Hausbesuche & Co: Das gehört in ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Hausbesuche bei Patienten, Treffen im Qualitätszirkel, Fahrten zu Fortbildungen und der tägliche Arbeitsweg. Kein Problem: Denn Betriebsfahrten sind Betriebsausgaben. Streitigkeiten mit dem Fiskus zum Thema Praxiswagen lauern nur, wo es um die Ermittlung des privaten Anteils geht. Hierfür gibt es zwei Varianten: die Fahrtenbuchmethode oder die 1-Prozent-Regel.

Diese Einträge sind Pflicht

In seinen Entscheidungen hat der Bundesfinanzhof (BFH) die formellen Voraussetzungen zur Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs festgelegt. Eine Excel-Tabelle genügt nicht. Zudem hat der BFH bestätigt, dass Fahrtenbücher zeitnahe (tägliche) und laufende Eintragungen für den gesamten Zeitraum (meist Kalenderjahr) voraussetzen. Die Beschränkung auf einen repräsentativen Zeitraum genügt nicht. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthält für jede betriebliche Fahrt folgende Einträge:

• Datum der Fahrt;
• Kilometerstand zu Beginn und
• zum Ende jeder Fahrt;
• Reiseziel;
• Reisezweck;
• aufgesuchte Geschäftspartner.

Neben manuellen sind auch elektronische Aufzeichnungen möglich. Aber nur, wenn nachträgliche Veränderungen der Daten technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei dokumentiert und angezeigt werden.

Patientendaten bleiben geheim

Der Verschwiegenheitspflicht unterliegende Ärzte können bei Reisezweck „Patientenbesuch“ angeben. Allerdings müssen dann in einem vom Fahrtenbuch getrennt zu führenden Verzeichnis Name und Adresse des Patienten festhalten werden. Für private Fahrten genügen Datum und Kilometerangaben, ohne dass jeweils Reiseweg und -zweck anzugeben sind.

Bleibt die 1-Prozent-Regel. Voraussetzung: Das Fahrzeug gehört zum Betriebsvermögen und wird zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt. Bei Selbstständigen zählen Fahrten zwischen Wohnung und Praxis als Betriebsfahrten. Gehören mehrere Fahrzeuge zum Betriebsvermögen und es wurde kein Fahrtenbuch geführt, muss für jedes dieser Fahrzeuge, so die jüngste Rechtsprechung, die 1-Prozent-Regel genutzt werden. Den Nachweis, dass ein Fahrzeug nicht privat genutzt wird, muss der Unternehmer führen: mit einem Fahrtenbuch.

Elektronisches Fahrtenbuch als Alternative?

Die Voraussetzungen für ein Fahrtenbuch zu erfüllen, ist zugegebenermaßen wirklich lästig. Digitale Programme erleichtern die Pflicht. Allerdings werden nicht alle elektronischen Varianten von den Finanzämtern akzeptiert. Worauf Ärzte bei der Investition in ein elektronisches Fahrtenbuch achten müssen, erfahren sie hier.