MFA und ZFA kritisieren Ausbildung in Arztpraxen: wie sie trotzdem gelingt

Eine geeignete Kandidatin oder Kandidaten für die Ausbildungsstelle in der Arztpraxis zu finden, ist gar nicht so einfach, sagen viele Praxisinhaber. Es ist die Arbeitsmoral der jungen Erwachsenen, die vielen Praxisinhabern und -inhaberinnen sauer aufstößt und dazu führt, dass immer weniger Praxen ausbilden. „Die Azubis sind viel unselbstständiger als früher“, berichtet eine Gynäkologin aus Hessen. Und auch deren Belastbarkeit habe stark abgenommen, ergänzt sie. Eigentlich sollte der Start in die Arbeitswelt voller positiver Energie sein. Zudem sollte eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege Freude ins Team bringen. Leider sieht es in der Realität häufig anders aus. Die anfängliche Euphorie verschwindet rasend und der triste, strukturlose Alltag kehrt nach nur wenigen Wochen ein. Aber was bedeutet das im Klartext?

Azubis sind keine vollwertigen Kräfte

In vielen Praxen merken wir, dass aus einer Auszubildenden so schnell wie möglich eine vollwertige Mitarbeiterin gemacht werden soll. Ein häufig unausgesprochenes Argument dafür ist das Einsparen von Personalkosten. Schließlich wäre eine ausgelernte Kraft deutlich teurer. Dadurch kommt die tatsächliche Ausbildung häufig zu kurz und die Auszubildende kann den „falschen“ Erwartungen nicht gerecht werden. Und dann beginnt ein Domino-Effekt. Je mehr Aufgaben ein Azubi am Anfang übernimmt, desto mehr Fehler passieren. Diese führen im Praxisteam zur Mehrarbeit und Frust.

Keine Zeit für echte Einarbeitung

Halten wir fest, dass eine Auszubildende oder ein Auszubildender keine offene MFA- oder ZFA-Stelle besetzen kann. Mit dieser Erkenntnis werden die Erwartungen an die Auszubildenden gleich heruntergeschraubt. Dennoch bleibt die Praxisausbildung ein entscheidender Kritik-Punkt der Azubis. Konkret: keine feste Systematik, keine Zeit zum Lernen und keine feste Ansprechpartnerin. Ganz gleich, ob die Kritik berechtigt ist, steht sie erst mal und sorgt für ein schlechtes Gefühl.

Aus einer MMP-Umfrage aus 2017 ging hervor, dass 28 % der Auszubildenden sich nicht noch einmal in der gleichen Praxis bewerben würden. Schlechte Stimmung, keine regelmäßigen Entwicklungsgespräche und unstrukturierte Abläufe waren die meistgenannten Gründe dafür. Auf der anderen Seite habe ich in vielen Gesprächen mit Praxismanagerinnen erfahren, dass es schier unmöglich sei, im laufenden Betrieb und einer normalen Personaldecke, wirklich gut und fundiert auszubilden. „Kaltes Wasser“ und „Learning by doing“ erzeugt oft hohen Druck.

Systematik, Motivation und Eigenverantwortung

Doch wie gelingt die optimale Ausbildung trotzdem? Mit Systematik und einem Ausbildungsplan, der die Praxisausbildung strukturiert und erleichtert. Gleichzeitig entlastet diese das Team und motiviert die Azubis.

Wie funktioniert das?

Zunächst werden die Ausbildungskategorien praxisindividuell festgelegt. Zum Beispiel: Organisation, Verwaltung, Anmeldung, medizinische Schwerpunkte, Patientenmarketing etc. Anschließend werden detaillierte Aufgaben unter den jeweiligen Kategorien definiert. Zum Beispiel: EDV (PVS), Post, Telefon, Dokumenten-Scan, Terminvergabe, Blutabnahme, Assistenz, Social-Media etc.

Am Ende steht ein ausführlicher Ausbildungsplan, der in jeder Praxis etwas unterschiedlich ist. Es gibt etwa die Kategorie Patientenmarketing mit den Bereichen Website, Instagram, Videos, Flyer, Patienteninformationen in manchen Praxen noch nicht. Das ist übrigens ein Verantwortungsbereich, den Auszubildende relativ gerne übernehmen. Hier kann ein echter Mehrwert für die Praxis entstehen. Aber das ist ein eigenes Thema. Diese Tätigkeiten werden per Selbstbewertung in einem Ampelsystem dargestellt. Alles auf GRÜN ist das Zielbild, denn das heißt: „Ich kann das allein ausführen.“ Wir haben die Erfahrung gemacht, dass bei solch einer Struktur die Identifikation der Azubis mit den Praxen deutlich höher war. Das hat dazu geführt, dass sie auch nach der Ausbildung dort geblieben sind.

Warum klare Vorgaben im Ausbildungsplan wichtig sind

Entscheidend für den Ausbildungsplan ist die genaue Vorgabe. So muss festgelegt werden, nach wie vielen Wochen oder Monaten Azubis welchen Bereich gelernt haben sollen und wollen. Danach strukturiert sich die Ausbildung automatisch und die Visualisierung des Fortschrittes schafft eine intrinsische Motivation. Der Ausbildungsplan wird von den Azubis selbstständig geführt. Denn nun liegt es in deren Händen, den nächsten Schritt zu machen.

Sie oder Ihre Praxismanagerin nutzen den Plan als Führungsinstrument. Auf einem Blick können Sie sehen, wie der Ausbildungsstand ist und wie Sie Ihre Azubis unterstützen und einsetzen können. Im Übrigen ist diese Systematik auch für neue Mitarbeiter sinnvoll, die schnell an bestimmte Aufgaben herangeführt werden sollen. Das Beste an dem Ausbildungsplan ist, dass er nach einmaliger Entwicklung in Zukunft eine feste Struktur für die Praxis darstellt.