Teambesprechung 2.0: Warum Sie auf das Protokoll verzichten sollten

Qualitätsmanagement (QM) ist kein Ordner, sondern eine funktionierende Arbeitsweise in der Praxis. Und gutes QM ist effizientes Arbeiten, bei dem die Stimmung im Praxisteam gut ist und Patienten auf Google keine negativen Kommentare hinsichtlich Terminen, Freundlichkeit oder Zeit beim Arzt oder der Ärztin etc. abgeben. Teambesprechungen sind ein QM-Instrument und für Praxischefs maßgeblich, um die Mitarbeitenden zu führen. Schließlich erwischen Sie sie im Alltag äußerst selten bzw. nur zwischen zwei Patienten oder in der Mittagspause.

Warum Teamgespräche so selten stattfinden

Dennoch verzichten viele Praxen auf Teambesprechungen, aber warum? Der Nutzen wird nicht erkannt, die Teambesprechung hat häufig einen negativen Charakter oder sie wird nicht fest eingeplant und fällt deshalb häufig aus. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie in Ihrer Praxis Teambesprechungen einführen bzw. eine bestehende optimieren. Nicht nur in der Planung, sondern auch in der Durchführung und Nachbereitung, die schnell geht und wirklich etwas bringt. Aber fangen wir von vorne an.

Wie oft sollte eine Teambesprechung stattfinden?

Wir haben verschiedene Modelle in Praxen untersucht. Von einmal pro Woche bis hin zu zweimal im Jahr war alles dabei. Ich überrasche Sie wahrscheinlich nicht, wenn ich Ihnen sage, dass sich häufigere Teambesprechungen bewährt haben. Zweiwöchentlich für 60 Minuten ist optimal. Was oft passiert, wenn Sie seltener oder häufiger Besprechungen durchführen, entnehmen Sie folgenden Beispielen:

Teambesprechung 2 x pro Jahr:

• Es stauen sich zu viele Themen an, die gar nicht alle besprochen werden können.
•  Themen aus der letzten Besprechung sind in Vergessenheit geraten, sodass man die ersten 30 Minuten damit verbringt, diese wieder präsent zu haben. Meistens werden sie dann aufs Neue besprochen und die Teambesprechung ist wieder um, ohne, dass man einen Schritt weitergekommen ist.
•  Im schlimmsten Fall bleiben Themen über fünf Monate unbesprochen, wodurch sich falsche Abläufe oder Konflikte verfestigen. Darunter leidet vor allem die Stimmung.

Teambesprechung 1 x pro Quartal:

• Um die Teambesprechung nicht in die Länge zu ziehen, werden die meisten Themen nur angeschnitten. Meistens handelt es sich um „Ansagen von oben“, die eher demotivieren.
•  Da die nächste Besprechung noch lange hin ist, werden To-dos, die aus der letzten Besprechung resultierten, erst deutlich später gemacht. Da sie dann nicht mehr so präsent sind, meistens mit einem schlechteren Ergebnis.
•  Deutlich mehr Kommunikationsaufwand im Praxisalltag, weil Probleme nicht strukturell, sondern akut gelöst werden müssen. Dadurch treten sie immer wieder auf.

Teambesprechung 1 x pro Monat:

• Dinge, die schneller entschieden werden könnten, werden immer auf die Teambesprechung geschoben. Dadurch verzögert sich die Weiterentwicklung, ohne, dass es sein müsste.
•  Es wird sich häufig mit Dingen abgefunden, weil sie bis zur nächsten Teambesprechung nicht mehr akut sind. Damit soll die Besprechung nicht in die Länge gezogen werden, wenngleich die Unzufriedenheit rasant steigt, wenn das Problem irgendwann wieder auftritt.
•  Als Chef oder Chefin müssen Sie im schlimmsten Fall vier Wochen warten, bis Sie eigene Themen ansprechen können und damit dann auch hoffentlich alle im Team erreichen.

Teambesprechung 2 x pro Monat:

• Es werden im Regelfall alle Themen besprochen. Sollte es mal nicht der Fall sein, ist es nicht dramatisch, da bereits in zwei Wochen die nächste Teambesprechung stattfindet.
•  Die Umsetzungsquote von Aufgaben, die aus der vorherigen Besprechung resultierten, ist am höchsten. Dadurch entwickelt sich die Praxis schneller weiter.
•  Probleme werden frühzeitig besprochen und behoben, sodass sich keine falschen Strukturen bilden. Dieses sorgt für eine hohe Zufriedenheit im Team.

