Von den Besten lernen: Mit Benchmarking die Praxis optimieren

Medizinische Fachkenntnisse allein reichen nur noch selten aus, um eine Arzt- oder Zahnarztpraxis zum Erfolg zu führen. Wie in allen anderen Branchen sind auch bei niedergelassen Medizinerinnen und Medizinern Unternehmergeist und Managementkompetenzen gefragt. Die Definition von Unternehmenszielen, die Entwicklung einer klaren Praxisstrategie, die Identifikation einer individuellen Positionierung, ein regelmäßiges Praxiscontrolling und das Wissen zur Beurteilung des Wettbewerbermarktes sind nur einige der relevanten Erfolgsfaktoren.

Praxisoptimierung mit Benchmarking

Die Kenntnis über die eigene Marktposition ist ein wichtiger Indikator, um die richtigen Schlüsse für die weitere Praxisentwicklung ziehen zu können. Wo steht die eigene Praxis im Vergleich zur Konkurrenz? Was machen die Kolleginnen und Kollegen anders oder besser? An welchen Stellschrauben gilt es zu drehen, um die Lücke zur „Best-Practice-Praxis“ zu schließen?

Beim Benchmarking geht es darum, sich bewusst am Erfolg der Mitbewerberinnen und Mitbewerber zu orientieren. Ziel ist es, sich den Top-Performern am Gesundheitsmarkt anzunähern und eigene Wettbewerbsvorteile zu schaffen.

Mit einer Benchmark-Analyse erhält die Praxisleitung einen schnellen und effektiven Überblick, wo ihre Praxis im Vergleich zu anderen Niederlassungen steht. Im Benchmarking-Prozess werden relevante Praxisdaten erhoben, mit Kennzahlen aus vergleichbaren Praxisstrukturen abgeglichen und an Idealwerten – das heißt an den Besten – gemessen.

Best Cases zum Praxismaßstab machen

Die Benchmarks – also die Vergleichsmaßstäbe und Zielwerte – setzen ärztliche und zahnärztliche Best-Practice-Beispiele im niedergelassenen Bereich. An ihren Kennzahlen gilt es, sich im Benchmarking zu orientieren, um eine Einschätzung über die betriebswirtschaftlichen Stärken und Schwächen der eigenen Praxis vornehmen zu können.

Die Datenanalyse gibt Aufschluss darüber, an welchem Punkt sich die eigene Praxis im Branchenvergleich befindet. Der unternehmerische Nutzen besteht vor allem darin, dass Praxisbetreiber und -betreiberinnen ein klares Verständnis für die eigene Wettbewerbsposition und ihr Marktpotenzial bekommen: Schwachstellen und bislang ungenutzte Potenziale werden mit Benchmarking sichtbar und können behoben bzw. genutzt werden.

Für eine realistische Vergleichbarkeit ist die passende Datenbasis von besonderer Relevanz. Unter Berücksichtigung der geografischen Lage, der Praxisgröße, des Patientengefüges und der Personalsituation werden zum Kennzahlenvergleich Praxen mit ähnlichen Strukturen und Bedingungen herangezogen.

Die wichtigsten Werte im Praxisvergleich

Die Benchmark-Analyse bietet verschiedene Vergleichswerte, um die Optimierungspotenziale einer Praxis ausloten zu können. Anhand dieser lassen sich Branchentrends ermitteln und Hebel zur Steigerung der eigenen Praxisleistung identifizieren. Zur Auswertung der Praxispotenziale werden im Wesentlichen folgende Orientierungswerte herangezogen:

• Praxisstandort
• Praxisgröße
• fachliche Ausrichtung
• Mitarbeiterzahl
• Produktivität des ärztlichen und nichtärztlichen Personals
• Kostenstruktur
• Einnahmen und Ausgaben
• Fallwerte
• Anteil Kassen-/Privatpatienten bzw. -umsatz

Das Resultat der Benchmark-Analyse ist ein Praxiskompass, der Inhaberinnen und -inhabern die Potenziale zur Praxisoptimierung aufzeigt. Er weist die Richtung zur geeigneten Zielsetzung, steuert den Kurs zu passenden Maßnahmen und überprüft bei regelmäßiger Kontrolle den Erfolg der Praxisentwicklung.

Die Krux mit den passenden Kennzahlen

Aussagekräftige Benchmark-Analysen verlangen eine belastbare Datenbasis. Neben den Kassen(zahn-)ärztlichen Vereinigungen der Länder und des Bundes veröffentlichen auch Kammern, Berufsverbände und weitere Institutionen der Gesundheitswirtschaft regelmäßig ihre Branchenkennzahlen.

Die Vielzahl an Quellen macht es Management- und Leitungskräften jedoch nicht leicht, die passende Datenbasis für die eigene Praxis zusammenzustellen. Hier können kostenpflichtige Web-Datenbanken Abhilfe schaffen, die Basisinformationen über die Branche bündeln und regionale sowie überregionale Leistungsdaten und Kostenstrukturen der einzelnen Fachgruppen übersichtlich aufbereiten.

Schwierig wird die Datenlage für komplexere Praxisstrukturen. Trotz steigender Tendenzen zu Großkonstrukten und Praxiskooperationen beziehen sich die meisten Vergleichswerte noch immer nur auf die durchschnittliche Einzelpraxis. Zudem werden Personalstrukturen und Standortfaktoren nur selten so abgebildet, dass eine adäquate Gegenüberstellung der Praxiskennzahlen gelingt und realistische Vergleichswerte bietet.

Die Zusammenarbeit mit Fachexperten kann an dieser Stelle hilfreich sein. Unternehmensberatungen wie die Kock + Voeste GmbH, die seit vielen Jahren im Heilberufe-Sektor tätig sind, verfügen über passgenaue Praxiswerte unterschiedlicher Praxisgrößen und -strukturen, die eine belastbare Vergleichbarkeit ermöglichen. Erst auf dieser Grundlage sind fundierte Benchmark-Analysen umsetzbar und realistische Entwicklungsmöglichkeiten ablesbar.

Von den Besten lernen, heißt gewinnen lernen

Benchmarking lebt von Transparenz. Durch die Gegenüberstellung der eigenen Praxisleistung mit Best-Practice-Beispielen aus der Vergleichsgruppe werden Verbessungspotenziale in Prozessen, Strukturen und Strategien sichtbar.

Neben der richtigen Datenbasis ist Kontinuität ein wichtiger Erfolgsfaktor von Benchmarking. Langfristig erfolgsorientierte Unternehmensentwicklungen gelingen dann, wenn Benchmark-Konzepte zum festen Bestandteil des Praxismanagements werden und regelmäßig Anwendung finden.

Mit einem fachkundigen Partner an Ihrer Seite, der Zugriff auf die maßgeblichen Praxiskennzahlen hat, diese korrekt zu messen und zu interpretieren versteht, ist Benchmarking die ideale Management-Methode, um im wachsenden Gesundheitsmarkt langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.