Unbezahlte Rechnungen: 7 Tipps gegen Zahlungsausfälle

Privatpatienten und Selbstzahler sind für Praxen elementar wichtig. Allerdings nur, wenn die Rechnungen auch pünktlich bezahlt werden. Ist das nicht der Fall, kann man nachhelfen.

1. Stellen Sie Rechnungen schnell und korrekt

Bei manchen Menschen gilt: aus den Augen, aus dem Sinn. Stellen Sie Ihre Rechnungen deshalb nicht erst zum Quartalsende oder gar erst nach Monaten, sondern möglichst zeitnah. Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Rechnung inhaltlich korrekt ist und alle notwendigen Angaben enthält. Enthält die Rechnung Fehler, kann der Patient eine Korrektur verlangen und Sie warten noch länger auf ihr Geld.

2. Legen Sie Zahlungsfristen fest

Mit einer klaren Zahlungsfrist in der Rechnung fällt es dem Patienten leichter, das Zahlungsziel einzuhalten. Denn nur wenn Sie einen festen Termin kommunizieren, entstehen keine Missverständnisse, bis wann Sie das Geld erwarten. Klare Worte führen hier eher zum Ziel als eine schwammige Formulierung wie „zehn Tage nach Erhalt“.

3. Automatisieren Sie Rechnungsstellung, Mahnwesen, Zahlungseingänge

Idealerweise sollten Sie Rechnungsstellung und Mahnwesen automatisieren. Das können Sie mithilfe von festgelegten internen Terminen und Software machen – oder Sie überlassen die Arbeit gleich einem Inkassodienstleister.  Außerdem gilt: Eine konsequente Überwachung des Zahlungseingangs ist das A und O eines erfolgreichen Mahnwesens. Denn nur so können Sie offene Posten gezielt weiterverfolgen.

4. Setzen Sie kurze Mahnfristen

Für ein effizientes Mahnwesen ist es unerlässlich, direkt nach Ablauf der Zahlungsfrist anzumahnen. Scheuen Sie auch nicht davor zurück, dann gleich mehrere Mahnschreiben in kürzeren Abständen loszuschicken. Zahlungswillige Patienten, die eine Rechnung oder eine Mahnung tatsächlich übersehen haben, werden schon beim ersten „Erinnerungsservice“ reagieren.

5. Bleiben Sie freundlich

Gefährden Sie mit aggressiven Mahnschreiben nicht das Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen und ihrem Patienten. Ein sachlich formuliertes Mahnschreiben darf freundlich bleiben. Der Zweck ist es, den Patienten auf das verstrichene Zahlungsziel hinzuweisen und nicht seinen Ärger loszuwerden.

6. Suchen Sie das Gespräch

Reden Sie mit Ihrem Patienten. Vielleicht gibt es einen konkreten Grund für den Zahlungsverzug. Nur wenn Sie Probleme ansprechen und diskutieren, besteht die Chance, eine individuelle Lösung zu finden wie eine Ratenzahlung. Ihr Ziel ist es, nicht nur das Geld zu bekommen, sondern auch den Patienten zu behalten. Und das wird Ihnen nur gelingen, wenn Sie aufeinander zugehen und einen gemeinsamen Kompromiss beschließen.

7. Letzte Ausfahrt Inkasso

Bleiben außergerichtliche Bemühungen ohne Erfolg, bleibt Ihnen nur der Weg zu klagen oder sich an einen Inkassodienstleister zu wenden, der die Abwicklung für Sie übernimmt – also auch einen Gerichtsvollzieher zu Ihrem Gläubiger schickt oder das gerichtliche Mahnverfahren für Sie eröffnet. Der dann erwirkte Vollstreckungstitel ist 30 Jahre lang gültig und wird vom Forderungsmanagement-Spezialisten für die gesamte Dauer seiner Gültigkeit überwacht.

Allerdings gilt es hier die ärztliche Schweigepflicht zu beachten. Damit bei der Weitergabe der Daten kein Verstoß passiert, sollten Sie Ihre Patienten schon im Vorfeld der Behandlung eine vorsorgliche Entbindungserklärung unterzeichnen lassen. Ein Hinweis im letzten Mahnschreiben, dass die Sache an ein Inkassobüro übergeben wird, reicht hier nicht aus: Eine stillschweigende Zustimmung des Patienten für die Entbindung von der ärztlichen Verschwiegenheitspflicht dürfte im Ernstfall keiner rechtlichen Prüfung standhalten.