Teambesprechung 1 x pro Woche:

• Die Aufgaben, die in der letzten Besprechung verteilt worden sind, konnten noch nicht erledigt werden. Dieses ist demotivierend und schafft ein Gefühl von Überforderung, weil wöchentlich neue To-dos hinzukommen.
•  Es besteht die Gefahr, dass Themen zerredet werden, da sie noch nicht gelöst sind und deshalb in der kommenden Woche wieder zur Sprache kommen.
•  Nicht jedes Thema muss in einer großen Runde besprochen werden. Bei wöchentlichen Teambesprechungen neigt man jedoch genau dazu.

Nie länger als 10 Minuten über ein Thema sprechen

In den meisten Teambesprechungen wird zu viel gesprochen. Zugegeben klingt das etwas komisch, ist aber so. Ich erkläre Ihnen auch warum. Wenn in einer Gruppe von mehr als drei Personen länger über ein Thema gesprochen wird, ist die Gefahr groß, dass man sich entweder wiederholt oder um den berühmten heißen Brei herumspricht. Sollte ein Thema nach zehn Minuten noch nicht final besprochen worden sein, dann sollten sie es zurückstellen. Denn dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Ihnen noch Informationen fehlen, um zu einem Ergebnis zu kommen. Ein Beispiel:

In einer orthopädischen Praxis mit zwei Chefs und acht MFA sollte das Team-Event besprochen werden. In der Teambesprechung wurden viele Ideen geäußert, vom Hochseilgarten, über Segeln auf der Ostsee bis hin zum gemeinsamen Kochen. Nach ca. 25 Minuten wurden diese drei Top-Ideen zur Abstimmung gestellt, doch es kam zu keiner Einigung. Es fehlten schlichtweg Informationen. Wann kann das stattfinden? Wie teuer ist das? Wie viel Zeit muss dafür eingeplant werden? Was bedeutet das für die Praxis? Geht das überhaupt mit so vielen Personen? Was wäre, wenn jemand kurzfristig krank wird?

Die Fragen beantwortet man nicht in einer Besprechung mit zehn Personen. Sie müssen vorher geklärt und dann aufbereitet und präsentiert werden. Dann wird abgestimmt. Anfang Februar haben wir den gleichen Fall in einer anderen Praxis erlebt. Hier ging es um die Urlaubsplanung. Nach 13 Minuten haben wir die wirre Diskussion abgebrochen und klare To-dos verteilt. Drei Tage später wurde die neuen Informationen zusammengetragen und in weniger als fünf Minuten eine neue Systematik eingeführt. Die 10-Minuten-Regel funktioniert besonders gut, wenn Themen richtig vorbereitet werden. Hierfür eignet sich besonders die SCORE-Systematik (mehr dazu finden Sie in diesem Video).

Warum Sie auf das Protokoll verzichten sollten

Die meisten Praxen wünschen sich, die Verwaltung zu verschlanken. Ein Schritt dahin ist der Verzicht auf ein Protokoll. Erstens hat niemand Lust dieses zu schreiben und zweitens wird es anschließend auch nicht mehr gelesen. Es wird abgeheftet und mit der Zeit reiht sich Ordner an Ordner. Eine Praxisinhaberin aus Köln sagt: „Ich bin genervt, dass viele Dinge, die wir in der Vergangenheit besprochen und protokolliert haben, trotzdem nicht funktionieren.“ Eine HNO-Ärztin aus Schleswig-Holstein ergänzt: „Mit vier MFA habe ich ein kleines Team, trotzdem muss ich jedem alles einzeln erzählen, weil der Informationsfluss nicht funktioniert, trotz Protokollen.“ Es braucht also kein Protokoll, sondern ein System, welches dafür sorgt, dass alle den gleichen Wissensstand haben, auch wenn man bei der Besprechung nicht anwesend war. Das funktioniert so, dass noch während der Besprechung lediglich ein kurzer Beschluss mit dem jeweiligen Datum aufgeschrieben wird. Dieser Beschluss ist kurz und prägnant.

Anschließend muss jedes Teammitglied abhaken, wenn es den Beschluss gesehen und verstanden hat. Eine App, die sich dazu eignet, ist Trello. In vielen Praxen haben wir bereits mit der kostenlosen Version Strukturen aufgebaut, die einfach zu bedienen sind und einen großen Effekt haben. Sie haben die maximale Transparenz und kaum Aufwand. Vor allem haben Sie aber den Vorteil, dass sie auf Knopfdruck einen genauen Überblick haben und Ihr Team damit aktiv führen können. Trello ist hierbei nur ein Beispiel. Es gibt sicherlich auch noch viele andere Apps, mit denen man diese Effekte erzielen kann.