Wie Sie mit Eigenbelegen Betriebsausgaben der Praxis nachweisen

Grundsätzlich gilt bei beruflichen oder betrieblichen Aufwendungen die Regel: “Keine Buchung ohne Beleg”. Doch leider kann niemand wirklich ausschließen, dass eine Rechnung oder eine Quittung auch mal verloren geht oder versehentlich weggeschmissen wird. Kann eine Rechnungskopie nicht eingeholt werden, weil es beispielsweise nur die Quittung vom Parkhaus oder für die Briefmarken war, kann ein Eigenbeleg ausgestellt werden.

Naturgemäß stehen Betriebsprüfer so genannten Eigenbelegen stets kritisch gegenüber. Schließlich ist die Missbrauchsgefahr nicht zu leugnen. Die Steuergesetze enthalten nur für bestimmte Betriebsausgaben, zum Beispiel Bewirtungskosten oder Geschenke, besondere Aufzeichnungspflichten. Sie müssen aber im Rahmen Ihrer allgemeinen Mitwirkungspflichten generell darlegen, dass Ihre Betriebsausgaben auch betrieblich veranlasst sind. Gerade bei Geschäftsreisen oder dem Kauf von kleineren Betriebsmitteln (Bürobedarf etc.) besteht erfahrungsgemäß die Gefahr, dass man es mit den Belegen oft nicht so genau nimmt. Doch auch bei Eigenbelegen gilt es, sehr sorgfältig zu sein, damit das Finanzamt die Ausgaben akzeptiert.

Ein korrekter Eigenbeleg könnte inhaltlich wie folgt aufgebaut sein:

Eigenbeleg

Art/Zweck der Ausgabe:          Porto für Briefmarken

Betrag:                                          5,40 Euro

Zahlungstag:                               17. Januar 2019

Zahlungsempfänger:                 Name und Anschrift der Poststelle

Beleg wurde erstellt am:           18. Januar 2019

Unterschrift:                                 eigenhändig durch Praxisinhaber

 

Wichtig ist, dass die Art der Aufwendung korrekt beschrieben wird. Kosten, Datum des Zahltags und der Belegerstellung sowie der Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift müssen genannt werden. Auch ist es sinnvoll, den Grund für den Eigenbeleg zu notieren (z.B. wenn der Parkautomat keinen Beleg erstellt hat). Auch eine Belegnummer sollte nicht fehlen. Fehlt eine wichtige Angabe, kann das Finanzamt die Anerkennung des Eigenbelegs durchaus verweigern. Auch bei der Höhe sollte man vorsichtig sein. Insbesondere, wenn es sich um Barzahlungen handelt. Hier kann es bei Beträgen über 100 Euro problematisch werden. Wurde der Betrag überwiesen, sollte der Kontoauszug dem Eigenbeleg beigefügt werden.

Weil die Finanzämter Eigenbelege stets genau prüfen, sollten sie in sich schlüssig sein. Und sie sollten insbesondere zeitnah erstellt werden. Auch sollten Sie Auf- oder Abrundungen vermeiden und die Betriebsausgaben stets in Euro und Cent beziffern. Der Beleg wirkt dann viel authentischer.

Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Sie keinen Fehler bei der Erstellung des Eigenbelegs machen, sollten Sie Ihren Steuerberater um eine entsprechende Vorlage bitten. Auch bieten viele Finanzdienstleister entsprechende Vorlagen kostenlos im Internet an. Denken Sie aber bitte daran: Der Eigenbeleg ist nur die letzte Rettung, falls Sie eine Quittung verlieren. Er sollte aber immer auch die Ausnahme bleiben. Den Vorsteuerabzug retten Sie mit dem Eigenbeleg übrigens nicht. Dafür braucht es schon eine korrekte Ersatzrechnung.