Wissen, was in der Praxis steckt: Potenzialanalysen schaffen Transparenz und Sicherheit

Eine Potenzialanalyse offenbart die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken einer medizinischen Niederlassung. Sie ist Startpunkt und Grundlage für unternehmerische Veränderungen. Das Instrument hilft Praxisinhaberinnen, -inhabern und jenen, die es werden wollen, den Wert und die Unternehmensleistung einer Praxis richtig einzuschätzen. Was die Potenzialanalyse genau beinhaltet und im Einzelnen leisten kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Inhalt und Umfang einer Potenzialanalyse

Die Potenzialanalyse beinhaltet im Allgemeinen eine „strukturierte Untersuchung des Vorhandenseins bestimmter Eigenschaften oder Voraussetzungen“. Sie wird mit verschiedenen Methoden in unterschiedlichen Einsatzgebieten durchgeführt. Im Ergebnis liefert die Potenzialanalyse Informationen zum Beispiel über die Fähigkeiten von Menschen, Mitteln oder Organisationen.

Der Umfang einer Potenzialanalyse kann variieren. Um ein aussagekräftiges Stärken-Schwächen-Profil herausarbeiten zu können, empfiehlt sich eine tiefgründige Analyse. Die Evaluation kann dabei folgende Praxisbereiche umfassen:

• die Analyse der Einnahmen- und Kostenstruktur
• die Analyse der Produktivitätskennziffern
• die Analyse der Honorare in Bezug auf verschiedene Leistungsbereiche und Behandler/Behandlerinnen
• die Analyse von Optimierungspotenzialen anhand von Benchmarks und Best-Practice-Beispielen
• die Analyse der Organisation und nicht-ärztlichen Prozesse
• die Analyse des Standortes hinsichtlich Versorgungssituation und Kaufkraft

sowie die Einschätzung des potenziellen Investitionsbedarfs.

Auf Grundlage von betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Lohnjournalen, Abrechnungsunterlagen und praxisinternen Leistungserhebungen lässt sich im Abgleich mit äquivalenten Kennzahlen aus ähnlichen Praxisstrukturen ein aussagekräftiges Bild zu den unternehmerischen Leistungen einer Arztpraxis oder eines MVZ erstellen.

Praxisinhaberinnen und -inhaber erhalten mit der Potenzialanalyse genaue Kenntnis darüber, welchen Wert ihr Unternehmen hat, wo verborgene Potenziale zur Verbesserung der Praxisleistung liegen und wie die Attraktivität für potenzielle Übernahmeinteressenten oder Investoren gesteigert werden kann.

Auf die richtige Datenbasis kommt es an

Eine Potenzialanalyse verschafft Transparenz und einen guten Überblick zur wirtschaftlichen Basis einer Arztpraxis oder eines MVZ. Dabei ist zu beachten, dass Potenzialanalysen differenziert aufgebaut sein müssen, um zielführende und umfassende Ergebnisse zu generieren.

Der Markt des ambulanten Gesundheitswesens ist komplex und vielfältig. So unterscheiden sich Zahnarztpraxen generell stark von humanmedizinischen Praxen. Und innerhalb der humanmedizinischen Praxen spielt wiederum die jeweilige Fachgruppenzugehörigkeit eine große Rolle. Für die Analyse einer orthopädischen Praxis ist beispielsweise eine völlig andere Datenbasis relevant als für eine Hausarzt- oder Kinderarztpraxis.

Praxisberatungen wie die Kock + Voeste GmbH, die seit vielen Jahren im Heilberufe-Sektor tätig sind, verfügen über passgenaue Praxiswerte unterschiedlicher Fachgruppen, Praxisgrößen und -strukturen, die eine belastbare Einordnung der Praxispotenziale ermöglichen. Nur auf dieser Grundlage sind fundierte Potenzialanalysen durchführbar und realistische Entwicklungsmöglichkeiten ablesbar.

Beim Organisationsaudit hinter die Zahlenfassade schauen

Eine Vor-Ort-Analyse, Gespräche mit Inhaberinnen, Inhabern und Angestellten sowie die Begleitung der Wege des Patienten komplettieren das Zahlenbild einer Praxis. Erst die ganzheitliche Inaugenscheinnahme erlaubt es, die Praxiszahlen richtig einzuordnen, Hintergründe für Entwicklungen zu verstehen und umsetzbare Praxispotenziale zu identifizieren.

In einem Organisationsaudit wird das Management der Praxis eingehend und tiefgründig geprüft. Beginnend beim Anmeldeverfahren und Terminmanagement, über die Steuerung der Patientenflüsse und Führung der Patientenakten bis hin zur Kommunikation der Praxis und ihrer Leitung kristallisieren Organisationsentwickler erfüllte Kriterien und Entwicklungsmöglichkeiten heraus. Diese Erkenntnisse fließen in den Analysebericht ein und ergänzten die statistische Potenzialanalyse um individuelle Faktoren.

