Unbezahlter Urlaub – Rechte, Pflichten und Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis
Deborah Weinbuch und Marzena SickingOb Notfall oder eine geplante längere Auszeit vom Job: reichen die regulären Urlaubstage nicht aus, können Mitarbeiter alternativ auch unbezahlten Urlaub beantragen. Sollten Arbeitgeber das Vorhaben unterstützen, müssen sie jedoch einige arbeitsrechtliche Punkte beachten.
Wenn der reguläre Urlaub nicht ausreicht, fragen manche Mitarbeitende der Arztpraxis oder der Klinik nach zusätzlichen unbezahlten Urlaubstagen. Doch viele Chefs zögern, den Antrag abzusegnen – nicht nur, weil sie die Arbeitskraft nicht entbehren können, sondern auch, weil sie die rechtlichen Bedingungen für diese Ausnahmefälle nicht kennen.
Anspruch auf unbezahlte Freistellung nur in Ausnahmefällen
Während der bezahlte Erholungsurlaub im Bundesurlaubsgesetz geregelt ist (mindestens 20 Tage pro Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche), existiert für unbezahlten Erholungsurlaub keine feste gesetzliche Regelung. Das bedeutet: Es gibt kein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub für längere private Reisen, eine berufliche Neuorientierung oder andere persönliche Vorhaben, sofern der Arbeitgeber nicht zustimmt.
Nur in Ausnahmefällen gibt einen gesetzlichen Anspruch auf eine unbezahlte Freistellung:
Pflegezeit (§ 3 PflegeZG): Bis zu sechs Monate unbezahlte Freistellung zur Pflege naher Angehöriger (sofern mehr als 15 Beschäftigte in der Praxis arbeiten),
Familienpflegezeit (§ 2 FPfZG): Reduzierung der Arbeitszeit über einen längeren Zeitraum, wobei unbezahlte Phasen möglich sind.
Sonderurlaub für persönliche Gründe (§ 616 BGB): In besonderen Fällen (z. B. Todesfall in der Familie) kann kurzfristig ein unbezahlter Urlaub gewährt werden, falls keine Lohnfortzahlungspflicht besteht.
Elternzeit (§ 15 BEEG): Anspruch auf bis zu drei Jahre Elternzeit pro Kind, währenddessen kein Arbeitsentgelt gezahlt wird.
Je nach Bundesland kann es einen Anspruch auf Bildungsurlaub für berufliche Weiterbildungen geben.
Darf der Arbeitgeber den Antrag auf unbezahlten Urlaub ablehnen?
Abgesehen von den Fällen, in denen ein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub besteht, darf der Arbeitgeber einen Antrag auf unbezahlten Urlaub grundsätzlich ablehnen, da es keinen allgemeinen gesetzlichen Anspruch darauf gibt. Eine Ablehnung kann insbesondere aus betrieblichen Gründen erfolgen, wenn der Arbeitsausfall die Betriebsabläufe erheblich beeinträchtigen würde, oder wenn vertragliche oder tarifliche Regelungen keine entsprechende Freistellung vorsehen.
Arbeitsrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen von unbezahltem Urlaub
Während des unbezahlten Urlaubs bleibt das Arbeitsverhältnis bestehen, jedoch entfallen sowohl die Arbeitsleistung als auch die Vergütung. Eine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erfolgt nicht. Bestimmte Nebenpflichten wie das Wettbewerbsverbot, die Treue- und Fürsorgepflicht sowie der Kündigungsschutz bleiben weiterhin bestehen. Eine Kündigung ist dennoch möglich, sofern die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Die Sozialversicherungspflicht bleibt erhalten, wenn die Freistellung nicht länger als einen Monat dauert. Überschreitet der unbezahlte Urlaub diese Frist, muss der Arbeitgeber die Mitarbeitende bei den Sozialversicherungsträgern abmelden und bei Wiederaufnahme der Tätigkeit erneut anmelden. Während der unterbrochenen Versicherungszeit ist die Mitarbeitende selbst für den eigenen Versicherungsschutz verantwortlich.
In der Lohnsteuerbescheinigung wird bei einem unbezahlten Urlaub von mindestens fünf aufeinanderfolgenden Arbeitstagen der Großbuchstabe „U“ für Unterbrechung eingetragen. Sachbezüge, die mit dem Arbeitsverhältnis verbunden sind, bleiben auch während der Freistellung bestehen.
Unbezahlte Freistellungen verringern den Urlaubsanspruch
Bei unbezahltem Urlaub entfällt die Lohnzahlung vollständig, unabhängig von der Dauer. Eine Anpassung des Entgelts an geleistete Arbeitstage erfolgt nicht, da während des unbezahlten Urlaubs keine Arbeitsleistung erbracht wird. Bezieht sich der unbezahlte Urlaub auf einen vollen Kalendermonat, kann der Arbeitgeber den gesetzlichen Mindesturlaub anteilig um ein Zwölftel kürzen. Dauert der unbezahlte Urlaub ein ganzes Kalenderjahr an, kann der Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub vollständig entfallen. Eine Kürzung des Urlaubsanspruchs ist jedoch nur für volle Monate zulässig, in denen keine Arbeitsleistung erbracht wurde.
Praxisorganisation: Das sollten Sie mit Ihren Angestellten besprechen
Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, Anträge auf unbezahlten Urlaub möglichst früh zu stellen, um die Personalplanung zu erleichtern. Informieren Sie das Team rechtzeitig über geplante Abwesenheiten. Eine offene Kommunikation schafft Transparenz und hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Besprechen Sie gemeinsam, wie sich die Abwesenheit auf den Praxisalltag auswirkt und ob zusätzliche Maßnahmen in die Wege geleitet werden müssen, um den Ablauf zu sichern. Ist eine Genehmigung nicht möglich, könnten Alternativen wie Teilzeit erwogen werden.