Verschärfte Buchführungsregeln für Praxen

Am 1. Januar 2015 haben die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die bisher geltenden GDPdU und GoBS abgelöst. Auch alle Praxisbesitzer müssen sich nun an diese neuen Gesetze gewöhnen. Denn die GoBD gelten für alle Unternehmer – nicht nur für buchführungspflichtige, sondern auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner, die keine doppelte Buchführung machen. Doch was bedeutet das genau und welche Neuerungen gibt es?

Zuerst einmal müssen alle Geschäftsfälle innerhalb von acht bis zehn Tagen zeitnah verbucht werden. Dabei dürfen die Buchungen in einem Archiv aufbewahrt werden. Auch Rechnungen und andere Belege sollten eingescannt werden. Dokumente hingegen können vernichtet werden, soweit sie nicht nach steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Das Gleiche gilt für E-Mails, die zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen – sie dürfen gelöscht werden.

Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems

Für jedes für die Buchhaltung eingesetzte DV-Verfahren wird eine Dokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse benötigt. Eine Möglichkeit diese Anforderungen zu erfüllen, ist der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems, wie es von vielen Unternehmen angeboten wird.

Auch das ist neu: Laut GoBD müssen auf Verlangen der Finanzverwaltung alle Informationen zur Verfügung gestellt werden, die zur maschinellen Auswertung der Daten notwendig sind. Was das genau bedeutet, erklärt das BMF in Informationen zur Datenträgerüberlassung auf www.bundesfinanzministerium.de. Wer dem Finanzamt Daten aus einer Tabellenkalkulation wie Excel geben möchte, sollte in den Tabellen nur die reinen Daten eingeben ohne Leerzeilen. Und bei passwortgeschützten Dateien muss das Kennwort natürlich mitgeliefert werden.

Immerhin keine neuen gesetzlichen Auflagen oder Hürden sieht das BMF-Schreiben zur GoBD für Einnahme-Überschuss-Rechner vor.

Nur solche Unterlagen und Aufzeichnungen, die mit Datenverarbeitungssystemen erzeugt wurden, müssen unveränderbar gespeichert und elektronisch archiviert werden. Darunter fallen zum Beispiel Rechnungen, Kassensystem, Fahrtenbuch und Zahlungsverkehrssystem.

Auf www.bundesfinanz-ministerium.de finden Unternehmer die genauen Vorgaben des Ministeriums.

Autor:Thomas Soltau