Statistische versus individuelle Potenzialanalyse

Die statische Potenzialanalyse ermittelt rechnerisch die vorhandenen Stärken und Schwächen. Sie ist ein sehr schnelles Instrument, das exakten Aufschluss darüber gibt, auf welcher wirtschaftlichen Basis die Praxis steht.

Die statische Potenzialanalyse ermittelt, auf welche Leistungsbereiche und in welchem Umfang sich die realen Einnahmen verteilen. Auf dieser Basis wird das theoretische Potenzial identifiziert.

Mithilfe einer fundierten statistischen Potenzialanalyse lassen sich sowohl Investitionsüberlegungen mit Fakten absichern als auch mögliche Krisenherde frühzeitig identifizieren.

Die individuelle Potenzialanalyse geht noch ein paar Schritte weiter. Die Niederlassung wird von allen Seiten her beleuchtet und in ihrem Gesamtkontext analysiert. Im Unterschied zur statischen Potenzialanalyse bezieht die individuelle Potenzialanalyse neben dem rechnerisch ermittelten, theoretischen Honorarpotenzial eine Vielzahl weiterer Faktoren in die Bewertung mit ein. Das macht die Analyse aufwendiger und die Bewertung entsprechend umfassender. Es werden alle, auch ganz individuelle Bereiche der Praxis oder des MVZ betrachtet, z.B.:

• Voraussetzungen des Standortes in Bezug auf Lage und bauliche Aspekte,
• Kaufkraft des Umfelds,
• Maßnahmen in Bereichen wie Personal, Organisation oder Marketing.

Teil einer individuellen Potenzialanalyse ist auch die Überprüfung, ob das Personal effizient eingesetzt ist. Und auch, ob die Kommunikation sowohl im Team als auch zwischen Praxisteam und Behandler/Behandlerin sowie mit den Patienten optimal läuft. Darüber hinaus ist häufig die Analyse der erbrachten Leistungen und deren Abrechnung ein sehr wichtiger Bestandteil.

In der individuellen Potenzialanalyse werden alle Praxiskennzahlen sowie ganz gezielt die jeweilige Praxis- und Privatsituation der Inhaberin/des Inhabers mit einbezogen und ausgewertet. Ungenutzte Optimierungspotenziale auf allen Ebenen werden genauso identifiziert wie mögliche Risikofaktoren. Die Ergebnisse und Optimierungsempfehlungen der individuellen Potenzialanalyse werden in einem detaillierten Abschlussbericht dokumentiert und erläutert. Auf diese Weise ergibt sich ein umfassendes Gesamtbild der Praxis mit klaren Handlungsanweisungen zur Leistungsoptimierung.

Wann sich eine Potenzialanalyse lohnt

Eine Potenzialanalyse ist zu empfehlen, wenn einer oder gar mehrere der folgenden Punkte zutreffen:

• Sie wollen Ihre Praxis abgeben und benötigen ein aussagekräftiges Praxisexposé.
• Sie wollen eine Praxis übernehmen und daher wissen, wie sie dasteht.
• Sie brauchen realistische Vorgaben für ein mögliches Wachstum.
• Sie benötigen eine expertengetragene Bestätigung des unternehmerischen Kurses.
• Sie brauchen Argumente und streben Unabhängigkeit an.
• Ihre Liquiditätsrate liegt unter 35 Prozent.
• Sie planen Investitionen oder Personalerweiterungen.
• Sie wollen den realen Wert Ihrer Praxis ermitteln.
• Die Bank fragt nach Transparenz oder Sicherheiten.
• Sie können Ihre Praxisleistungen nicht beziffern.
• Sie benötigen eine Einschätzung zur Investorentauglichkeit.

Grundsätzlich ist eine Potenzialanalyse immer lohnenswert. Neben der Identifizierung unausgeschöpfter Potenziale erhalten Praxisinhaberinnen und -inhaber, potenzielle Käuferinnen, Übernehmer oder Investoren Transparenz in relevanten unternehmerischen Bereichen. Und das ist existenziell wichtig. Denn heute reicht es nicht mehr aus, „nur“ Ärztin oder Arzt zu sein und Patienten zu behandeln. Wer eine Praxis langfristig erfolgreich führen möchte, muss sich neben seiner eigentlichen Aufgabe mit einer Vielzahl betriebswirtschaftlicher Fragen auseinandersetzen.

Eine Potenzialanalyse schafft betriebswirtschaftliche Sicherheit und identifiziert Stellschrauben zur Steigerung der Praxisleistung. Sie zeigt auf, in welchen Praxisbereichen Optimierungsmöglichkeiten bestehen, ermittelt Attraktivitätsfaktoren für potenzielle Praxiskäuferinnen und -käufer und unterstützt die Entwicklung eines Zielbildes zur Wachstumsstrategie und Investorentauglichkeit.