus und kann auch erhebliche Probleme verursachen.

Kündigungen, Aufhebungsverträge und Befristungen

Geht es um die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses, ist die Schriftform verpflichtend. So ist es in § 623 BGB niedergelegt. Mündliche Kündigungen sind daher ebenso wenig möglich wie solche per Fax oder E-Mail. Auch die Nutzung einer elektronischen Signatur gemäß § 126a BGB reicht nicht aus, um ein Arbeitsverhältnis zu beenden. Dementsprechend sind auch Aufhebungsverträge stets schriftlich niederzulegen.

Wichtig ist zudem, dass auch Zeitverträge stets der Schriftform bedürfen – und zwar von Anfang an. Diese Vorgabe macht § 14 Abs. 4 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG). Vereinbart ein Arzt mit einem Mitarbeiter zunächst nur mündlich, dass ein neu geschlossener Arbeitsvertrag ein fixes Enddatum haben soll, ist diese Befristungsabrede unwirksam und der Praxisinhaber hat stattdessen einen unbefristeten Vertrag geschlossen.

Das gilt sogar dann, wenn die Vertragsparteien die Befristungsabrede nach Arbeitsaufnahme durch die MFA oder den angestellten Kollegen in einem schriftlichen Arbeitsvertrag niederlegen, denn eine solche Niederschrift stellt nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts regelmäßig keine eigenständige Befristungsabrede dar, sondern nur die (rechtlich bedeutungslose) Wiedergabe des mündlich Vereinbarten (Az. 7 AZR 700/06).

Keine besonderen Form-Erfordernisse gelten hingegen für die Abmahnung eines Arbeitsnehmers. Arbeitgeber dürfen sie sogar mündlich aussprechen, obwohl sie im Normalfall dazu dient, eine verhaltensbedingte Kündigung vorzubereiten. „Aus Beweisgründen ist es Arbeitgebern aber dringend zu raten, auch Abmahnungen schriftlich zu verfassen und sich den Zugang vom Arbeitnehmer bestätigen zu lassen“, sagt Randhir K. Dindoyal, Rechtsanwalt aus München.

Was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen

Die in § 126 BGB genannte Schriftform verlangt zunächst, dass das Dokument in papierner Form vorliegt und eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet ist. Welche Anforderungen an eine solche Signatur zu stellen sind, hat unter anderem das Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm näher definiert.

Danach setzt sie „ein aus Buchstaben einer üblichen Schrift bestehendes Gebilde voraus“, das allerdings nicht lesbar zu sein braucht. Erforderlich sei es jedoch, dass es sich um einen individuellen Schriftzug handele, der sich als Wiedergabe eines Namens darstellen und die Absicht einer vollen Unterschriftsleistung erkennen lasse. Eine Unterzeichnung mit einer Buchstabenfolge, die sich als bewusste und gewollte Namensabkürzung darstelle, sei daher nicht als formgültige Unterschrift anzuerkennen (Az. Az. Sa 514/07).

Auch nach Auffassung des Bundesgerichtshofs (BGH) reicht es, dass ein „die Identität des Unterschreibenden ausreichend kennzeichnender Schriftzug vorliegt“. Dieser müsse individuelle und entsprechend charakteristische Merkmale aufweisen, die die Nachahmung erschweren. Zudem sei erforderlich, dass der Schriftzug sich als Wiedergabe eines Namens darstellt und die Absicht einer vollen Unterschriftsleistung erkennen lässt (BGH Az. VII ZB 36/10).

Wer mit seiner charakteristischen Arztschrift Vor- und Nachname niederkritzelt, sollte also auf der sicheren Seite sein.
Nicht ausreichend sind hingegen ein bloßes abgekürztes Handzeichen oder sonstige Abkürzungen (BGH Az. VII ZB 43/12 und Az. XI ZB 6/91).

Sinn und Unsinn von Schriftformklauseln im Arbeitsvertrag

Viele Arbeitsverträge sehen standardmäßig vor, dass auch Änderungen und Ergänzungen schriftlich abgefasst und von beiden Vertragsparteien im Original zu unterzeichnen sind, damit sie wirksam werden. Was gut gemeint ist, kann in Zeiten der Digitalisierung allerdings rechtliche und tatsächliche Probleme verursachen. Zum Beispiel dann, wenn ein Praxisinhaber bestimmte allgemeine Regeln – etwa über die Höhe der variablen Vergütung beziehungsweise des Weihnachts- oder Urlaubsgelds – nur noch per Mail übermittelt oder ins Intranet einstellt.

Dann nämlich können die Mitarbeiter nach dem sogenannten Günstigkeitsprinzip Rosinenpickerei betreiben und sich aussuchen, ob sie Ansprüche nach den ursprünglichen (schriftlich) festgelegten Regeln geltend machen oder sich auf die digital formulierten Klauseln berufen, wenn diese rechtlich oder wirtschaftlich vorteilhafter sind.

Schriftformklauseln sind in der Regel entbehrlich

Angesichts dieser für Arbeitgeber sehr unerfreulichen Rechtslage sollten Praxisinhaber auf Schriftformklauseln in ihren Verträgen besser verzichten. Auch wenn der Wunsch nach maximaler Rechtssicherheit verständlich ist, überwiegen die Nachteile solcher Regelungen, während die Vorteile überschaubar sind.

Da für die wirklich wichtigen Regelungen ohnehin die Schriftform vorgesehen ist, genügt es völlig, Änderungen und Ergänzungen zum Anstellungsvertrag der Textform zu unterwerfen. Um sie zu wahren, reicht es, dass die Erklärung in einer Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe von Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben wird. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Es muss der Erklärung nur zu entnehmen sein, wer sie abgegeben hat. Diese Voraussetzung ist bereits dann erfüllt, wenn die Person des Erklärenden in der Erklärung selbst genannt wird. Ein Fax, eine einfache E-Mail oder eine Kurznachricht genügen diesen Ansprüchen.

In manchen Fällen ist die Textform zu nutzen

Die Textform ist auch dann eingehalten, wenn der angestellte Arzt oder die MFA die Nachricht nicht ausdruckt. Für den Erhalt genügt es überdies, wenn der Empfänger oder die Empfängerin die Nachricht liest. Ob sie hinterher aufbewahrt oder gelöscht wird, spielt keine Rolle.

Klassiker, bei denen Arbeitgeber die einfache Textform nutzen (und nutzen sollten), sind Weisungen an die Mitarbeiter, die Bewilligung oder die Ablehnung von Urlaubsanträgen, die Mitteilung von Kündigungsgründen oder die Freistellung eines Mitarbeiters.

Autorin: Senta Dahland