Meine Praxis ohne mich: So sorgen Sie für den Notfall vor
A&W RedaktionFällt der Praxisinhaber aus, geht es nicht nur um die Versorgung seiner Patienten. Der Stillstand hat auch wirtschaftliche Folgen für den Betrieb, denn die Verbindlichkeiten laufen weiter. Beugen Sie vor: Eine Notfalldokumentation mit allen wichtigen Daten, Vollmachten und Anweisungen sichert im Krisenfall die Handlungsfähigkeit der Praxis.
Wenn es sich nicht um ein Ärztehaus oder um eine Gemeinschaftspraxis handelt, gibt es immer ein großes Problem: Die Existenz der Praxis steht und fällt mit der Person des Praxisinhabers. Der Arzt oder die Ärztin ist nämlich nicht nur für die medizinische Versorgung der Patienten zuständig, sondern auch für alle wirtschaftlichen und rechtlichen Aufgaben verantwortlich. Fällt der Praxisinhaber langfristig aus, weil er zum Beispiel selbst erkrankt oder einen Unfall hat, kann dies zu einer existenziellen Bedrohung werden. Es droht der völlige Stillstand, denn ohne Arzt kann die Praxis nicht weiterlaufen.
Kosten der Praxis laufen weiter
Die Folgen: Einerseits fällt die Einnahmequelle aus, andererseits laufen die Verbindlichkeiten weiter und die Mitarbeiter sind handlungsunfähig. Das passiert, weil kaum jemand im Vorfeld über die drohenden Szenarien nachdenken mag und somit auch nicht vorgesorgt wird: Gehälter und Rechnungen können nicht bezahlt werden, weil Kontovollmachten fehlen. Unterlagen sind den Mitarbeitern nicht zugänglich, weil die Passwörter des Arztes unbekannt sind.
Um für den Notfall gut gerüstet zu sein, sollten Ärzte daher rechtzeitig eine Notfalldokumentation zusammenstellen. Im Grunde ist das ganz einfach: Sie brauchen eigentlich nur einen Ordner, in dem bei Bedarf alle wesentlichen Fäden zusammenlaufen.
Hilfreich ist es auch, hier wichtige Dokumente wie Arbeits- oder Mietverträge, Policen, die KV-Abrechnung oder Kontaktdaten, etwa zur Kassenärztlichen Vereinigung, zu den Berufsverbänden oder zum rechtlichen und steuerlichen Berater, griffbereit abzuheften.
Vollmachten für den Notfall nicht vergessen
Entscheidend ist es außerdem, dass bestimmte Vertrauenspersonen auf diese Daten zugreifen können. Wer möchte, dass diese Personen aus der Praxis stammen, sollte unbedingt an die dazugehörigen Vollmachten denken. Wer beispielsweise das Praxismanagement mit einbinden möchte, sollte sich darum kümmern, dass dieses die entsprechenden Vollmachten hat.
Das muss auch noch in die Notfalldokumentation
Die Notfalldokumentation sollte zudem auch einen Antrag auf Genehmigung eines Vertreters und des sogenannten Witwenquartals enthalten, denn bei Tod des Praxisinhabers endet auch die Zulassung als Vertragsarzt. Beantragt ein Angehöriger jedoch das Sterbevierteljahr, kann die Praxis mit einem Vertreter vorerst weitergeführt werden. So bleibt zumindest etwas Zeit, um Verträge zu kündigen oder einen Nachfolger zu finden – in diesem eng bemessenen Zeitraum jedoch kein leichtes Unterfangen.
Damit die Praxis auch mit einem Angehörigen und ärztlichen Vertreter weiterlaufen kann, müssen diese wissen, welche Programme welche Lizenzen und Passwörter erfordern oder wie die Zugangsdaten für das Online-Banking lauten. Ärzte sollten auch unbedingt darauf achten, dass die Informationen aktuell bleiben. Dazu kann einmal im Jahr ein Termin festgelegt werden, um die getroffenen Regelungen durchzusehen und gegebenenfalls zu überarbeiten. Auch aktuelle Dokumente können dann ergänzt werden. Übrigens: Der Blick von außen hilft, die richtige Vorsorge zu treffen und die Praxis krisenfest zu machen.