Rechnungsstellung: Wie Sie Fehler vermeiden

Name, Adresse, durchlaufende Nummerierung, Umfang der Leistung bis zur ausgewiesenen Umsatzsteuer: Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält diverse Pflichtangaben. Praxisinhaber, die einen Vorsteuerabzug geltend machen wollen, müssen jedes Schriftstück dahingehend prüfen. Entspricht eine Einkaufsrechnung nicht den gesetzlichen Vorschriften, wird das Finanzamt sie beanstanden – mit der Folge, dass es keinen Vorsteuerabzug gibt. Im Zweifel passiert das im Nachhinein nach einer Betriebs- oder einer Umsatzsteuersonderprüfung und die Vorsteuer muss verzinst zurückgezahlt werden. Deshalb ist es von Bedeutung, die Rechnung gleich beim Eingang zu checken.

Der Adressat

Der Name sowie die Adresse müssen korrekt sein. Rechnungen sollten immer auf den tatsächlichen Empfänger der Lieferung oder der Dienstleistung ausgestellt sein. Das kann etwa relevant sein, falls mit Tochtergesellschaften gearbeitet wird.

Das Nummernspiel

Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, das Datum der Fakturierung sowie eine Rechnungsnummer sind Pflichtangaben. Ob Letztere etwa aus Ziffern, Buchstaben oder dem Kürzel des Kundennamens besteht, bleibt ganz dem Praxisinhaber überlassen.

Der Leistungsumfang

Pauschale Angaben zur Lieferung reichen nicht aus. Möglich ist es aber, eine Anlage beizufügen, auf die in der Rechnung Bezug genommen wird. Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen. Wichtig: Die Art der Lieferung und Leistungen müssen exakt beschrieben sein.

Der Liefertermin

Es genügt, wenn der Kalendermonat der Lieferung oder der Leistung angegeben wird. Der Leistungszeitpunkt kann sich ganz einfach aus dem Lieferschein ergeben. Dann wird in der Rechnung darauf Bezug genommen.

Die Rabatte

Falls Boni, Skonti oder andere Preisnachlässe vereinbart wurden, kann es heißen: „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.“ Oder falls die Angaben nachprüfbar sind – wenn also etwa schriftliche Vereinbarungen darüber getroffen wurden – kann es lauten: „Entgeltminderungen ergeben sich aus den aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen.“ Darf Skonto gezogen werden, muss dieses nicht auf Euro und Cent angegeben werden. Der Hinweis „Zwei Prozent Skonto bei Zahlung bis…“ ist kein Problem.

Die Umsatzsteuer

Nun kann es passieren, dass der Auftragnehmer die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen hat – beispielsweise im Sommer 2020 noch mit 19 statt 16 Prozent fakturiert hat.

Wenn eine Rechnung einen solchen Fehler aufweist, darf der Auftraggeber keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Falsche Eingangsrechnungen sollten schnell korrigiert werden. Der Aussteller ist dann gefordert, die Berichtigung vorzunehmen. Das Problem: Mitunter fallen die Fehler erst Jahre später auf, wenn der Betriebsprüfer im Haus war. Im schlimmsten Fall ist der Aussteller nicht mehr aktiv im Markt oder die Ansprechpartner sind neu.

Die Rechnungskorrektur

Bei Fehlern kann die Rechnung storniert werden, falls die Umsatzsteuer noch nicht an das Finanzamt abgeführt wurde und der Empfänger auch nichts erstattet bekommen hat. Falls die „falsche“ Steuer schon an das Finanzamt entrichtet wurde, sollte die Behörde informiert und bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung alles angepasst werden.

Alternativ zum Storno kann eine Rechnung durch einen Ergänzungsbeleg korrigiert werden. Wichtig ist, dass die Ergänzung alle Pflichtangaben enthält und sich eindeutig auf die bisherige Rechnung bezieht. Es wird auf die ursprüngliche Rechnung hingewiesen, ohne eine neue Nummer zu vergeben. Das ist wichtig. Schließlich könnte der Empfänger sonst doppelt Vorsteuern ziehen. Der Aussteller steht vor dem Problem, die Umsatzsteuer entsprechend doppelt zu schulden. „Die Berichtigung darf nur der Rechnungsaussteller selbst vornehmen, im Gegenzug eben bei einer Gutschrift auch nur der Aussteller der Gutschrift“, erläutert Ines Wollweber, Steuerberaterin der Kanzlei Ecovis in Niesky.