Urlaubsgeld für Praxismitarbeiter: Was niedergelassene Ärzte beachten müssen
Dennis Janz LL.M.Praxismitarbeiter freuen sich über einen Zuschuss für die Urlaubskasse. Einen gesetzlichen Anspruch haben sie auf Urlaubsgeld aber nicht. Wie Ärzte ihre MFA finanziell unterstützen, dabei Steuern sparen und flexibel bleiben können, erklärt Steuerberater Dennis Janz.
Was ist der Unterschied zwischen Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld?
Unter „Urlaubsentgelt“ versteht man die Fortzahlung des Lohns während des Urlaubs. Darauf haben alle Arbeitnehmer Anspruch, so das Arbeitsrecht. Das „Urlaubsgeld“ ist hingegen eine Extra-Leistung, die der Praxisinhaber seinen Mitarbeitern freiwillig gewährt – oder eben auch nicht.
Die Zahlung kann unterschiedlich normiert sein: Die einen zahlen das Urlaubsgeld und auch Weihnachtsgeld aufgrund vertraglicher Vereinbarungen. In diesen Fällen besteht ein rechtlicher Anspruch. Die anderen zahlen den extra Bonus für den Urlaub nur in Jahren, in denen die Praxis gute Gewinne abwirft.
Muss der Arbeitgeber immer Urlaubsgeld bezahlen?
Wird das Urlaubsgeld mindestens drei Jahre hintereinander vorbehaltlos ausgezahlt, kann daraus auch ohne vertragliche Vereinbarung eine „betriebliche Übung“ werden und damit ein Anspruch gegenüber dem Arbeitgeber entstehen.
Arbeitgeber, die das vermeiden möchten, sollten jährlich in einem Begleitschreiben darauf hinweisen, dass es sich um eine einmalige Zahlung handelt, aus der kein Anspruch entsteht. Ein Hinweis im Arbeitsvertrag, dass alle Sonderzahlungen freiwillig und ohne Anspruch sind, reicht nicht.
Muss das Urlaubsgeld versteuert werden?
Beim Urlaubsgeld handelt es sich um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Nach Abzug der Lohnsteuer und der Sozialabgaben bleibt dem Praxismitarbeiter meist nur die Hälfte. Der Arbeitgeber muss dabei noch tiefer in die Tasche greifen, denn er muss zusätzliche Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, die ca. 20 % des Bruttourlaubsgeldes ausmachen, bezahlen. Gleiches gilt auch für das Weihnachtsgeld.
Beispiel I:
Eine medizinische Fachangestellte (ledig, zwei Kinder, konfessionslos) verdient im Monat 2.000 Euro brutto. Sie erhält als Sondervergütung als Extra eine Zahlung an Urlaubsgeld in Höhe von 1.000 Euro. Nach Abzug der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsabgaben verbleiben der Angestellten netto lediglich 541 Euro. Den Arzt kostet das Urlaubsgeld hingegen stattliche 1.200 Euro.
Die Alternative: Pauschalversteuerte Erholungsbeihilfe
Für Praxisinhaber, die kein komplettes Urlaubsgeld zahlen und Ansprüche vermeiden wollen, gibt es noch eine günstigere Alternative:
Zusätzlich zum vereinbarten Gehalt kann eine sogenannte Erholungsbeihilfe gezahlt werden. Diese ist jedoch nach § 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG begrenzt auf die Jahresbeträge von 156 Euro für den Arbeitnehmer, zusätzlich 104 Euro für den Ehegatten und 52 Euro für jedes Kind. Für eine vier köpfige Familie sind dies immerhin 364 Euro die zusätzlich netto in die Familienkasse fließen, wenn der Arbeitgeber diese mit 25 % pauschal besteuert. Sozialversicherungsbeiträge fallen hierbei nicht an.
Das Gesetz sieht vor, dass dieses Geld tatsächlich für Erholungszwecke genutzt wird. Dazu muss der Arbeitnehmer dem Praxisinhaber nachweisen, dass dies in zeitlichem Zusammenhang mit einem Urlaub gezahlt wurde und nicht länger als drei Monate vor oder nach einem Urlaub gezahlt worden ist.
So vermeiden Sie Probleme mit dem Finanzamt
Praxisinhaber sollten sich den Zweck der Erholungsbeihilfe vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen und diese zu den Lohnunterlagen für eine spätere Prüfung nehmen.
Musterformulierung Erholungsbeihilfe:
Hiermit bestätige ich, dass ich die am … erhaltene Erholungsbeihilfe in Höhe von … Euro (ggf. ergänzen gemeinsam mit dem Ehepartner X und meinen Kindern YZ) zu Erholungszwecken verwendet habe …
Ort, Datum, Unterschrift Arbeitnehmer
Beispiel II:
Die medizinische Fachangestellte (MFA) erhält als Sondervergütung ein Urlaubsgeld in Höhe von 500 Euro und zusätzlich Erholungsbeihilfen von 260 Euro (156 Euro für die Mitarbeiterin und jeweils 52 Euro für die Kinder). Nach Abzug der gesetzlichen Abgaben verbleiben der Angestellten vom Urlaubsgeld netto 279 Euro und zusätzlich die 260 Euro netto aus der Erholungsbeihilfe, insgesamt also 539 Euro. Im Ergebnis damit fast die Summe aus 1.000 Euro Urlaubsgeld. Den Arzt als Arbeitgeber kostet diese Zahlung allerdings nur ca. 925 Euro ( 500 Euro zzgl. AG-Anteil und 25 % pauschale Lohnsteuer auf die 260 Euro). Im direkten Vergleich zur Zahlung des reinen Urlaubsgeldes i.H. von 1.000 Euro spart er somit 275 Euro.
Erstveröffentlichungsdatum des Beitrags: 25.6.2016