Bareinnahmen in der Arztpraxis: Stimmt Ihr Kassenbuch?

Seit die Praxisgebühr in den Praxen kassiert werden muss, benötigt jede Praxis eine Tageskasse. Dazu ist dann ganz selbstverständlich auch ein Kassenbuch notwendig, doch ist eine bestimmte Aufzeichnungsart dafür formell nicht vorgeschrieben.

Was im Kassenbuch stehen muss

Die Buchführung darf aber nicht zu Beanstandungen des Finanzamts führen, also müssen die steuerlich entscheidenden Gesichtspunkte ausreichend berücksichtigt werden. Das bedeutet letztlich:

• Einnahmen und Ausgaben müssen einzeln und in chronologisch richtiger Reihenfolge aufgezeichnet werden;
• die Seiten des Kassenbuchs müssen durchgehend nummeriert sein;
• die Eintragungen müssen mit einem nicht löschbaren Stift erfolgen, Fehleintragungen dürfen nur so gestrichen werden, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar ist;
• zwischen den einzelnen Buchungen dürfen keine Zeilen leer bleiben;
• rein private Einnahmen und Ausgaben gehören nicht ins Praxis-Kassenbuch, zumal für sie auch gar keine Aufzeichnungspflicht besteht;
• für jede Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein.

Aufbewahrungsfristen für Kassenbücher

Die Aufbewahrungsfrist für Bücher, Inventare und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen beträgt laut Abgabenordnung zehn Jahre, für elektronisch geführte Kassenbücher gelten dieselben Anforderungen. Die gängigen Software-Programme berücksichtigen alle Grundsätze der ordentlichen Buchführung standardmäßig. Fehler entstehen größtenteils, wenn zu viele Personen mit dem Kassenbuch zu tun haben. Macht es deshalb Sinn, dass in Ihrer Praxis jeder Zugriff auf Kassenbuch und Tageskasse hat? Wer ist verantwortlich, wenn die Tageskasse nicht stimmt oder Belege fehlen?

Wenn es eine Rezeptionsmitarbeiterin gibt, die ganztägig verfügbar ist, sollte sie die Kasse und das Kassenbuch verantwortlich führen. Ihr obliegt dann auch die ordnungsgemäße Abwicklung dieses Teils der Buchführung; und auch nur sie kann im Fall der Fälle dann für Fehlbeträge verantwortlich gemacht werden. Vorausgesetzt freilich, dass nur sie und Praxisinhaber einen Schlüssel zur Tageskasse haben. Hat die verantwortliche Helferin frei, übergibt sie die Kasse verantwortlich an eine Kollegin. In deren Beisein muss dann der aktuelle Kassenstand ermittelt und der korrekte Betrag an die Vertretung übergeben werden, die die ordnungsgemäße Übergabe abzeichnet.

Worauf bei Barzahlungen zu achten ist

Speziell zu Quartalsbeginn spült die Praxisgebühr viel Bargeld in die Tageskasse. Da ist es sinnvoll, speziell am Monatsanfang entsprechendes Wechselgeld bereitzuhalten, denn es kostet zu viel Zeit, zum Wechseln in das nächstgelegene Geschäft zu laufen. Gerade diese Transaktionen bergen aber ein hohes Fehlerrisiko. Wer wenigstens 100 Euro in Zehn-Euro-Scheinen vorhält, kann auch größere Scheine des Patienten schnell wechseln. Im Kassenbuch sind solche Wechselgeldzuflüsse als Privateinlagen zu kennzeichnen.

Was aus der Tageskasse heraus bar bezahlt wird, muss im Kassenbuch mit Hinweis auf den Praxiszweck als Ausgabe erfasst werden. Denken Sie bei jeder entsprechenden Besorgung daran, sich eine Quittung ausstellen zu lassen. Auf der müssen immer Datum, Stempel und Unterschrift der Firma enthalten sein. Bei elektronischer Kassenführung wird eine Quittung ausgedruckt, die dann ebenfalls den Erfordernissen Ihrer Buchführung genügen sollte.

Was tun, wenn man falsche Einträge im Kassenbuch hat?

Bei versehentlich falschen Einträgen empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

• Handgeschriebenes Kassenbuch: Der falsche Eintrag wird durchgestrichen – und zwar so, dass der ursprüngliche Eintrag noch zu lesen ist. Der korrigierte Eintrag wird in die nächste freie Zeile eingetragen. Wird der Fehler erst später entdeckt, ist möglicherweise keine chronologische Reihenfolge mehr möglich.
• Elektronisches Kassenbuch: Ist ein Buchungssatz erst einmal erfasst, kann er nicht korrigiert werden. Dann muss der Eintrag storniert und neu erfasst werden. Die stornierte Zeile bleibt auch nach der Korrektur weiter lesbar.

A&W-TIPP

Idealerweise werden …
… die Eintragungen im Buch täglich vorgenommen, die Belege abgeheftet und der Kassenbestand überprüft. Bei täglicher Kontrolle sinkt das Fehlerrisiko drastisch. Ist das nicht möglich ist, sollte wenigstens eine sichere Aufbewahrung der Belege sichergestellt werden. Verwenden Sie dazu einen DIN-A4-Pultordner mit der Einteilung 1 bis 31 – für jeden Tag ein Fach.

Wenn Patienten bar bezahlen

Barzahlungen durch Patienten sind immer zeitintensiv, können aber spätestens seit Einführung der Praxisgebühr nicht mehr vermieden werden. Dazu ermuntern viele Praxen ihre Patienten – zumal bei kleinen Beträgen – auch zu Barzahlungen. Entscheiden Sie kritisch, ob Ihnen das Vorteile bringt. Auf jeden Fall sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Helferinnen Barzahlungen wie folgt sorgfältig abwickeln:

• Karteikarte heraussuchen, genauer gesagt Patientenkartei im PC aufrufen;
• Bargeld entgegennehmen und nachzählen;
• den Betrag sichtbar auf der Rezeption liegen lassen, bis korrekt herausgegeben wurde;
• das Wechselgeld dem Patienten laut vorzählen;
• erst nach Aushändigung des Wechselgeldes den Zahlungsbetrag in die Tageskasse einlegen;
• Rechnung des Patienten quittieren und unterschreiben. Datum und Praxisstempel schließen den Vorgang ab. Hat ein Patient die Originalrechnung vergessen, eine Quittung über den bezahlten Betrag ausstellen;
• Zahlbetrag auf der Karteikarte vermerken, Datum und Personalkürzel nicht vergessen; Barzahlung im Rechnungsprogramm austragen;
• Betrag im Kassenbuch unter „Einnahmen“ eintragen;
• Rechnung im Ordner „Rechnung bezahlt“ abheften; die abgehefteten Belege mit Belegnummer versehen – auch hier auf chronologische Reihenfolge achten;
• wenn erforderlich (Steuerberater fragen), Kopie der bezahlten Rechnung im Kassenbuch abheften.

Bitte beachten Sie: Der Beitrag dient nur der allgemeinen Information. Bei individuellen Fragen zu Ihrer Buchführung wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater Ihres Vertrauens.