Was in Arztpraxen jetzt beachtet werden muss: Neuerungen der digitalen Buchführung

Die positive Nachricht vorab: Die so genannten GOBD – steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – hat die Finanzverwaltung nicht verschärft. Die Neuerungen beziehen sich auf einzelne Punkte, im Tenor sind die GoBD geblieben. Die Neufassung steht im BMF-Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001). Was also hat sich geändert?

Mobiles Scannen

Belege können mit dem Smartphone abfotografiert und dann elektronisch von der Buchhaltung bearbeitet werden. Das so genannte mobile Scannen ist jetzt erlaubt. Beispiel: Die Hotelrechnung oder das Bahnticket können mit dem Smartphone erfasst und so von der Buchhaltung elektronisch verarbeitet werden. Das gilt unabhängig davon, ob es sich um Belege aus dem Ausland oder um inländische handelt. Die Reisekosten können anhand der Fotodateien abgerechnet werden.

In der Cloud

Immer mehr Selbstständige und Unternehmer haben eine online-Buchführung. Die GoBD haben nichts dagegen, wobei die Grundsätze auch hier wie üblich eingehalten werden müssen. Der Zugriff auf die Daten darf durch die Cloud natürlich nicht eingeschränkt werden. Wichtig: Der Server sollte innerhalb der deutschen Grenzen stehen, andernfalls sind wiederum besondere Vorgaben zu beachten.

Korrekturen

Korrektur- oder Stornobuchungen müssen so gekennzeichnet werden, dass sie sich auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehen. Das sollte allerdings ohnehin in jeder Praxis schon bisher so gehandhabt worden sein.

Elektronische Archivierung

Wenn Belege in ein praxiseigenes Format transferiert werden, um sie intern zu verarbeiten, sind beide Versionen des elektronischen Dokuments aufzubewahren – und zwar mit dem identischen Index. Die konvertierte Variante ist zu kennzeichnen.

Allerdings darf auf die doppelte Archivierung verzichtet werden, wenn keine Veränderung am Dokument vorgenommen wurde sowie soweit bei der Konvertierung keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gegangen sind. Die maschinelle Auswertung und der Zugriff auf die Daten müssen gewährleistet sein. Wichtig ist überdies, dass die Konvertierung aus der Verfahrensdokumentation klar hervor geht.

Wichtig: Eine Verfahrensdokumentation, aus der sich Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Datenverarbeitung ableiten lassen, ist also weiterhin Pflicht. Zwar darf die Verwaltung eine Buchführung nicht gleich verwerfen, nur weil diese fehlt. Dennoch sollte sie bei jedem selbstständigen Arzt vorliegen.