Revisionssichere Dokumentation: Buchführungsregeln für Arztpraxen verschärft

Im vergangenen Jahr haben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) die bisher geltenden Vorschriften zur Buchführung abgelöst. Diese GoBD gelten für alle Unternehmer – nicht nur für buchführungspflichtige, sondern auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner, die keine doppelte Buchführung machen. Das bedeutet, dass sich auch Praxisbesitzer und ihre Mitarbeiter an diese Gesetze halten müssen. Wir haben für Sie zusammengefasst, worauf Sie in Ihrer Arztpraxis vor allem achten sollten.

 Geschäftsfälle müssen zeitnah verbucht werden

So müssen alle Geschäftsfälle zeitnah, nämlich innerhalb von acht bis zehn Tagen, verbucht werden. Die Buchungen sollten in einem Archiv aufbewahrt werden. Auch Rechnungen und andere Belege sollten eingescannt werden. Die dazugehörigen Dokumente können theoretisch vernichtet werden. Das gilt allerdings nicht für alle: Manche müssen nach steuerlichen Vorschriften im Original aufbewahrt werden. Packen Sie also nur in den Schredder, was bei der Betriebsprüfung nicht von Relevanz ist. E-Mails, die nur zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen, dürfen gelöscht werden.

Dokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse

Für jedes für die Buchhaltung eingesetzte DV-Verfahren wird eine Dokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse benötigt. Eine Möglichkeit diese Anforderungen zu erfüllen, ist der Einsatz eines professionellen Dokumentenmanagementsystems, wie es von vielen Unternehmen angeboten wird. Prüfen Sie die Angebote sorgfältig. Achten Sie vor allem darauf, ob die Software tatsächlich alle rechtlichen Vorgaben erfüllt. Billige Angebote können Sie am Ende nämlich sonst teuer zu stehen kommen.

Finanzverwaltung alle Informationen zur Verfügung stellen

Laut GoBD müssen auf Verlangen der Finanzverwaltung alle Informationen zur Verfügung gestellt werden, die zur maschinellen Auswertung der Daten notwendig sind. Was das genau bedeutet, erklärt das BMF in Informationen zur Datenträgerüberlassung auf www.bundesfinanzministerium.de. Wer dem Finanzamt Daten aus einer Tabellenkalkulation wie Excel geben möchte, sollte in den Tabellen nur die reinen Daten eingeben ohne Leerzeilen. Und bei passwortgeschützten Dateien muss das Kennwort natürlich mitgeliefert werden.

Etwas geringer sind die Anforderungen für Einnahme-Überschuss-Rechner:Nur solche Unterlagen und Aufzeichnungen, die mit Datenverarbeitungssystemen erzeugt wurden, müssen unveränderbar gespeichert und elektronisch archiviert werden. Darunter fallen zum Beispiel Rechnungen, Kassensystem, Fahrtenbuch und Zahlungsverkehrssystem.

Regeln der GoBD im Überblick

• Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen und Daten aus Vorsystemen und Stammdaten.
• Zeitnahe Verbuchung.
• Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen.
• E-Mails, die zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen, müssen nicht aufbewahrt werden.
• Dokumente dürfen vernichtet werden, wenn sie nach steuerlichen Vorschriften nicht im Original aufzubewahren sind.

Auf www.bundesfinanz-ministerium.de finden Unternehmer die genauen Vorgaben des Ministeriums.

Autor: Thomas Soltau