Worauf Ärzte beim elektronischen Fahrtenbuch achten müssen

Private Fahrten mit dem Praxiswagen müssen versteuert werden. Am einfachsten geht das mit der sogenannten Ein-Prozent-Methode. Genauer und damit unter Umständen günstiger ist die Besteuerung nach Fahrtenbuch. Insbesondere für Ärzte, die einen hochpreisigen Praxiswagen angeschafft haben und nur wenige Privatfahrten haben, ist das Fahrtenbuch die bessere Wahl.

Allerdings ist ein Fahrtenbuch nur wirksam, wenn es akribisch geführt wird. Die Pflichtangaben müssen lückenlos eingetragen werden. Auch wird das Fahrtenbuch nur akzeptiert, wenn es zeitnah und in “geschlossener Form” geführt wird. Letzteres bedeutet, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder direkt sichtbar und nachvollziehbar sind. Mit diesen Vorgaben sollen nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen werden.

Fahrtenbücher modern

Als Standard gelten hier Fahrtenbücher in Papierform, die fortlaufend geführt werden. Allerdings ist das Misstrauen bei handschriftlichen Aufzeichnungen immer besonders groß und damit auch die Gefahr, doch in die Ein-Prozent-Pauschale zu rutschen.

Elektronische Fahrtenbücher helfen nicht nur dem Fahrer Zeit zu sparen, sondern werden von vielen Finanzämtern sogar bevorzugt. Entsprechend viele Anbieter tummeln sich auf dem lukrativen Markt. Ärzte, die ein digitales Fahrtenbuch nutzen wollen, sollten aber genau hinschauen und vor allem sicher gehen, dass die “geschlossene Form” wirklich gewährleistet ist. Sind nachträgliche Änderungen nicht ausgeschlossen, sollte zumindest ein automatisches Protokoll darüber erstellt werden.

Im Zweifelsfall ist es besser, direkt beim Finanzamt nachzufragen, ob die gewählte Software wirklich akzeptiert wird. Zwar werben viele Anbieter mit dem Hinweis, ihr Service sei rechtssicher, allerdings gibt es bisher gar kein einheitliches Zertifizierungsverfahren für digitale Fahrtenbücher und auch keine offizielle Empfehlung der Behörden. Der zuständige Finanzbeamte entscheidet also noch immer nach Einzelfall.

BlackBox fürs Auto

Der neueste Trend in diesem Bereich sind kleine Black-Boxes, die mit der Fahrzeug-Elektronik verbunden werden. Sie zeichnen die Route via GPS nach und übertragen die Daten nach der Fahrt auf den PC bzw. auf das Smartphone. Günstiger sind Fahrtenbuch-Apps, die die entsprechenden Daten auf dem Smartphone aufzeichnen. Doch auch bei diesen Systemen müssen die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt sein. Fehlen z.B. Eintragungen oder Teile der Pflichtdaten, kann das Finanzamt die steuerliche Anerkennung verweigern. Vorsicht ist vor allem bei den App-Angeboten angebracht: Nicht alle sind manipulationssicher und fallen beim Finanzamt deshalb regelmäßig durch.